--- title: "Liste de contrôle : un assistant sur vos documents" description: "Cinq questions sur vos documents, à poser avant tout outil." url: https://meridal.fr/apprendre/avant-de-brancher-un-assistant/ language: fr written: 2026-10-07 verified: 2026-10-07 license: CC BY 4.0 --- [Apprendre](https://meridal.fr/apprendre/) › [Vos documents](https://meridal.fr/apprendre/dossier/documents/) Vérifier · Niveau 2, Pratiquer · 12 minutes # Liste de contrôle : un assistant sur vos documents Cinq questions sur vos documents, à poser avant de leur brancher un assistant, quel qu'il soit : sont-ils à jour, uniques, lisibles par une machine, bien partagés, et tenus par quelqu'un ? Écrit le 7 octobre 2026 · Vérifié le 7 octobre 2026 ## Vous saurez - Repérer, avant tout outil, ce qui fera mentir l'assistant - Savoir ce que chaque outil lit dans un fichier, et ce qu'il ne lit pas - Trouver les partages trop larges avant que l'assistant ne les trouve - Reconnaître les situations où il faut attendre ## Dans le parcours [L'IA sur vos documents](https://meridal.fr/apprendre/parcours/documents/) Étape 7 sur 8 - [← Avant Le RAG : une IA qui répond avec les documents de l'entreprise](https://meridal.fr/apprendre/rag/) - [↓ Plus concret Atelier : interroger vos documents sans programmer](https://meridal.fr/apprendre/atelier-documents/) - [→ Ensuite Un RAG minimal en Python](https://meridal.fr/apprendre/rag-minimal-python/) Rappel de la page précédente Répondez de tête, puis ouvrez. [Le RAG : une IA qui répond avec les documents de l'entreprise](https://meridal.fr/apprendre/rag/) **1 Qu'est-ce qui compte le plus pour la qualité des réponses ?** L'état des documents : à jour, sans doublons ni versions qui se contredisent, lisibles par une machine. **2 Votre équipe a dix procédures de quelques pages. Faut-il un RAG sur mesure ?** Probablement pas. Un projet dans votre assistant, avec ces dix documents, suffit souvent. Le sur mesure se justifie avec beaucoup de documents, des droits d'accès par personne ou du confidentiel à tenir à part. L'essentiel 1. L'assistant répète ce que disent vos documents : une version périmée ou un doublon devient une réponse fausse. 2. Un scan sans texte, une image ou un tableau peuvent être illisibles pour l'outil, et chaque outil lit différemment. 3. Un assistant d'entreprise trouve tout ce que chacun a le droit d'ouvrir : les partages trop larges se corrigent avant. 4. Un fichier déposé dans un agent ou un bloc-notes partagé devient lisible par tous ceux qui l'utilisent. 5. Chaque dossier lu par l'assistant doit avoir un responsable et une date de revue. ## Usage - **Qui** : la personne qui tient les documents, avec celle qui tient l'informatique pour les questions de partage. - **Quand** : avant de brancher un assistant sur un dossier, un site ou une bibliothèque ; à chaque nouvel espace ajouté ; puis à intervalle régulier. Microsoft conseille de refaire son évaluation du contenu tous les 30 jours, et ses rapports de permissions chaque trimestre. - **Comment** : lire la synthèse pour l'outil choisi, cocher la liste de contrôle dossier par dossier, puis faire les réglages de l'outil. ## Synthèse Ce que chaque outil lit dans un fichier, d'après les pages d'aide des éditeurs, relevées le 7 octobre 2026. « Non publié » : l'éditeur ne le dit pas ; essayez sur un fichier avant de compter dessus. Pris en charge À savoir Non publié | Outil et offre | Images d'un PDF | PDF scanné | Tableaux et classeurs | Fichiers protégés | |---|---|---|---|---| | Microsoft Copilot conversation et bloc-notes | À savoir : Répond sur les images d'un fichier Word ou PowerPoint ; rien de publié pour un PDF | Non publié : Non publié | À savoir : Excel et CSV lus pour l'analyse ; découper les classeurs chargés de formules | Pris en charge : Le texte d'un fichier chiffré seulement avec le droit d'extraction ; jamais un fichier à double chiffrement | | Agents Microsoft Agent Builder, agents SharePoint | Non publié : Non publié | Non publié : Non publié | À savoir : En 2025, Microsoft écrivait qu'ils ne lisaient pas les tableaux du contenu SharePoint ; Excel, mieux sur une seule feuille | À savoir : Un fichier à double chiffrement se dépose sans erreur, mais n'est pas lu | | Copilot Studio connaissances d'un agent | À savoir : Seulement les images d'un PDF qui portent un texte de remplacement | Non publié : Non publié | Pris en charge : Excel, CSV et listes SharePoint | À savoir : Fichiers chiffrés ou protégés par mot de passe refusés ; étiquetés Confidentiel ignorés | | Gemini Notebook Google Workspace | Non publié : Non publié | Non publié : Non publié | À savoir : Google Sheets jusqu'à 100 000 tokens | À savoir : Un PDF protégé contre la copie ne s'importe pas | | ChatGPT projets, offre Business | À savoir : Non : un PDF de projet est lu en texte seul ; la lecture des images est réservée à Enterprise, hors projets | Non publié : Non publié | Non publié : Non publié | Non publié : Non publié | | Claude projets | À savoir : Texte seul dans un projet ; dans une conversation, images et graphiques des PDF de 100 pages au plus | Non publié : Non publié | À savoir : Excel seulement avec l'exécution de code activée | Non publié : Non publié | | Mistral Vibe Vibe Work | Non publié : Non publié | À savoir : Pages scannées lues quand on les envoie comme images dans la conversation | Pris en charge : CSV et Excel lus directement dans la conversation | Non publié : Non publié | | Perplexity projets | Non publié : Non publié | À savoir : Seuls les fichiers dont le texte est lisible sont lus | Non publié : Non publié | Non publié : Non publié | ## Liste de contrôle ![Une version périmée ou un doublon : l'assistant les répète, la réponse devient fausse ; à jour, daté, unique. Un scan sans texte, une image, un tableau peuvent être illisibles ; lisible. Un fichier chiffré ou protégé est ignoré sans le dire ; ouvrable. Un dossier ouvert à toute l'entreprise est lu pour chacun ; bien partagé. Un fichier déposé dans un agent partagé est lisible par tous ceux qui l'utilisent ; confidentiel à part. Chaque dossier a un responsable et une date de revue.](https://meridal.fr/assets/apprendre/medias/apprendre-avant-assistant.svg) *Ce que l'assistant fait de vos dossiers, et la règle qui l'évite.* - **À jour.** Une seule version en vigueur de chaque document dans ce que lit l'assistant ; les anciennes archivées ou sorties. Microsoft 365 Archive, par exemple, garde un contenu sans que Copilot le lise. - **Daté.** Chaque document dit depuis quand il s'applique, et ce qu'il remplace. Microsoft conseille ces champs pour que l'agent s'en tienne au contenu à jour. - **Unique.** Pas deux documents sur le même sujet qui se contredisent, ni de copies du même fichier dans plusieurs dossiers. Une seule copie de référence ; les autres archivées ou supprimées. - **Lisible.** Pas de PDF scanné sans texte ; les images et les tableaux importants dits aussi en phrases. Voir la synthèse : plusieurs outils ne lisent que le texte. - **Ouvrable.** Pas de fichier protégé par mot de passe ou chiffré que l'outil ignorerait sans le dire ; les anciens formats convertis (.doc en .docx). Microsoft conseille la conversion quand un envoi échoue. - **Bien partagé.** Aucun dossier sensible ouvert à toute l'entreprise, ni partagé par un lien « Tout le monde ». Par défaut, SharePoint règle le partage sur l'option la plus ouverte. - **Confidentiel à part.** Les documents confidentiels hors de ce que lit l'assistant, ou dans un espace réservé. - **Tenu.** Chaque dossier, site ou bibliothèque a un responsable, et une date de revue. Microsoft conseille de vérifier qu'un propriétaire est désigné avant tout pilote, et de revoir régulièrement les sources d'un agent. ## Réglages par outil Microsoft 365 Google Workspace ChatGPT Claude Mistral Vibe Perplexity SharePoint Advanced Management, inclus dès qu'une licence Microsoft Copilot est attribuée, donne les rapports pour trouver les partages trop larges. **Les sites ouverts à toute l'organisation **Par défaut :**rapport à lancer **Notre choix :** à vérifier avant de brancher Copilot, puis chaque trimestre** Le rapport liste les cent sites les plus partagés avec toute l'organisation sur les 28 derniers jours. Centre d'administration SharePoint Rapports Gouvernance de l'accès aux données En anglais : SharePoint admin center › Reports › Data access governance **Le lien de partage proposé par défaut **Par défaut :**non publié **Notre choix :** à changer « Personnes spécifiques »** Le lien que SharePoint propose quand quelqu'un partage un fichier. Microsoft conseille « Personnes spécifiques », l'option la plus fermée. Centre d'administration SharePoint Stratégies Partage Liens de fichiers et dossiers Personnes spécifiques En anglais : SharePoint admin center › Policies › Sharing › File and folder links **Retirer un site des réponses de Copilot **Par défaut :**aucun site retiré **Notre choix :** à décider pour les sites sensibles seulement** Les droits ne changent pas : le site sort seulement de la recherche dans l'organisation et de Copilot. Microsoft prévient qu'en abuser appauvrit les réponses. Centre d'administration SharePoint Sites Sites actifs le site Paramètres Restreindre le contenu de Microsoft Copilot En anglais : SharePoint admin center › Sites › Active sites › the site › Settings › Restrict content from Microsoft Copilot Exige au moins une licence Copilot dans l'organisation. Un fichier déposé dans un agent est lisible par tous ceux qui ont accès à l'agent ; partager un bloc-notes Copilot invite