--- title: "Mode opératoire : un assistant sur les procédures de l'entreprise" description: "Les documents, l'outil, les droits, les tests et la mise en service, en quatre variantes." url: https://meridal.fr/apprendre/assistant-sur-les-procedures/ language: fr written: 2026-10-09 verified: 2026-10-09 license: CC BY 4.0 --- [Apprendre](https://meridal.fr/apprendre/) › [Modes opératoires](https://meridal.fr/apprendre/dossier/modes-operatoires/) Faire · Niveau 2, Pratiquer · 16 minutes # Mode opératoire : un assistant sur les procédures de l'entreprise Un assistant qui répond aux questions de l'équipe à partir des procédures de l'entreprise, du choix du sujet à la mise en service : les documents remis en fiches, les droits rangés avant l'ouverture, les consignes, les tests, le premier groupe, et la boucle qui tient la base à jour. En quatre variantes : Microsoft 365, Google, Claude ou ChatGPT, sur mesure. Écrit le 9 octobre 2026 · Vérifié le 9 octobre 2026 ## Vous saurez - Préparer les documents et ranger les droits avant de brancher l'assistant - Tester l'assistant sur des questions dont vous connaissez la réponse - Ouvrir à un premier groupe et faire vivre la base - Choisir la variante qui correspond à vos outils - [← Avant Le RAG : une IA qui répond avec les documents de l'entreprise](https://meridal.fr/apprendre/rag/) - [↓ Plus concret Une base de savoir que l'assistant consulte avant de répondre](https://meridal.fr/realisations/base-de-savoir/) - [→ Ensuite Mode opératoire : les factures fournisseurs de la réception à la saisie](https://meridal.fr/apprendre/factures-fournisseurs/) Rappel de la page précédente Répondez de tête, puis ouvrez. [Le RAG, ou comment une IA consulte les documents de l'entreprise](https://meridal.fr/apprendre/rag/) **1 Un RAG garantit-il qu'une réponse est juste ?** Non. Il la rend vérifiable, parce qu'elle cite ses passages. Si un document est faux ou périmé, la réponse le sera aussi. **2 Votre équipe a dix procédures de quelques pages. Faut-il un RAG sur mesure ?** Probablement pas. Un projet dans votre assistant, avec ces dix documents, suffit souvent. Le sur mesure se justifie avec beaucoup de documents, des droits d'accès par personne ou du confidentiel à tenir à part. L'essentiel 1. L'assistant ne vaut que ses documents : une version qui fait foi, courte, à jour, et une personne nommée pour chaque sujet. 2. Les droits avant tout : Copilot et Gemini ne montrent que ce que la personne a le droit de voir, mais le partage de SharePoint est réglé par défaut sur l'option la plus large. 3. Un fichier téléversé dans un agent ou un Gem partagé est lisible par tous ceux qui ont l'assistant, quels que soient leurs droits ailleurs. 4. Avant d'ouvrir, des questions dont vous connaissez la réponse, dont certaines sans réponse dans les documents : l'assistant doit le dire. 5. Ouvrir à un premier groupe, recueillir ce qui manque, compléter les fiches : c'est la boucle qui fait vivre la base. ## Prérequis - **Un sujet et un public** : les procédures qualité pour l'atelier, les règles RH pour tous, le catalogue pour les commerciaux. - **Un référent par sujet**, qui connaît la réponse juste et tiendra les fiches. - **L'outil de l'entreprise**, sur une offre d'équipe ; la comparaison des fonctions est dans [un assistant sur vos documents](https://meridal.fr/apprendre/assistant-sur-vos-documents/). - **L'informatique**, pour les droits et les partages. ## Étapes ![La boucle d'un assistant sur les procédures. Les fiches : une version qui fait foi, un référent par sujet. L'assistant : il ne voit que ce que la personne a le droit de voir. La réponse : elle cite sa fiche et dit quand elle ne sait pas. Un manque : signalé par l'équipe, en un clic ou un message. Le référent : il complète ou corrige la fiche, qui revient dans la boucle.](https://meridal.fr/assets/apprendre/medias/apprendre-ad-cycle.svg) ### Les documents et les droits 1. Choisir le sujet et le public la direction et le référent **Ce qu'on obtient :** un sujet, un public, et les questions qu'ils posent le plus souvent aujourd'hui. **Le conseil :** commencer petit : un sujet dont le référent est disponible. 