--- title: "Liste de contrôle : l'IA ouverte à toute l'équipe" description: "La liste à cocher avant d'ouvrir l'IA à tous." url: https://meridal.fr/apprendre/avant-d-ouvrir-l-ia-a-l-equipe/ language: fr written: 2026-10-08 verified: 2026-10-08 license: CC BY 4.0 --- [Apprendre](https://meridal.fr/apprendre/) › [Conduite de projet](https://meridal.fr/apprendre/dossier/projet/) Vérifier · Niveau 2, Pratiquer · 15 minutes # Liste de contrôle : l'IA ouverte à toute l'équipe Avant d'ouvrir l'IA à toute l'équipe : l'outil réglé, les documents rangés, la règle écrite, la formation prévue, une tâche par équipe, et quelqu'un qui tient l'outil. La liste à cocher, les réglages d'ouverture de chaque outil, et les situations où il vaut mieux attendre. Écrit le 8 octobre 2026 · Vérifié le 8 octobre 2026 ## Vous saurez - Vérifier en une heure que tout est prêt pour ouvrir l'IA à l'équipe - Faire les réglages d'ouverture de votre outil, chemin par chemin - Reconnaître les situations où il faut attendre - Retrouver la page qui détaille chaque point ## Dans le parcours [Équipement d'une équipe](https://meridal.fr/apprendre/parcours/equipe/) Pour finir le parcours - [← Avant La charte d'usage de l'IA](https://meridal.fr/apprendre/charte-d-usage-de-l-ia/) - [↑ Plus général Choix d'un premier projet](https://meridal.fr/apprendre/premier-projet/) - [↓ Plus concret Atelier : votre premier assistant d'équipe](https://meridal.fr/apprendre/atelier-assistant-d-equipe/) - [→ Le parcours suivant Automatisation d'une tâche](https://meridal.fr/apprendre/parcours/automatiser/) L'essentiel 1. Un assistant d'IA lit tout ce que chaque salarié peut ouvrir : rangez les dossiers partagés trop largement avant de l'ouvrir. 2. Plusieurs réglages d'ouverture sont permissifs par défaut : applications et découverte de l'espace dans ChatGPT Business, lien d'invitation et partage des projets dans Claude Team, accès aux agents dans Microsoft 365. 3. La règle écrite et la formation prévue viennent avant l'ouverture, pas après ; l'article 4 du règlement européen demande la seconde. 4. À partir de cinquante salariés, le CSE est consulté avant l'ouverture : un tribunal a déjà suspendu un déploiement faute de l'avoir fait. 5. Ouvrez à une équipe d'essai d'abord ; la liste s'allège, les seuils d'alerte restent. ## Usage - **Qui** : le dirigeant, avec la personne qui tient l'informatique et celle qui sera référente. - **Quand** : une semaine avant l'ouverture à toute l'équipe, puis à chaque nouvel outil ; à l'essai sur une équipe, seulement l'outil, la règle et la tâche. - **Comment** : cocher la liste, ouvrir l'onglet de votre outil et faire les réglages marqués « à changer », puis relire les seuils d'alerte. Un seuil atteint : on attend. ## Synthèse | Avant d'ouvrir | Ce qu'on vérifie | La page qui le détaille | |---|---|---| | Les comptes personnels | Qui se sert déjà de quoi, avec quelles données | [Usage caché de l'IA dans l'équipe](https://meridal.fr/apprendre/usage-cache-de-l-ia/) | | L'outil | Une offre d'équipe, les comptes de l'entreprise, les réglages de confidentialité faits | [Abonnements d'équipe](https://meridal.fr/apprendre/abonnements-d-equipe/) ; [Réglages de confidentialité](https://meridal.fr/apprendre/reglages-de-confidentialite/) | | Les documents | Ce que l'outil pourra lire : partages trop larges, versions périmées | [Liste de contrôle : un assistant sur vos documents](https://meridal.fr/apprendre/avant-de-brancher-un-assistant/) | | La règle | La charte écrite et présentée ; le CSE, à partir de cinquante salariés | [La charte d'usage de l'IA](https://meridal.fr/apprendre/charte-d-usage-de-l-ia/) | | Les personnes | La formation prévue, sur les tâches ; la trace gardée | [Formation d'une équipe à l'IA](https://meridal.fr/apprendre/former-une-equipe/) | | Le premier usage | Une tâche par équipe ; un assistant essayé sur cinq cas | [Liste des tâches](https://meridal.fr/apprendre/liste-des-taches/) ; [Un assistant pour une tâche