--- title: "Mode opératoire : les factures fournisseurs de la réception à la saisie" description: "La boîte de réception, la lecture, les contrôles par des règles, la validation et la saisie." url: https://meridal.fr/apprendre/factures-fournisseurs/ language: fr written: 2026-10-09 verified: 2026-10-09 license: CC BY 4.0 --- [Apprendre](https://meridal.fr/apprendre/) › [Modes opératoires](https://meridal.fr/apprendre/dossier/modes-operatoires/) Faire · Niveau 2, Pratiquer · 16 minutes # Mode opératoire : les factures fournisseurs de la réception à la saisie Les factures fournisseurs, de leur arrivée à l'écriture vérifiée : où elles arrivent depuis la facture électronique, ce que l'outil lit, les contrôles par des règles qui attrapent erreurs, doublons et faux RIB, qui valide, et les variantes dans un logiciel comptable, Microsoft 365, Google Workspace ou sur mesure. Écrit le 9 octobre 2026 · Vérifié le 9 octobre 2026 ## Vous saurez - Organiser la réception des factures, plateforme agréée comprise - Écrire les contrôles qui passent avant toute validation - Démarrer en double pendant un mois, puis passer en validation seule - Choisir la variante qui correspond à vos outils - [← Avant Automatisation avec une IA dans la boucle](https://meridal.fr/apprendre/automatiser-avec-une-ia/) - [↓ Plus concret Un modèle financier rempli à partir des documents reçus](https://meridal.fr/realisations/modele-financier/) - [→ Ensuite Mode opératoire : les relances clients validées](https://meridal.fr/apprendre/relances-clients/) Rappel de la page précédente Répondez de tête, puis ouvrez. [Automatisation avec une IA dans la boucle](https://meridal.fr/apprendre/automatiser-avec-une-ia/) **1 Quelles sont les trois sortes d'étapes d'une automatisation avec IA, et qui s'y ajoute ?** Des règles, des décisions où l'IA lit ou choisit, des écritures où elle rédige ; et une personne qui valide avant ce qui ne se rattrape pas. **2 Pourquoi garder des règles partout où c'est possible ?** Parce qu'une règle donne toujours le même résultat pour la même entrée et se teste, alors que l'IA peut varier d'un passage à l'autre. L'essentiel 1. Depuis le 1er septembre 2026, vos factures arrivent par une plateforme agréée, sous forme de données ; pendant le démarrage, une facture reçue en PDF ou sur papier ne se refuse pas pour ce seul motif. 2. L'outil lit et propose ; des règles vérifient les montants, les mentions, les doublons, le fournisseur et le RIB ; une personne valide. 3. Un mois en double d'abord : l'outil propose, la personne saisit comme avant et note chaque correction. 4. Aucun paiement ne part sans une personne, et tout changement de RIB se vérifie par téléphone : le faux virement a coûté 43 millions d'euros aux entreprises en 2025. 5. La plupart des logiciels comptables et des banques en ligne font déjà la lecture ; Microsoft 365, Google Workspace ou un outil sur mesure servent quand le circuit passe ailleurs. ## Prérequis - **La plateforme agréée de réception**, désignée dans l'annuaire de l'administration ; on peut en avoir plusieurs et en changer. - **Un logiciel comptable ou de pré-comptabilité**, et le fichier des fournisseurs à jour : SIREN, RIB, comptes habituels. - **Une personne qui valide**, et une règle écrite sur qui valide quoi, selon le montant. - **Une adresse de réception unique** pour les factures qui arrivent encore par courriel. ## Étapes ### Avant le premier jour 1. Recenser les arrivées la comptabilité **Ce qu'on obtient :** d'où viennent les factures : la plateforme agréée, le courriel, le papier ; et pour chaque fournisseur, sous quelle forme. **Le conseil :** les fournisseurs qui n'émettent pas encore en électronique : les PME ont jusqu'au 1er septembre 2027. 2. Choisir où se fait la lecture la direction et la comptabilité **Ce qu'on obtient :** le logiciel comptable en place, un outil de capture, ou un circuit sur mesure : les variantes, plus bas. **Le conseil :** ce que l'outil fait des pièces : où il les traite, s'il entraîne ses modèles dessus. 