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title: "Liste de contrôle : un document confié à une IA"
description: "Cinq questions avant de coller un document dans un assistant."
url: https://meridal.fr/apprendre/avant-d-envoyer-un-document-a-une-ia/
language: fr
written: 2026-10-09
verified: 2026-10-09
license: CC BY 4.0
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[Apprendre](https://meridal.fr/apprendre/) › [Données, sécurité, confiance](https://meridal.fr/apprendre/dossier/confiance/)

Vérifier · Niveau 1, Découvrir · 6 minutes

# Liste de contrôle : un document confié à une IA

Cinq questions à se poser avant de coller un document dans un assistant d'IA : ce qu'il contient, l'outil utilisé, ce que l'outil en fait, ce qu'on peut retirer, et ce qu'on fera de la réponse. Une minute par document ; et les réglages qui comptent, outil par outil.

Écrit le 9 octobre 2026 · Vérifié le 9 octobre 2026

## Vous saurez

- Classer un document avant de l'envoyer : libre, outil d'équipe seulement, jamais
- Vérifier que l'outil est le bon, et réglé
- Retirer ce qui ne doit pas sortir, en gardant le document utile
- Savoir quand ne pas envoyer du tout

- [← Avant Données confiées à une IA](https://meridal.fr/apprendre/donnees-confiees-a-une-ia/)
- [↓ Plus concret La charte d'usage de l'IA](https://meridal.fr/apprendre/charte-d-usage-de-l-ia/)
- [→ Ensuite Réglages de confidentialité outil par outil](https://meridal.fr/apprendre/reglages-de-confidentialite/)

Rappel de la page précédente

Répondez de tête, puis ouvrez. [Données confiées à une IA](https://meridal.fr/apprendre/donnees-confiees-a-une-ia/)

**1 Une offre d'équipe et un compte personnel du même assistant traitent-ils vos données de la même façon ?**

Non. Les offres d'équipe s'engagent par contrat à ne pas entraîner leurs modèles sur vos échanges ; la plupart des comptes personnels le font par défaut, sauf si l'utilisateur le refuse.

**2 Une donnée ne doit jamais sortir de l'entreprise. Que faire si l'on veut quand même l'aide d'une IA ?**

La retirer du texte avant l'envoi, en la remplaçant par un repère ; ou se servir d'un modèle open weight installé sur un serveur de l'entreprise.

L'essentiel

1. Un document envoyé à un assistant quitte l'entreprise dès l'envoi : la question se pose avant, pas après.
2. La CNIL recommande d'interdire certaines données confidentielles ou personnelles selon la façon dont l'outil est déployé, et de ne jamais reproduire une réponse telle quelle.
3. Le même assistant ne traite pas pareil un compte personnel et une offre d'équipe : sur un compte personnel de ChatGPT, les échanges peuvent servir à entraîner les modèles, sauf refus.
4. Un document utile peut souvent partir sans ce qui est sensible : les noms remplacés par des repères, les montants arrondis, les pièces d'identité retirées.
5. En cas de doute, on n'envoie pas : on demande à la personne référente de la charte.

## Usage

- **Qui** : toute personne de l'équipe, avant de coller ou de joindre un document dans un assistant.
- **Quand** : à chaque document qui n'est pas public ; une minute suffit.
- **Comment** : les cinq questions de la liste ; les trois niveaux de la synthèse ; la charte de l'entreprise, si elle existe ( [la charte d'usage](https://meridal.fr/apprendre/charte-d-usage-de-l-ia/) ).

## Synthèse

Trois niveaux d'information

- Libre Ce qui est déjà public, ou n'apprend rien à personne. Par exemple : une fiche produit publiée, un article, une offre d'emploi en ligne
- Outil d'équipe seulement Ce qui est interne, sans être un secret : dans une offre d'équipe réglée, jamais sur un compte personnel. Par exemple : un compte rendu de réunion, un devis, une procédure interne
- Jamais Ce qui ne doit pas sortir : on le retire, ou on garde le modèle chez soi. Par exemple : salaires et arrêts de travail, codes d'accès, données de santé, documents sous accord de confidentialité

*Les trois niveaux du modèle de charte de Meridal ; chaque entreprise écrit ses propres exemples. Exemples fabriqués.*

Retirer avant d'envoyer

Avant Le client Dupont Bâtiment, SIRET 123 456 789 00012, demande un rabais de 12 % sur la commande de 48 300 €.

Après Le client [CLIENT A] demande un rabais de 12 % sur une commande d'environ 50 000 €.

