--- title: "Mode opératoire : l'accueil d'un nouveau salarié" description: "La base de connaissances, l'assistant d'accueil et ce qui reste à une personne." url: https://meridal.fr/apprendre/accueil-d-un-nouveau-salarie-pas-a-pas/ language: fr written: 2026-10-09 verified: 2026-10-09 license: CC BY 4.0 --- [Apprendre](https://meridal.fr/apprendre/) › [Modes opératoires](https://meridal.fr/apprendre/dossier/modes-operatoires/) Faire · Niveau 2, Pratiquer · 13 minutes # Mode opératoire : l'accueil d'un nouveau salarié Accueillir un nouveau salarié sans que chaque question tombe sur le même collègue : les obligations de l'embauche, une base de connaissances à jour, un assistant qui répond aux questions de la recrue en citant ses sources, et ce qui reste à une personne. Avec Microsoft 365, Google Workspace, Notion, Slite ou le logiciel RH. Écrit le 9 octobre 2026 · Vérifié le 9 octobre 2026 ## Vous saurez - Faire la liste des obligations de l'embauche, et qui s'en charge - Rassembler une base de connaissances qui tienne à jour - Mettre en place un assistant d'accueil qui cite ses sources - Garder à une personne ce qui ne se délègue pas - [← Avant Le RAG : une IA qui répond avec les documents de l'entreprise](https://meridal.fr/apprendre/rag/) - [→ Ensuite Mode opératoire : la reprise des données d'un ancien logiciel](https://meridal.fr/apprendre/reprise-des-donnees-pas-a-pas/) Rappel de la page précédente Répondez de tête, puis ouvrez. [Le RAG, ou comment une IA consulte les documents de l'entreprise](https://meridal.fr/apprendre/rag/) **1 Un RAG garantit-il qu'une réponse est juste ?** Non. Il la rend vérifiable, parce qu'elle cite ses passages. Si un document est faux ou périmé, la réponse le sera aussi. **2 Qu'est-ce qui compte le plus pour la qualité des réponses ?** L'état des documents : à jour, sans doublons ni versions qui se contredisent, lisibles par une machine. L'essentiel 1. Les obligations de l'embauche ne passent pas par l'assistant : la déclaration préalable à l'Urssaf avant la prise de poste, la visite d'information et de prévention dans les trois mois, la formation à la sécurité. 2. L'assistant d'accueil répond aux questions de tous les jours : où trouver, à qui demander, comment faire ; il cite la page d'où vient sa réponse. 3. Il ne vaut que ce que vaut la base : des pages à jour, chacune avec un responsable, sans doublons qui se contredisent. 4. Un assistant qui répond à des questions pratiques n'est pas un système d'IA à haut risque ; un outil qui évalue, surveille ou attribue des tâches selon le comportement l'est, avec des obligations reportées au 2 décembre 2027. 5. Le premier jour, la première semaine, l'entretien de fin de période d'essai restent à une personne. ## Prérequis - **Les documents d'accueil existants** : le livret, les procédures, l'organigramme, les outils et leurs accès, les règles de la maison. - **Le règlement intérieur**, obligatoire à partir de 50 salariés, douze mois après le passage du seuil. - **Un espace de documentation** que l'équipe utilise déjà : SharePoint, Google Drive, Notion, Slite. - **Une personne responsable** de l'accueil, et un parrain ou une marraine pour chaque recrue. - **Les règles sur les données** : le dossier du salarié se garde le temps de la relation de travail, puis seulement ce que la loi ou la preuve exige, selon le référentiel de la CNIL d'avril 2026. ## Étapes ### Les obligations de l'embauche, hors assistant | L'obligation | Quand | Qui | |---|---|---| | Déclaration préalable à l'embauche, à l'Urssaf | avant la prise de poste, au plus tôt huit jours avant | l'employeur, ou le logiciel de paie | | Informations essentielles sur la relation de travail | à l'embauche | l'employeur | | Visite d'information et de prévention | dans les trois mois | le service de santé au travail, déclenché par la déclaration | | Formation à la sécurité | à l'embauche | l'employeur : la circulation, le poste, la conduite en cas d'accident | | Registre unique du personnel | à l'embauche ; gardé cinq ans après le départ | l'employeur | ### La base de connaissances 1. Faire l'inventaire de ce qu'une recrue demande la personne responsable, avec les dernières recrues **Ce qu'on obtient :** les vingt à trente questions qui reviennent, et la personne qui y répond aujourd'hui. **Le conseil :** demander aux trois dernières recrues ce qu'elles ont cherché. 