3. Écrire les contrôles la comptabilité **Ce qu'on obtient :** les règles du schéma ci-dessous, chacune avec ce qu'on fait en cas d'écart. **Le conseil :** qu'un écart est mis de côté et signalé, jamais corrigé en douce. 4. Fixer qui valide la direction **Ce qu'on obtient :** qui valide les écritures, qui valide les paiements, et à partir de quel montant une seconde personne. **Le conseil :** que la même personne ne crée pas un fournisseur et ne paie pas ses factures. ![Les contrôles d'une facture fournisseur, et ce que chacun attrape. Hors taxes plus TVA égale toutes taxes comprises : une erreur de lecture. Les mentions obligatoires sont là : une facture non conforme. Numéro et fournisseur déjà vus : un doublon, reçu deux fois. Le SIREN est dans le fichier fournisseurs : un faux fournisseur. Le RIB est celui du fichier : un faux virement. Le montant suit la commande : une facture gonflée. Chaque écart est mis de côté et signalé, avant toute validation.](https://meridal.fr/assets/apprendre/medias/apprendre-fa-controles.svg) Les mentions obligatoires comptent quatre ajouts depuis 2026 : le SIREN du client, la catégorie de l'opération, l'option pour la TVA sur les débits, l'adresse de livraison si elle diffère. ### Premier mois 1. Brancher les arrivées l'informatique ou le prestataire **Ce qu'on obtient :** la plateforme agréée reliée au logiciel, l'adresse de réception branchée sur l'outil de lecture. **Le conseil :** qu'une facture reçue par les deux canaux ne passe qu'une fois : c'est le contrôle des doublons. 2. Travailler en double la comptabilité **Ce qu'on obtient :** l'outil propose l'écriture ; la personne la vérifie comme si elle la saisissait, et la corrige. **Le conseil :** chaque correction notée : quel fournisseur, quel champ, quelle erreur. 3. Faire le point la comptabilité et la direction **Ce qu'on obtient :** les erreurs les plus fréquentes, et pour chacune : une règle de plus, un réglage, ou une saisie qui reste à la main. **Le conseil :** regarder de près les fournisseurs nouveaux et les factures à plusieurs taux de TVA. ### Ensuite 1. Passer en validation seule la comptabilité **Ce qu'on obtient :** la personne ne relit plus que les propositions, et tout ce que les règles ont mis de côté. **Le conseil :** que les écarts mis de côté sont traités chaque semaine, pas laissés en attente. 2. Garder le paiement à la main la direction **Ce qu'on obtient :** les virements validés par une personne ; tout changement de RIB vérifié par un appel au numéro déjà connu. **Le conseil :** aucun agent ne paie seul : des pages piégées ont déjà poussé des agents à payer. 3. Revoir chaque mois la comptabilité **Ce qu'on obtient :** le nombre de factures traitées, de corrections et d'écarts ; les règles qui ne servent plus, celles qui manquent. **Le conseil :** le passage des PME à l'émission électronique en 2027 : moins à lire, autant à contrôler. ## Réalisations Réalisation · cabinet de cession, 2026 Un modèle financier rempli à partir des documents reçus Les mêmes principes, sur des liasses fiscales : des règles lisent l'essentiel, le modèle ne tranche que des choix fermés, jamais un chiffre ; avant d'écrire, l'outil vérifie l'équilibre de l'actif et du passif, la cohérence du résultat et les lignes non classées ; un écart est signalé, jamais corrigé en douce. Avant d'être livré aux analystes, l'outil a été validé sur : 21 dossiers Source : inventaire des réalisations de Meridal, d'après la note de passation d'août 2026. Limite : trois des huit étapes de l'interface d'analyse n'étaient que des squelettes à la passation. [Lire la réalisation](https://meridal.fr/realisations/modele-financier/) Réalisation · le même cabinet, 2026 Un contrôle des documents avant qu'ils partent Un contrôle en cinq points, du plus grave au moins grave, passé sur chaque document avant l'envoi : la même logique que les contrôles d'une facture, appliquée à un document sortant. L'audit des documents archivés a passé en revue : 1 126 images, dans 27 documents Source : inventaire des réalisations de Meridal, d'après l'audit du 21 juillet 2026. Limite : 310 de ces images, soit 27,5 %, restent à revoir par une personne. [Lire la