*Le nom remplacé par un repère, le numéro retiré, le montant arrondi : la demande reste traitable, le client n'est plus reconnaissable. On garde chez soi la table des repères. Exemple fabriqué.*

## Liste de contrôle

- Ce document est classé : libre, outil d'équipe seulement, ou jamais en cas de doute, la personne référente
- L'outil est une offre d'équipe de l'entreprise, ouverte avec le compte professionnel pas un compte personnel, pas un outil installé de son côté
- Ce que l'outil fait du texte est connu : entraînement, conservation, lieu le tableau ci-dessous
- Ce qui ne doit pas sortir est retiré, ou remplacé par des repères
- La réponse sera relue avant usage, jamais reproduite telle quelle

Sources de la liste : la CNIL, sur les données à interdire selon l'outil et la relecture des réponses ; les éditeurs, sur l'entraînement et la conservation.

## Réglages par outil

Ce que chaque assistant fait de vos échanges, selon l'offre. Les chemins pour régler chaque point : [les réglages de confidentialité, outil par outil](https://meridal.fr/apprendre/reglages-de-confidentialite/).

Réglage sûr par défaut À régler ou à savoir Non publié ou contradictoire

| Outil et offre | Entraînement sur vos échanges | Conservation | Lieu de stockage | Partage par lien | Avis envoyé (pouce) |
|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot compte professionnel, avec ou sans licence | Réglage sûr par défaut : Non | À régler ou à savoir : Dans la boîte de chaque utilisateur ; durée non publiée sans stratégie de rétention | À régler ou à savoir : En Europe pour une organisation française, sauf le routage flexible, les modèles d'Anthropic et les requêtes envoyées à Bing | Non relevé | À régler ou à savoir : Peuvent joindre des journaux et des exemples de contenu, lus par Microsoft |
| Gemini Google Workspace | Réglage sûr par défaut : Non, et pas de relecture humaine | À régler ou à savoir : Application Gemini : 18 mois (3, 18 ou 36 mois, ou rien) ; dans Gmail, Docs ou Sheets : sans limite tant que l'administrateur n'a pas fixé de suppression | À régler ou à savoir : En Europe si l'administrateur la choisit (Business Standard et Plus) ; le traitement en Europe exige Enterprise Plus | Réglage sûr par défaut : Lien public désactivé par défaut ; partage par Drive activé | Réglage sûr par défaut : Gardés jusqu'à 18 mois, sans servir à entraîner les modèles de Workspace |
| Gemini compte Google personnel | À régler ou à savoir : Oui, avec relecture humaine d'une partie des échanges, tant que « Conserver l'activité » est activé | À régler ou à savoir : 18 mois par défaut ; jusqu'à 3 ans pour un échange relu par une personne, même effacé | Non relevé | Non relevé | À régler ou à savoir : Un avis rend l'échange utilisable pour améliorer les modèles, même activité désactivée |
| ChatGPT Business, Enterprise | Réglage sûr par défaut : Non, sauf si l'organisation l'accepte | À régler ou à savoir : Jusqu'à suppression, puis effacées sous 30 jours ; en Enterprise, durée fixée par l'administrateur | À régler ou à savoir : Enterprise : Europe possible pour un nouvel espace ; Business : pas de choix | Réglage sûr par défaut : Liens lisibles dans l'espace seulement ; Business ne peut pas les désactiver | Non relevé |
| ChatGPT Free, Go, Plus, Pro | À régler ou à savoir : Oui, sauf si l'utilisateur le désactive | À régler ou à savoir : Jusqu'à suppression ; discussions supprimées ou temporaires effacées sous 30 jours | À régler ou à savoir : Aux États-Unis et ailleurs dans le monde | À régler ou à savoir : Un lien partagé est lisible par quiconque l'a | À régler ou à savoir : Un avis rend la conversation entière utilisable pour l'entraînement, même après refus |
| Claude Team, Enterprise | Réglage sûr par défaut : Non par défaut | À régler ou à savoir : Gardées pour l'historique ; en Enterprise, sans limite par défaut, durée réglable (30 jours au moins) | À régler ou à savoir : Stockage aux États-Unis ; calcul possible aux États-Unis, en Europe, en Asie et en Australie | À régler ou à savoir : Dans l'organisation seulement ; projets ouverts à toute l'organisation activés par défaut | À régler ou à savoir : La conversation entière gardée jusqu'à 5 ans, utilisable pour l'entraînement |
| Claude Free, Pro, Max | À régler ou à savoir : Selon le choix fait à l'inscription ; modifiable à tout moment | À régler ou à savoir : Effacées 30 jours après suppression si l'entraînement est refusé ; jusqu'à 5 ans, anonymisées, s'il est accepté | Non relevé | À régler ou à savoir : Lien public, lisible sans compte | À régler ou à savoir : La conversation entière gardée jusqu'à 5 ans, utilisable pour l'entraînement |
| Mistral Vibe (anciennement Le Chat) Team, Enterprise | Non publié ou contradictoire : Enterprise : non par défaut ; Team : les pages de Mistral se contredisent | À régler ou à savoir : Jusqu'à suppression ; durée réglable par espace de travail (de 30 jours à 1 an) | Réglage sûr par défaut : En Europe par défaut | Non relevé | À régler ou à savoir : Un avis avec commentaire autorise l'entraînement, quelle que soit l'offre |
| Mistral Vibe (anciennement Le Chat) Free, Pro | À régler ou à savoir : Oui, sauf si l'utilisateur le désactive | À régler ou à savoir : Jusqu'à suppression | Réglage sûr par défaut : En Europe par défaut | Non relevé | À régler ou à savoir : Un avis avec commentaire autorise l'entraînement |
| Perplexity Enterprise Pro, Enterprise Max | Réglage sûr par défaut : Jamais | À régler ou à savoir : Sessions gardées jusqu'à suppression ; fichiers joints effacés après 7 jours ; durée réglable à partir de 50 postes | Non publié ou contradictoire : Non publié | Réglage sûr par défaut : Privé par défaut ; partage public réglable par l'administrateur | Non relevé |
| Perplexity Free, Pro, Max | À régler ou à savoir : Oui, sauf si l'utilisateur le désactive | À régler ou à savoir : Sessions gardées jusqu'à suppression ; fichiers joints 30 jours | Non publié ou contradictoire : Non publié | À régler ou à savoir : Privé par défaut ; un lien public montre aussi les fichiers joints | Non relevé |