2. Écrire ou mettre à jour une page par réponse le responsable de chaque sujet **Ce qu'on obtient :** une page courte par sujet, datée, avec son responsable. **Le conseil :** Notion Business marque les pages vérifiées, et l'assistant le montre quand il les cite. 3. Ranger la base au même endroit la personne responsable **Ce qu'on obtient :** un espace d'accueil, accessible à la recrue dès son premier jour. **Le conseil :** retirer ou archiver les anciennes versions : l'assistant les lirait aussi. ### L'assistant d'accueil 1. Créer l'assistant sur cet espace la personne responsable **Ce qu'on obtient :** un agent SharePoint, un Gem, un agent Notion ou Slite, limité à l'espace d'accueil, avec une consigne : répondre seulement depuis ces pages, citer la page, renvoyer vers une personne sinon. **Le conseil :** un agent SharePoint répond selon les droits d'accès de l'utilisateur : la recrue ne voit que ce qu'elle a le droit de voir. 2. Le tester avec les vingt questions la personne responsable **Ce qu'on obtient :** chaque réponse comparée à la page ; les manques comblés dans la base, pas dans la consigne. **Le conseil :** une réponse fausse vient le plus souvent d'une page fausse ou absente. 3. L'ouvrir à la prochaine recrue le parrain ou la marraine **Ce qu'on obtient :** l'assistant présenté le premier jour, avec le nom de la personne à qui demander. **Le conseil :** dire à la recrue qu'elle parle à une IA, et que l'assistant peut se tromper. 4. Relire les questions sans réponse la personne responsable, chaque mois **Ce qu'on obtient :** les pages à créer ou corriger. **Le conseil :** les questions posées disent ce que la base ne dit pas. Le moteur de l'assistant : [le RAG](https://meridal.fr/apprendre/rag/) ; un assistant sur les méthodes de l'entreprise, métier par métier : [un assistant qui connaît les méthodes](https://meridal.fr/apprendre/un-assistant-qui-connait-les-methodes/). ## Contrôle du résultat - Les obligations de l'embauche sont faites, datées, par une personne - Chaque réponse de l'assistant cite sa page - Chaque page de la base a une date et un responsable - La recrue ne voit que ce qu'elle a le droit de voir tester avec un compte de recrue - La recrue sait à qui demander quand l'assistant ne sait pas ## Problèmes fréquents **L'assistant donne une ancienne procédure** **Cause**Deux versions de la page coexistent ; il lit les deux. **À faire**Archiver l'ancienne version hors de l'espace d'accueil. **Il invente une réponse** **Cause**La question n'a pas de page ; il complète avec des généralités. **À faire**La consigne : sans page, renvoyer vers une personne ; puis écrire la page. **La recrue voit un document confidentiel** **Cause**Les droits de l'espace sont trop larges. **À faire**Revoir les droits de l'espace avant d'ouvrir l'assistant. **Personne ne l'utilise** **Cause**La recrue préfère demander à un collègue. **À faire**Le présenter le premier jour, et répondre aux collègues par un lien vers la page. ## Retour en arrière - **Désactiver l'assistant** ne touche pas à la base : les pages restent lisibles par tous. - **Revenir au livret** : la base rangée au même endroit en tient lieu. ## Variantes par outil Microsoft 365 Google Workspace Notion, Slite, Guru Logiciels RH - **Agents dans SharePoint** : ils répondent selon les droits de l'utilisateur ; les utiliser demande une licence Copilot ou la facturation à l'usage, les créer une licence Copilot. - Microsoft 365 Copilot Business, 18,20 € HT par personne et par mois en engagement annuel ( [la fiche de Copilot](https://meridal.fr/apprendre/microsoft-365-copilot/) ). - **Gems**, des