à tous ses fichiers, avec le droit de les modifier. Gemini ne retrouve dans Workspace que ce que la personne peut déjà ouvrir : le contrôle porte donc sur les partages de Drive, et sur les étiquettes de protection, qui peuvent limiter ce que Gemini lit. Un projet partagé expose à ses membres ses conversations, ses fichiers et ses consignes. Ne mettez dans un projet partagé que ce que tous ses membres peuvent lire. En Team et Enterprise, un projet se partage avec les membres de l'organisation : même règle, ne déposer que ce que tous ses membres peuvent lire. Une bibliothèque est privée à sa création ; elle peut ensuite être partagée avec toute l'organisation. Vérifiez le partage avant d'y déposer un document sensible. Les fichiers ajoutés depuis une application connectée sont des copies faites une fois : ils ne suivent pas l'original, et se remplacent à la main quand il change. ## Seuils d'alerte - **Un dossier sensible est ouvert à toute l'entreprise, ou partagé par un lien « Tout le monde ».** Microsoft cite ce cas comme un risque élevé. Corriger le partage avant de brancher l'assistant. - **Plusieurs versions d'une même procédure sont lisibles.** Un seul passage périmé fait baisser de plus de 24 % le score d'ensemble d'un grand modèle ouvert, dans une étude de 2025. Archiver avant. - **L'essentiel des documents est scanné.** Même la meilleure reconnaissance de texte mesurée fait perdre 14 % à la chaîne entière, dans un banc d'essai publié en 2025. Faire reconnaître et relire le texte d'abord. - **Un document confidentiel est dans un agent ou un bloc-notes partagé.** Tous ses utilisateurs peuvent le lire. Le retirer. - **Personne ne sait qui tient un dossier.** Nommer un responsable avant de le brancher. Pour préparer les documents eux-mêmes : [une base de fiches pour l'assistant](https://meridal.fr/apprendre/base-de-fiches/). Pour essayer un outil sur trois documents : [l'atelier](https://meridal.fr/apprendre/atelier-documents/). ## Lectures suivantes ↑ Plus général Rien avant : c'est un point de départ. ← Avant [Le RAG : une IA qui répond avec les documents de l'entreprise Comprendre · Niveau 1 · 12 minutes](https://meridal.fr/apprendre/rag/) Vous êtes ici Liste de contrôle : un assistant sur vos documents → Ensuite [Un RAG minimal en Python S'exercer · Niveau 3 · 25 minutes](https://meridal.fr/apprendre/rag-minimal-python/) L'IA sur vos documents · étape 8 sur 8 ↓ Plus concret [Atelier : interroger vos documents sans programmer S'exercer · Niveau 2 · 20 minutes](https://meridal.fr/apprendre/atelier-documents/) [Une base de savoir que l'assistant consulte avant de répondre Réalisation](https://meridal.fr/realisations/base-de-savoir/) [Tout le dossier « Vos documents »](https://meridal.fr/apprendre/dossier/documents/) Les pages qui renvoient ici - [Extraction des chiffres d'un document](https://meridal.fr/apprendre/extraction-des-chiffres/) - [Extraire une facture dans un format imposé](https://meridal.fr/apprendre/extraire-une-facture-dans-un-format-impose/) **Limites et sources** La synthèse dit ce que les éditeurs publient ; « Non publié » ne veut pas dire « non lu ». Un essai sur un fichier de chaque sorte tranche. Les mesures citées dans les seuils portent sur des bancs d'essai publics, avec leurs modèles et leurs corpus ; elles indiquent un ordre de grandeur, pas l'effet sur vos documents. 1. La synthèse : `apprendre/donnees/lecture-documents.json`, chaque case avec sa source. 2. Microsoft : [Get ready for Microsoft Copilot with SharePoint Advanced Management](https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/get-ready-copilot-sharepoint-advanced-management) ; [Configure a secure and governed foundation](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/configure-secure-governed-data-foundation-microsoft-365-copilot). 3. [HoH](https://aclanthology.org/2025.acl-long.301/) (versions périmées) ; [OHRBench](https://arxiv.org/abs/2412.02592) (documents scannés). 4. Le relevé complet, chaque citation vérifiée : `apprendre/recherches/2026-10-07-preparer-documents.json`. Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence [CC BY 4.0](https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.fr) : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT. Service correspondant Un assistant qui connaît votre entreprise 3 300 € à 10 200 €, puis sur devis [Voir le service](https://meridal.fr/offre/#assistant) ## Un premier échange de 30 minutes En visio et sans frais : vous décrivez votre situation, nous vous indiquons ce qui est réalisable, avec quels outils et pour quel ordre de prix. Vous pouvez aussi nous écrire ; chaque message reçoit une réponse écrite. [Réserver 30 minutes](https://meridal.fr/contact/#reserver) [Écrire un message](https://meridal.fr/contact/)