récurrente](https://meridal.fr/apprendre/assistant-d-equipe/) | | La suite | Un responsable de l'outil ; une date pour lire l'usage et décider | [Adoption d'un outil](https://meridal.fr/apprendre/adoption-d-un-outil/) | ## Liste de contrôle ![Exemple : un salarié pose une question ; l'assistant cherche avec les droits de ce salarié : ses fichiers, le dossier de son équipe, et un dossier des salaires partagé par erreur à toute l'entreprise, lu lui aussi ; le dossier de la direction, réservé, n'est jamais lu pour lui.](https://meridal.fr/assets/apprendre/medias/apprendre-avant-equipe.svg) *Exemple fabriqué : l'assistant lit avec les droits de chacun.* - Le questionnaire sur les usages actuels est fait outils, tâches, données - Chacun aura un compte de l'entreprise les comptes personnels ne servent plus au travail - Les réglages de confidentialité sont faits entraînement, conservation, liens, avis envoyés - Les réglages d'ouverture de votre outil sont faits onglet ci-dessous - Les dossiers partagés trop largement sont corrigés l'outil lit ce que chacun peut ouvrir - La charte est écrite, et sera présentée de vive voix - À partir de cinquante salariés, le CSE est consulté avant l'ouverture, y compris pour un essai ouvert à tous - La formation est planifiée, deux sessions par équipe la trace sera gardée - Chaque équipe a sa première tâche - L'assistant de la tâche la plus fréquente est essayé sur cinq cas - Un responsable de l'outil est nommé, et une seconde personne sait le faire tourner - Le responsable de chaque équipe s'en servira devant elle - La date de lecture du rapport d'usage est fixée un mois, puis trois mois après - La date de décision est fixée garder, corriger, réduire les comptes, arrêter ## Réglages par outil Les réglages qui comptent pour ouvrir l'outil à tous. Ceux de la confidentialité sont dans [la page des réglages](https://meridal.fr/apprendre/reglages-de-confidentialite/). Microsoft 365 Google Workspace ChatGPT Claude **Attribution des licences Copilot **Par défaut :**non publié **Notre choix :** à décider par groupe, l'équipe d'essai d'abord** Microsoft conseille d'attribuer les licences Copilot par groupe ; commencer par l'équipe de l'essai. Centre d'administration Microsoft 365 Facturation Licences Microsoft Copilot Attribuer des licences En anglais : Microsoft 365 admin center › Billing › Licenses › Microsoft Copilot › Assign licenses **Rapports de gouvernance de l'accès aux données **Par défaut :**non publié **Notre choix :** à décider les lire avant d'ouvrir** Ces rapports listent les sites partagés trop largement, que Copilot lira pour chacun. Ils font partie de SharePoint Advanced Management, ouvert dès une licence Copilot dans l'organisation ; mais ses prérequis ne citent pas les offres Business : vérifiez dans votre centre d'administration. Centre d'administration SharePoint Rapports Gouvernance de l'accès aux données En anglais : SharePoint admin center › Reports › Data access governance **Retirer un site des réponses de Copilot **Par défaut :**non publié **Notre choix :** à décider pour les sites sensibles** Retire le contenu d'un site des réponses de Copilot et de la recherche de l'organisation, sans changer les droits ; demande une licence Copilot dans l'organisation. Centre d'administration SharePoint Sites Sites actifs le site Paramètres Restreindre le contenu de Microsoft Copilot En anglais : SharePoint admin center › Sites › Active sites › the site › Settings › Restrict content from Microsoft Copilot Exige au moins une licence Copilot dans l'organisation. **Accès des utilisateurs aux agents **Par défaut :** tous les utilisateurs **Notre choix :** à changer quelques personnes au début** Un agent répond et agit au nom de l'utilisateur ; ceux des éditeurs tiers suivent leurs propres conditions, pas celles de Microsoft. Centre d'administration Microsoft 365 Agents Paramètres Accès utilisateur En anglais : Microsoft 365 admin center › Agents › Settings › User access **Ajout d'un