réalisation](https://meridal.fr/realisations/controle-d-un-document/) ## Contrôle du résultat - Chaque facture reçue a une écriture, ou un écart mis de côté rien ne disparaît entre la réception et la comptabilité - Les contrôles ont attrapé les erreurs du mois en double sinon, il manque une règle - Aucun paiement n'est parti sans validation - Chaque changement de RIB a été vérifié par téléphone - Les pièces sont conservées dix ans les livres et les pièces comptables se gardent dix ans La durée de conservation : Service-public.fr. ## Problèmes fréquents **Un fournisseur envoie encore un PDF par courriel** **Cause**Il n'émet pas encore en électronique ; les PME ont jusqu'au 1er septembre 2027. **À faire**L'accepter : pendant le démarrage, une facture en PDF ou sur papier ne se refuse pas pour ce seul motif ; la faire lire par l'outil. **La même facture arrive deux fois** **Cause**Reçue par la plateforme et par courriel. **À faire**Le contrôle des doublons, numéro et fournisseur, la met de côté. **Le compte proposé est faux pour un fournisseur nouveau** **Cause**L'outil propose à partir de l'historique, qui n'existe pas encore. **À faire**Valider à la main les premières factures : les propositions s'appuient sur l'historique comptable, qui se constitue au fil des écritures. **Une facture scannée est mal lue** **Cause**Une image floue, ou un document à plusieurs pages. **À faire**La saisir à la main, et demander au fournisseur une facture électronique. **Un fournisseur annonce un nouveau RIB** **Cause**Le cas d'école du faux virement. **À faire**Appeler le fournisseur au numéro déjà connu, jamais celui du courriel ; ne rien payer avant. ## Retour en arrière - **Une proposition non validée** ne passe pas en comptabilité : il suffit de la rejeter. - **Couper l'exécution automatique** : chez Pennylane, Autopilot, activé par le cabinet comptable, peut passer certaines opérations sans validation pas à pas ; le désactiver revient à tout faire valider. - **Revenir à la saisie** : l'outil de lecture se débranche, la plateforme agréée reste ; elle est obligatoire. ## Variantes par outil Logiciel comptable Microsoft 365 Google Workspace Sur mesure - **Pennylane** : lecture des pièces, proposition de compte à partir de l'historique comptable, rapprochement ; les assistants proposent sans rien modifier seuls. - **Qonto** : écritures préparées, justificatifs rapprochés ; l'agent demande une confirmation avant un virement. - **Dext, Yooz** : capture et classement des factures, doublons et pièces manquantes signalés, circuit de validation. - Tous sont plateformes agréées, comme Sage et Cegid ; EBP n'apparaît pas sous ce nom dans la liste de la DGFiP. - **Power Automate** : l'action « Démarrer et attendre une approbation » fait valider une étape ; le connecteur d'approbation est standard, donc compris dans les licences Office 365. - **La lecture** : le modèle de facture prédéfini d'Azure Document Intelligence lit le français ; 10 $ pour 1 000 pages, 8,80 € dans la région France Central. - **L'IA dans le flux** : à partir du 1er novembre 2026, les nouvelles licences ne comprennent plus de crédits AI Builder ; il faut des crédits Copilot. - **Google Workspace Studio** automatise Gmail, Sheets et Drive avec Gemini ; l'administrateur peut exiger une approbation avant une étape, et une étape refusée n'est pas exécutée. - **La lecture** : l'Invoice Parser de Google Document AI lit le français ; 0,10 $ par document de dix pages au plus ; pas de région à Paris. - Limites de Workspace Studio appliquées à partir du 1er novembre 2026 : 25 flux, 20 étapes par flux. - **n8n** : l'opération « Send and Wait for Approval » de Gmail met le flux en pause jusqu'à la validation ; n8n recommande une revue humaine avant toute action irréversible. - **Les règles en code**, la lecture par un service d'extraction, les écarts dans une file de traitement : c'est la méthode de la réalisation sur les liasses fiscales, plus haut. - Pour lire la facture : [faire sortir les chiffres d’un document](https://meridal.fr/apprendre/extraction-des-chiffres/) ; pour s'y exercer : [extraire une facture dans un format imposé](https://meridal.fr/apprendre/extraire-une-facture-dans-un-format-impose/). D'après les pages des éditeurs, lues les 7, 8 et 9 octobre 2026 ; les libellés de Power Automate et de Workspace Studio sont ceux de leurs aides françaises, celui de n8n est en anglais. Les fonctions sont celles que les éditeurs décrivent ; Meridal ne les a pas testées pour cette page. ## Vérification **1 Comprendre Qui fait quoi dans le circuit d'une facture fournisseur ?