2. Trier les documents le référent **Ce qu'on obtient :** une seule version de chaque document, celle qui fait foi ; les anciennes archivées ; le confidentiel mis à part. **Le conseil :** chez Microsoft, archiver un contenu inactif le sort de ce que Copilot consulte. 3. Réécrire en fiches courtes le référent **Ce qu'on obtient :** une fiche par question qui revient, avec la règle, ses exceptions et sa date ([une base de fiches](https://meridal.fr/apprendre/base-de-fiches/)). **Le conseil :** Microsoft conseille des fichiers de 36 000 caractères au plus, soit 15 à 20 pages, pour que Copilot trouve le bon passage. 4. Ranger les droits l'informatique **Ce qu'on obtient :** les sites et dossiers partagés trop largement repérés et corrigés ; les sujets sensibles tenus à part. **Le conseil :** Microsoft range parmi les risques élevés les données sensibles exposées par des liens ouverts à tous ; son rapport liste les cent sites les plus partagés à toute l'organisation. ### L'assistant 1. Créer l'assistant le référent, avec l'informatique **Ce qu'on obtient :** l'assistant dans l'outil de l'entreprise, relié aux fiches : les variantes, plus bas. **Le conseil :** un assistant créé sur un espace de l'entreprise, pas sur le compte d'une personne. 2. Écrire les consignes le référent **Ce qu'on obtient :** à qui l'assistant répond, sur quel sujet ; qu'il cite la fiche d'où vient la réponse, et dise quand la réponse n'y est pas. **Le conseil :** la dernière consigne est celle qui évite l'invention ; chez Google, Gemini Notebook ne répond qu'à partir de ses sources. 3. Tester le référent **Ce qu'on obtient :** une série de questions dont vous connaissez la réponse, posées comme l'équipe les pose, dont certaines sans réponse dans les fiches ([évaluer un outil d’IA](https://meridal.fr/apprendre/evaluer-un-outil-d-ia/)). **Le conseil :** que chaque réponse cite la bonne fiche, et que les questions sans réponse reçoivent un refus. ### La mise en service 1. Ouvrir à un premier groupe le référent **Ce qu'on obtient :** quelques personnes du public visé, et un moyen simple de signaler une réponse fausse ou un manque. **Le conseil :** ce que voient les autres : le partage d'un agent, d'un Gem ou d'un projet montre souvent ses consignes et ses fichiers. 2. Compléter les fiches le référent **Ce qu'on obtient :** chaque manque signalé comblé, chaque erreur corrigée dans la fiche, pas dans l'assistant. **Le conseil :** la date de la fiche mise à jour, pour que la réponse dise d'où elle vient. 3. Ouvrir à tous et revoir chaque trimestre le référent et l'informatique **Ce qu'on obtient :** l'assistant ouvert au public visé ; une revue des fiches et des droits à date fixe. **Le conseil :** Microsoft conseille de relancer son évaluation du contenu tous les 30 jours, et ses instantanés des droits chaque trimestre. ## Réalisations Réalisation · cabinet de cession, 2026 Une base de savoir que l'assistant consulte avant de répondre La méthode du cabinet écrite en fiches reliées entre elles, servies à toute l'équipe par un connecteur hébergé en France : on pose une question en français, la réponse cite les fiches dont elle vient ; les fiches confidentielles sont exclues avant toute réponse. Le 24 août 2026, un collaborateur a signalé un manque depuis son poste ; il a été comblé la nuit suivante. Au 31 août 2026, la base comptait : 615 fiches, dont 335 servies à l'équipe Source : inventaire des réalisations de Meridal, d'après le compte rendu de mission. Limite : un seul mainteneur. [Lire la réalisation](https://meridal.fr/realisations/base-de-savoir/) ## Contrôle du résultat - Chaque réponse du test cite la bonne fiche - Les questions sans réponse dans les fiches reçoivent un refus pas une réponse inventée - Une personne sans droit sur un dossier n'en voit rien dans les réponses à tester avec un compte