connecteur Copilot **Par défaut :**non publié **Notre choix :** à décider aucun au début** Les étiquettes de confidentialité des données venues par un connecteur ne sont pas reconnues par Copilot Chat. Centre d'administration Microsoft 365 Copilot Connectors Gallery En anglais : Microsoft 365 admin center › Copilot › Connectors › Gallery La documentation n'existe qu'en anglais : les intitulés français ne sont pas publiés. **Rétention des échanges avec Copilot **Par défaut :** aucune stratégie **Notre choix :** à changer une durée, alignée sur celle des courriels** Sans stratégie de rétention, Microsoft ne publie pas combien de temps les échanges restent. Portail Microsoft Purview Solutions Gestion du cycle de vie des données Stratégies Stratégies de rétention Nouvelle stratégie de rétention Microsoft Copilot expériences En anglais : Microsoft Purview portal › Solutions › Data Lifecycle Management › Policies › Retention policies › New retention policy › Microsoft Copilot experiences Certaines pages françaises écrivent « Stratégies de conservation ». **État du service de l'application Gemini **Par défaut :** activé pour les utilisateurs de 18 ans et plus qui ont une licence **Notre choix :** à laisser ou ouvrir par unité organisationnelle pour l'essai** Le changement peut prendre jusqu'à 24 heures pour s'appliquer. Console d'administration Menu IA générative Application Gemini État du service Activé pour tous / Désactivé pour tous unité organisationnelle ou groupe Enregistrer En anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini app › Service status › On for everyone / Off for everyone › organizational unit or group › Save Jusqu'à 24 heures pour s'appliquer. **Services où Gemini peut chercher du contexte : Gmail, Drive et Docs, Agenda, Chat **Par défaut :** activé pour chaque service **Notre choix :** à décider service par service** Le seul moyen, dans les offres Business, de restreindre ce que Gemini consulte ; il ne lit de toute façon que ce que chaque utilisateur peut ouvrir. Console d'administration Menu IA générative Gemini pour Workspace Workspace Intelligence unité organisationnelle ou groupe Modifier (à côté du service) Activé / Désactivé Enregistrer En anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini for Workspace › Workspace Intelligence › organizational unit or group › Edit (next to the service) › On / Off › Save Jusqu'à 48 heures pour s'appliquer ; seul moyen, dans les offres Business, de restreindre ce que Gemini consulte. **Historique des conversations de l'application Gemini, et durée de conservation **Par défaut :** activé, 18 mois **Notre choix :** à décider une durée choisie : 3, 18 ou 36 mois** Seul l'administrateur règle la conservation des conversations de l'application Gemini. Console d'administration Menu IA générative Application Gemini Historique des conversations Gemini Activer l'historique des conversations Gemini Conservation des conversations : 3, 18 ou 36 mois Enregistrer En anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini app › Gemini conversation history › Enable Gemini conversation history › Conversation retention: 3, 18, or 36 months › Save Jusqu'à 72 heures pour s'appliquer ; sans historique, les applications Workspace ne fonctionnent plus dans Gemini. **Suppression automatique des conversations inactives de Gemini dans Workspace **Par défaut :** conservées sans limite tant qu'aucune durée n'est fixée **Notre choix :** à changer une durée** Sans durée fixée, les conversations de Gemini dans Gmail, Docs et Sheets sont gardées sans limite. Console d'administration Menu IA générative Gemini pour Workspace Historique des conversations et suppression Suppression automatique Autoriser les utilisateurs à choisir leur propre paramètre / Supprimer après 90, 540 ou 1 080 jours / Ne pas supprimer automatiquement Enregistrer En anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini for Workspace › Conversation history & deletion › Auto-deletion › Let users