## Seuils d'alerte

- **Ne pas envoyer** : un document classé « jamais », même sur une offre d'équipe ; ou n'importe quel document sur un compte personnel.
- **Prévenir la personne référente** : un document sensible déjà envoyé par erreur ; sur un compte personnel, supprimer la conversation ; chez OpenAI, une conversation supprimée s'efface sous 30 jours.
- **Ne pas donner d'avis** : le pouce sur une conversation qui contient un document interne ; chez OpenAI comme chez Anthropic, l'avis envoie la conversation entière à l'éditeur, qui peut s'en servir pour l'entraînement.
- **Fermer** : un lien de partage public vers une conversation qui contient un document interne.
- **Revoir les partages** : avant de brancher un assistant sur la messagerie ou les documents, il retrouve tout ce que chacun peut ouvrir.

## Lectures suivantes

↑ Plus général

Rien avant : c'est un point de départ.

← Avant [Données confiées à une IA Comprendre · Niveau 1 · 8 minutes](https://meridal.fr/apprendre/donnees-confiees-a-une-ia/)

Vous êtes ici

Liste de contrôle : un document confié à une IA

→ Ensuite [Réglages de confidentialité outil par outil Vérifier · Niveau 1 · 15 minutes](https://meridal.fr/apprendre/reglages-de-confidentialite/)

↓ Plus concret [La charte d'usage de l'IA Partir d'un modèle · Niveau 1 · 12 minutes](https://meridal.fr/apprendre/charte-d-usage-de-l-ia/)

[Tout le dossier « Données, sécurité, confiance »](https://meridal.fr/apprendre/dossier/confiance/)

Les pages qui renvoient ici

- [Données confiées à une IA](https://meridal.fr/apprendre/donnees-confiees-a-une-ia/)
- [Réglages de confidentialité outil par outil](https://meridal.fr/apprendre/reglages-de-confidentialite/)

**Limites et sources**

Les exemples sont fabriqués ; les trois niveaux viennent du modèle de charte de Meridal.

Le tableau des réglages date du relevé du 7 octobre 2026 ; les offres et les réglages changent souvent.

1. [CNIL, questions-réponses](https://www.cnil.fr/fr/les-questions-reponses-de-la-cnil-sur-lutilisation-dun-systeme-dia-generative) ; [OpenAI, services grand public](https://help.openai.com/en/articles/7039943) ; [Anthropic, entraînement](https://privacy.claude.com/en/articles/7996868-is-my-data-used-for-model-training) ; [Microsoft, Copilot](https://learn.microsoft.com/en-us/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-privacy).
2. Le tableau : `apprendre/donnees/confidentialite.json`.

Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence [CC BY 4.0](https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.fr) : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.

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