** L'outil lit et propose l'écriture ; des règles vérifient les montants, les mentions, les doublons, le fournisseur et le RIB, et mettent les écarts de côté ; une personne valide l'écriture, puis le paiement. **2 Comprendre Pourquoi travailler en double pendant le premier mois ?** Pour voir où l'outil se trompe sur vos factures à vous, et ajouter une règle, un réglage ou garder une saisie à la main là où il le faut, avant de ne plus faire que valider. **3 Appliquer Un fournisseur habituel écrit pour annoncer un changement de RIB. Que faites-vous ?** Rien de payé avant d'avoir appelé le fournisseur au numéro déjà connu, jamais celui du courriel ; le contrôle du RIB met d'ailleurs ses factures de côté tant que le fichier n'est pas mis à jour. ## Lectures suivantes ↑ Plus général Rien avant : c'est un point de départ. ← Avant [Automatisation avec une IA dans la boucle Comprendre · Niveau 1 · 12 minutes](https://meridal.fr/apprendre/automatiser-avec-une-ia/) Vous êtes ici Mode opératoire : les factures fournisseurs de la réception à la saisie → Ensuite [Mode opératoire : les relances clients validées Faire · Niveau 2 · 14 minutes](https://meridal.fr/apprendre/relances-clients/) ↓ Plus concret [Un modèle financier rempli à partir des documents reçus Réalisation](https://meridal.fr/realisations/modele-financier/) [Tout le dossier « Modes opératoires »](https://meridal.fr/apprendre/dossier/modes-operatoires/) Les pages qui renvoient ici - [Mode opératoire : un assistant sur les procédures de l'entreprise](https://meridal.fr/apprendre/assistant-sur-les-procedures/) **Limites et sources** Les fonctions des logiciels sont décrites par leurs éditeurs ; Meridal ne les a pas testées pour cette page. La durée d'un mois en double est le choix de Meridal, pas une norme ; un volume faible demande plus longtemps pour voir assez de cas. Les contrôles du schéma sont ceux que Meridal applique ; aucun texte ne les impose tels quels. 1. [impots.gouv, la facture électronique](https://www.impots.gouv.fr/foire-aux-questions-je-decouvre-la-facturation-electronique) ; [DGFiP, la liste des plateformes agréées](https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/listes_plateformes_agreees/liste_pa_attente_rapport_audit.pdf) ; [Banque de France, rapport de l'Observatoire](https://www.banque-france.fr/system/files/2026-09/Rapport_2025_de_l_OSMP.pdf) ; [Microsoft, les approbations de Power Automate](https://learn.microsoft.com/fr-fr/power-automate/get-started-approvals) ; [Google, les approbations de Workspace Studio](https://support.google.com/workspace-studio/answer/17516423?hl=fr) ; [n8n, l'envoi en attente d'approbation](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/app-nodes/n8n-nodes-base.gmail/message-operations/). 2. Les relevés : `apprendre/recherches/2026-10-09-finance.json`, `2026-10-07-extraction-documents.json`, `2026-10-08-automatisation.json`. Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence [CC BY 4.0](https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.fr) : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT. Service correspondant Ne plus recopier d'un logiciel à l'autre 1 100 € à 3 400 €, puis sur devis [Voir le service](https://meridal.fr/offre/#automatisation) ## Un premier échange de 30 minutes En visio et sans frais : vous décrivez votre situation, nous vous indiquons ce qui est réalisable, avec quels outils et pour quel ordre de prix. Vous pouvez aussi nous écrire ; chaque message reçoit une réponse écrite. [Réserver 30 minutes](https://meridal.fr/contact/#reserver) [Écrire un message](https://meridal.fr/contact/)