choose their own setting / Delete after 90, 540 or 1080 days / Don't automatically delete › Save **Partage des Gems **Par défaut :**non publié **Notre choix :** à décider ouvert, si les Gems d'équipe sont prévus** Les Gems partagés suivent les règles de partage de Drive ; couper le partage ne retire pas ceux déjà partagés. Console d'administration Menu IA générative Application Gemini Partage de Gem Autoriser les utilisateurs à partager des Gems Enregistrer En anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini app › Gem sharing › Allow users to share Gems › Save Valeur par défaut non publiée. **Vérifier le domaine et configurer la connexion unique **Par défaut :**non publié **Notre choix :** à décider si l'entreprise a un annuaire** La connexion unique et la vérification du domaine sont comprises dans Business. Paramètres de l'espace de travail Identité et accès Identité et provisionnement Domaines vérifiés Authentification unique (SSO) Configurer le SSO En anglais : Workspace settings › Identity & access › Identity & provisioning › Verified Domains › Single Sign-On (SSO) › Set up SSO **Découverte de l'espace par les collègues du domaine **Par défaut :** activé en Business **Notre choix :** à décider désactivée, si l'espace doit rester sur invitation** Activée par défaut en Business : les collègues du domaine peuvent trouver l'espace. Paramètres de l'espace de travail Identité et accès User Provisioning (Provisionnement des utilisateurs) Enable workspace discovery (Activer la découverte de lespace de travail) ; option Accepter automatiquement les demandes dadhésion En anglais : Workspace settings › Identity & access › User Provisioning › Enable workspace discovery; optional Automatically accept join requests **Applications et connecteurs de l'espace **Par défaut :** applications activées en Business **Notre choix :** à changer seulement les applications dont l'équipe a besoin** En Business, les applications sont activées par défaut, et l'administrateur ne les règle que pour tout l'espace, pas par rôle. Paramètres de l'espace de travail Plugins ; Paramètres de l'espace de travail Applications En anglais : Admin Console › select the ChatGPT workspace › Plugins (legacy apps: Plugins › Manage Legacy Apps, or Workspace settings › Apps) **Qui peut créer ou partager des projets **Par défaut :**non publié **Notre choix :** à décider qui crée et qui partage** Le partage des projets sert les assistants d'équipe ; le réserver à quelques personnes au début évite les doublons. Paramètres de l'espace de travail Autorisations et rôles Créer et gérer des projets / Partager des projets En anglais : Workspace settings › Permissions & roles › Projects › Create and manage projects / Share projects À savoir : ChatGPT Business garde les conversations, les fichiers et les canevas sans limite ; la durée ne se règle qu'en Enterprise. **Lien d'invitation **Par défaut :** activé pour les nouvelles organisations Team **Notre choix :** à décider fermé une fois l'équipe invitée** Activé par défaut pour les nouvelles organisations Team. Paramètres de l'organisation Organisation et accès En anglais : Organization settings › Organization and access **Partage des projets et projets publics **Par défaut :** les deux activés **Notre choix :** à décider partage ouvert, projets publics selon l'usage** Le partage des projets et les projets publics sont ouverts par défaut. Paramètres de l'organisation Données et confidentialité Partage Partager les projets / Projets publics En anglais : Organization settings › Data and privacy › Sharing › Share projects / Public projects **Rendre un connecteur disponible pour l'organisation **Par défaut :** indisponible tant qu'il n'est pas activé **Notre choix :** à laisser un connecteur à la fois** Un propriétaire active chaque connecteur pour l'organisation ; chacun s'y connecte ensuite avec ses propres droits. Paramètres de l'organisation Connecteurs Parcourir les connecteurs Ajouter à votre équipe