assistants que l'on crée sur un thème, et un carnet Gemini, en accès de base dès Business Starter, étendu à partir de Standard. - Prix affichés le 9 octobre 2026 : 6,80 € HT par personne et par mois en Starter, 13,60 € en Standard, hors remise temporaire. - **Notion** : l'agent et les pages vérifiées en Business, 19,50 € par membre et par mois. - **Slite**, éditeur français : « Ask » répond depuis les documents, 30 questions par mois et par siège en Basic, 10 $ ; l'agent en Pro, 20 $, en facturation annuelle. - **Guru** : agents de connaissance qui citent leurs sources et respectent les droits ; sur devis. - **Workelo**, plateforme d'intégration : un assistant qui répond aux recrues, livrets et parcours générés ; sur démonstration. - **Les logiciels RH** : Factorial, à partir de 6,90 € par utilisateur et par mois, avec un module d'arrivée et de départ ; Eurécia, dont le portail RH comprend l'arrivée et la déclaration préalable, à partir de 4,20 € HT ; PayFit, paie et RH. Fonctions et prix relevés le 9 octobre 2026 sur les pages des éditeurs ; Meridal n'a pas testé ces outils pour cette page. ## Vérification **1 Comprendre Pourquoi l'assistant ne règle-t-il pas la déclaration préalable à l'embauche ?** Parce que c'est une obligation de l'employeur, avec des sanctions, à faire avant la prise de poste ; elle passe par l'Urssaf ou le logiciel de paie, pas par un assistant qui répond à des questions. **2 Appliquer L'assistant répond avec la procédure de l'an dernier. Où corrigez-vous ?** Dans la base : archiver l'ancienne page hors de l'espace d'accueil, dater la nouvelle. Corriger la consigne n'y changerait rien. **3 Comprendre Un outil qui note les recrues selon leur comportement est-il un assistant d'accueil comme un autre ?** Non : surveiller, évaluer ou attribuer des tâches selon le comportement range l'outil parmi les systèmes à haut risque du règlement européen, avec des obligations propres et l'information des représentants du personnel. ## Lectures suivantes ↑ Plus général Rien avant : c'est un point de départ. ← Avant [Le RAG : une IA qui répond avec les documents de l'entreprise Comprendre · Niveau 1 · 12 minutes](https://meridal.fr/apprendre/rag/) Vous êtes ici Mode opératoire : l'accueil d'un nouveau salarié → Ensuite [Mode opératoire : la reprise des données d'un ancien logiciel Faire · Niveau 2 · 15 minutes](https://meridal.fr/apprendre/reprise-des-donnees-pas-a-pas/) ↓ Plus concret Rien avant : c'est un point de départ. [Tout le dossier « Modes opératoires »](https://meridal.fr/apprendre/dossier/modes-operatoires/) Les pages qui renvoient ici - [Mode opératoire : le premier jet d'une réponse à un appel d'offres](https://meridal.fr/apprendre/reponse-a-un-appel-d-offres-pas-a-pas/) **Limites et sources** Les obligations sont celles du Code du travail et de l'Urssaf, lues le 9 octobre 2026. Le report au 2 décembre 2027 des règles à haut risque a été approuvé le 29 juin 2026 ; sa publication au Journal officiel n'a pas été vérifiée. Les fonctions et prix des outils sont ceux de leurs pages ; Meridal ne les a pas testés pour cette page. Aucune réalisation de Meridal ne porte encore sur l'accueil d'un salarié : la page n'en cite pas. 1. Le relevé : `apprendre/recherches/2026-10-09-appels-offres-accueil.json`. Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence [CC BY 4.0](https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.fr) : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT. Service correspondant Un assistant qui connaît votre entreprise 3 300 € à 10 200 €, puis sur devis [Voir le service](https://meridal.fr/offre/#assistant) ## Un premier échange de 30 minutes En visio et sans frais : vous décrivez votre situation, nous vous indiquons ce qui est réalisable, avec quels outils et pour quel ordre de prix. Vous pouvez aussi nous écrire ; chaque message reçoit une réponse écrite. [Réserver 30 minutes](https://meridal.fr/contact/#reserver) [Écrire un message](https://meridal.fr/contact/)