de chaque profil - Chaque fiche a un référent et une date - Les manques signalés sont comblés le délai se suit chaque mois ## Problèmes fréquents **L'assistant cite une procédure périmée** **Cause**Deux versions du même document sont restées. **À faire**Archiver l'ancienne : chez Microsoft, un contenu archivé sort de ce que Copilot consulte. **L'assistant révèle un document qu'il ne devrait pas** **Cause**Le document était partagé trop largement, ou téléversé dans l'assistant. **À faire**Corriger le partage à la source ; chez Microsoft, la découverte restreinte cache un site de Copilot sans changer ses droits. **Il ne trouve pas la réponse, pourtant écrite** **Cause**Le document est trop long, ou la réponse est dans une image ou un tableau complexe. **À faire**Découper en fiches courtes ; du texte plutôt que des images. **Une fiche modifiée n'est pas prise en compte** **Cause**L'assistant travaille sur une copie. **À faire**Relier les fichiers plutôt que les téléverser : chez Google, les fichiers Drive ajoutés à un Gem sont lus dans leur dernière version. **Personne ne signale les manques** **Cause**Le moyen de le faire n'est pas assez simple. **À faire**Un bouton ou une adresse unique, et un retour à la personne qui a signalé. ## Retour en arrière - **Retirer l'accès** à l'assistant ne retire pas l'accès à ses fichiers : chez Microsoft, les fichiers SharePoint ajoutés à un agent peuvent être partagés automatiquement avec ceux qui le reçoivent, et le restent ; vérifier leurs droits à part. - **Supprimer un carnet** Copilot est définitif pour l'instant : exporter d'abord ce qui sert. - **Revenir à la recherche dans les dossiers** : les fiches restent ; l'assistant se débranche sans rien perdre. ## Variantes par outil Microsoft 365 Google Claude, ChatGPT ou Mistral Sur mesure - **Un agent SharePoint** répond sur le contenu d'un site ou d'une bibliothèque que la personne peut lire ; chaque site en a un tout prêt. L'utiliser demande une licence Copilot ou la facturation à l'usage ; le créer, le droit de modifier le site. - **Agent Builder** respecte les droits et les étiquettes de SharePoint ; mais tout fichier téléversé dans l'agent est lisible par ceux qui y ont accès. - **Les carnets Copilot** suivent les fichiers à jour ; tout membre invité peut les modifier, et un groupe ne peut pas y être ajouté. - **Gemini Notebook**, l'ancien NotebookLM, renommé le 16 juillet 2026 : jusqu'à 300 sources par carnet en Business Standard et au-delà ; les fichiers Drive se synchronisent toutes les quelques minutes ; les réponses citent leurs sources. - Le partage se fait par adresse, en lecture ou en modification ; l'administrateur décide du partage hors de l'organisation. - **Un Gem** lit ses fichiers Drive dans leur dernière version ; quiconque y a accès voit ses consignes et ses fichiers. Les Gems deviendront des « skills » en 2027 pour les comptes professionnels. - **Un projet Claude** : quand ses documents approchent la limite du contexte, Claude passe de lui-même à une recherche dans les documents, jusqu'à dix fois plus de capacité ; le connecteur Microsoft 365 ne lit que ce que la personne voit déjà. - **Un projet ChatGPT** partagé ne répond qu'à partir des fichiers du projet, et le fichier ajouté par un membre peut apparaître aux autres ; la connaissance de l'entreprise respecte les droits de la source connectée. - **Mistral** : les bibliothèques de Vibe, privées par défaut, se partagent en lecture ou en collaboration ; les réponses renvoient au passage source. - **Sur mesure**, avec beaucoup de documents, des droits par personne ou du confidentiel à tenir à part : un RAG, avec le filtrage des droits avant la réponse ( [le RAG en production](https://meridal.fr/apprendre/rag-en-production/) ). - C'est la variante de la réalisation ci-dessus : un connecteur hébergé en France, la connexion par le compte Microsoft du cabinet, les fiches confidentielles exclues avant toute réponse. D'après les aides des éditeurs, lues les 7 et 8 octobre 2026, en anglais pour la plupart : les fonctions sont décrites, leurs libellés ne sont pas cités. Meridal n'a pas testé ces fonctions pour cette page. ## Vérification **1 Comprendre Pourquoi ranger les droits avant de brancher l'assistant ?