En anglais : Organization settings › Connectors › Browse connectors › Add to your team **Compétences créées par les membres **Par défaut :** autorisées **Notre choix :** à décider autorisées, avec la charte** Par défaut, chaque membre peut créer et déposer ses propres compétences. Paramètres de l'organisation Plugins et compétences onglet Politique Compétences créées par l'utilisateur En anglais : Organization settings › Plugins & skills › Policy tab › User-created skills À savoir : en Team, la durée de conservation ne se règle pas ; sans durée fixée, les données sont gardées sans limite. Une durée, de 30 jours au moins, se fixe en Enterprise. ## Seuils d'alerte Situations où il faut attendre - **Des dossiers partagés avec toute l'entreprise contiennent des salaires, des contrats ou des données de santé.** Corriger le partage d'abord : l'assistant lit ce que chacun peut ouvrir. - **Des salariés se servent encore de leurs comptes personnels avec des données de clients.** Désactiver l'entraînement sur ces comptes, supprimer les conversations concernées, puis ouvrir l'offre d'équipe. - **L'entreprise compte au moins cinquante salariés, et le CSE n'est pas consulté.** Il est informé et consulté sur l'introduction de nouvelles technologies ; le tribunal judiciaire de Nanterre a suspendu, sous astreinte, un déploiement d'outils fondés sur l'IA faute de cette consultation. - **Aucune formation n'est prévue.** L'article 4 du règlement européen demande des mesures pour que le personnel maîtrise l'IA qu'il utilise. - **La règle n'est pas écrite.** Sans elle, chacun décide seul de ce qu'il confie à l'outil. - **Personne ne tient l'outil.** Un outil sans responsable se dégrade, puis s'abandonne. ## Lectures suivantes ↑ Plus général [Choix d'un premier projet Faire · Niveau 1 · 10 minutes](https://meridal.fr/apprendre/premier-projet/) ← Avant [La charte d'usage de l'IA Partir d'un modèle · Niveau 1 · 12 minutes](https://meridal.fr/apprendre/charte-d-usage-de-l-ia/) Vous êtes ici Liste de contrôle : l'IA ouverte à toute l'équipe → Le parcours suivant [Automatisation d'une tâche Niveaux 2 et 3](https://meridal.fr/apprendre/parcours/automatiser/) ↓ Plus concret [Atelier : votre premier assistant d'équipe S'exercer · Niveau 2 · 45 minutes](https://meridal.fr/apprendre/atelier-assistant-d-equipe/) [Un abonnement d'IA commun et des assistants pour toute l'équipe Réalisation](https://meridal.fr/realisations/ia-pour-toute-l-equipe/) [Tout le dossier « Conduite de projet »](https://meridal.fr/apprendre/dossier/projet/) Les pages qui renvoient ici - [Adoption d'un outil](https://meridal.fr/apprendre/adoption-d-un-outil/) **Limites et sources** Les réglages et leurs valeurs par défaut sont ceux relevés les 7 et 8 octobre 2026 ; les éditeurs les changent, revérifiez avant chaque ouverture. Microsoft se contredit sur l'accès des offres Business aux rapports de gouvernance de SharePoint : la page le dit, et renvoie au centre d'administration. La page ne remplace pas un conseil juridique sur la consultation du CSE. 1. Chaque réglage porte sa source dans son chemin. Les relevés : `apprendre/recherches/2026-10-07-microsoft-365-confidentialite.json`, `2026-10-08-google-workspace-gemini.json`, `2026-10-08-claude-chatgpt-equipe.json`, `2026-10-08-charte.json`. Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence [CC BY 4.0](https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.fr) : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT. Service correspondant L'IA pour toute l'équipe 1 650 € à 4 250 €, puis sur devis [Voir le service](https://meridal.fr/offre/#ia-equipe) ## Un premier échange de 30 minutes En visio et sans frais : vous décrivez votre situation, nous vous indiquons ce qui est réalisable, avec quels outils et pour quel ordre de prix. Vous pouvez aussi nous écrire ; chaque message reçoit une réponse écrite. [Réserver 30 minutes](https://meridal.fr/contact/#reserver) [Écrire un message](https://meridal.fr/contact/)