** Parce qu'il montre tout ce que la personne a le droit de voir : un dossier partagé trop largement devient une réponse pour tous. Et un fichier téléversé dans l'assistant est lisible par tous ceux qui l'utilisent. **2 Comprendre Qu'est-ce qui fait vivre la base une fois l'assistant ouvert ?** La boucle : l'équipe signale une réponse fausse ou un manque, le référent corrige ou complète la fiche, et la date de la fiche change ; plus une revue des fiches et des droits à date fixe. **3 Appliquer Votre test montre que l'assistant répond à une question dont la réponse n'est dans aucune fiche. Que faites-vous ?** Renforcer la consigne qui lui demande de dire quand la réponse n'y est pas, puis refaire le test ; et, si la question revient, écrire la fiche qui manque. ## Lectures suivantes ↑ Plus général Rien avant : c'est un point de départ. ← Avant [Le RAG : une IA qui répond avec les documents de l'entreprise Comprendre · Niveau 1 · 12 minutes](https://meridal.fr/apprendre/rag/) Vous êtes ici Mode opératoire : un assistant sur les procédures de l'entreprise → Ensuite [Mode opératoire : les factures fournisseurs de la réception à la saisie Faire · Niveau 2 · 16 minutes](https://meridal.fr/apprendre/factures-fournisseurs/) ↓ Plus concret [Une base de savoir que l'assistant consulte avant de répondre Réalisation](https://meridal.fr/realisations/base-de-savoir/) [Tout le dossier « Modes opératoires »](https://meridal.fr/apprendre/dossier/modes-operatoires/) Les pages qui renvoient ici - [Mode opératoire : équiper une équipe d'un assistant](https://meridal.fr/apprendre/equiper-une-equipe/) - [Un assistant qui connaît les méthodes de l'entreprise](https://meridal.fr/apprendre/un-assistant-qui-connait-les-methodes/) **Limites et sources** Les fonctions des outils sont décrites d'après leurs aides, pour la plupart en anglais ; Meridal ne les a pas testées pour cette page. La revue trimestrielle et le premier groupe sont des choix de Meridal ; les fréquences de Microsoft sont les siennes. 1. [Microsoft, les agents SharePoint](https://support.microsoft.com/en-US/SharePoint/copilot-in-sharepoint/get-started-with-agents-in-sharepoint) ; [Microsoft, les sources d'Agent Builder](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/extensibility/agent-builder-add-knowledge) ; [Microsoft, l'évaluation du contenu](https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/get-ready-copilot-sharepoint-advanced-management) ; [Google, Gemini Notebook au travail](https://support.google.com/gemininotebook/answer/16337734?hl=en) ; [Google, partager un Gem](https://support.google.com/gemini/answer/16504957?hl=en) ; [Anthropic, la recherche dans les projets](https://support.claude.com/en/articles/11473015-retrieval-augmented-generation-rag-for-projects) ; [OpenAI, les projets](https://help.openai.com/en/articles/10169521-projects-in-chatgpt). 2. Les relevés : `apprendre/recherches/2026-10-07-documents-outils.json`, `2026-10-07-preparer-documents.json`, `2026-10-07-microsoft-365-confidentialite.json`, `2026-10-08-google-workspace-gemini.json`, `2026-10-08-creer-assistant.json`. Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence [CC BY 4.0](https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.fr) : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT. Service correspondant Un assistant qui connaît votre entreprise 3 300 € à 10 200 €, puis sur devis [Voir le service](https://meridal.fr/offre/#assistant) ## Un premier échange de 30 minutes En visio et sans frais : vous décrivez votre situation, nous vous indiquons ce qui est réalisable, avec quels outils et pour quel ordre de prix. Vous pouvez aussi nous écrire ; chaque message reçoit une réponse écrite. 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