--- title: "Mode opératoire : les relances clients validées" description: "Les échéances, le brouillon préparé par l'outil, la validation et l'envoi." url: https://meridal.fr/apprendre/relances-clients/ language: fr written: 2026-10-09 verified: 2026-10-09 license: CC BY 4.0 --- [Apprendre](https://meridal.fr/apprendre/) › [Modes opératoires](https://meridal.fr/apprendre/dossier/modes-operatoires/) Faire · Niveau 2, Pratiquer · 14 minutes # Mode opératoire : les relances clients validées Les relances des factures clients en retard, préparées par l'outil et envoyées par une personne : le calendrier, les modèles, les exceptions, ce que dit le Code de commerce sur les pénalités et l'indemnité de 40 €, et les variantes dans un logiciel comptable, Microsoft 365, Google Workspace ou sur mesure. Écrit le 9 octobre 2026 · Vérifié le 9 octobre 2026 ## Vous saurez - Écrire un calendrier et des modèles de relance - Faire préparer les relances par l'outil, et les faire valider - Appliquer les pénalités et l'indemnité prévues par la loi - Choisir la variante qui correspond à vos outils - [← Avant Automatisation avec une IA dans la boucle](https://meridal.fr/apprendre/automatiser-avec-une-ia/) - [↓ Plus concret Les dossiers d'un cabinet de conseil, outillés de bout en bout](https://meridal.fr/realisations/conseil-en-retraite/) - [→ Ensuite Mode opératoire : les comptes rendus de réunion](https://meridal.fr/apprendre/comptes-rendus-de-reunion/) Rappel de la page précédente Répondez de tête, puis ouvrez. [Automatisation avec une IA dans la boucle](https://meridal.fr/apprendre/automatiser-avec-une-ia/) **1 Quelles sont les trois sortes d'étapes d'une automatisation avec IA, et qui s'y ajoute ?** Des règles, des décisions où l'IA lit ou choisit, des écritures où elle rédige ; et une personne qui valide avant ce qui ne se rattrape pas. **2 Une automatisation prépare des courriels de relance à des clients. Où placer la personne qui valide ?** Avant l'envoi : un courriel parti ne se rattrape pas ; n8n recommande une revue humaine avant toute communication à l'extérieur. L'essentiel 1. Les retards coûtent : 13,4 jours en moyenne fin 2025 ; sans eux, les PME et les microentreprises auraient eu 13 milliards d'euros de trésorerie en plus. 2. L'outil repère les factures échues et prépare la relance ; une personne la relit et l'envoie : un courriel parti ne se rattrape pas. 3. Les pénalités sont dues sans rappel, au taux de la BCE plus 10 points, soit 12,40 % au second semestre 2026 selon le calcul de Meridal, avec une indemnité forfaitaire de 40 €. 4. Commencez dans le logiciel comptable : beaucoup préparent déjà des relances ; le sur mesure sert quand les factures vivent ailleurs. 5. Le ton et le moment se décident par une personne, client par client : un litige, un bon client ou une entreprise en difficulté ne se relancent pas comme les autres. ## Prérequis - **Les factures émises et leurs échéances**, à jour dans le logiciel, avec le rapprochement bancaire fait : on ne relance pas un client qui a payé. - **Les mentions obligatoires sur les factures** : la date de paiement, le taux des pénalités et le montant de l'indemnité forfaitaire. - **Le bon contact chez chaque client** : souvent sa comptabilité, pas la personne qui a commandé. - **Une personne qui envoie**, et la direction pour les cas sensibles. ## Étapes ### Avant le premier envoi 1. Écrire le calendrier la direction et la comptabilité **Ce qu'on obtient :** les étapes du schéma ci-dessous, adaptées à vos clients et à vos délais de paiement. **Le conseil :** le délai convenu ne peut dépasser 60 jours après la facture, ou 45 jours fin de mois si c'est écrit ; à défaut, 30 jours après la livraison. 2. Écrire un modèle par étape la comptabilité **Ce qu'on obtient :** le ton, ce qu'on joint, ce qu'on rappelle : la facture, son échéance, puis les pénalités et les 40 €. **Le conseil :** un modèle relu par la direction, puisqu'il parle au nom de l'entreprise. 3. Fixer les exceptions la direction **Ce qu'on obtient :** les clients en litige, ceux qui ont une promesse de paiement, ceux qu'on relance soi-même. **Le conseil :** une entreprise en procédure collective : l'indemnité ne s'y réclame pas quand la procédure interdit le paiement. 4. Choisir l'outil la direction et l'informatique **Ce qu'on obtient :** le logiciel comptable s'il prépare les relances ; sinon Microsoft 365, Google Workspace ou un circuit sur mesure : les variantes, plus bas. **Le conseil :** que l'envoi reste une action d'une personne, jamais automatique. ![Le calendrier des relances, proposé par Meridal et à adapter. À l'échéance, les pénalités sont dues dès le lendemain, sans rappel. Une semaine après : un rappel courtois, la facture jointe. Trois semaines après : une relance ferme, qui rappelle les pénalités et l'indemnité de 40 euros. Six semaines après : une mise en demeure, par lettre. Ensuite : la décision de la direction. À chaque relance, l'outil prépare le brouillon ; une personne le relit, l'ajuste et l'envoie.](https://meridal.fr/assets/apprendre/medias/apprendre-re-calendrier.svg) Le taux des pénalités : celui de la Banque centrale européenne en vigueur au 1er juillet, plus 10 points, pour le second semestre ; un taux convenu ne peut être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. ### Les premières semaines 1. Préparer les relances, chaque semaine l'outil **Ce qu'on obtient :** la liste des factures échues, l'étape où en est chacune, et le brouillon de la relance. **Le conseil :** que le rapprochement bancaire a tourné avant : une facture payée hier ne doit pas être relancée. 2. Relire et envoyer la comptabilité **Ce qu'on obtient :** chaque brouillon lu, ajusté si besoin, puis envoyé ; ceux qui touchent une exception renvoyés à la direction. **Le conseil :** le montant, l'échéance et le nom du contact, que l'outil a pu mal reprendre. 3. Noter les réponses la comptabilité **Ce qu'on obtient :** une promesse de paiement, un litige, une adresse à corriger : l'étape suivante en dépend. **Le conseil :** qu'une promesse datée suspend les relances jusqu'à cette date. ### Ensuite 1. Suivre les délais par client la comptabilité **Ce qu'on obtient :** le délai moyen de paiement de chaque client, et le nombre de relances par facture. **Le conseil :** les clients qui paient toujours à la deuxième relance : en parler avec eux. 2. Décider de la suite la direction **Ce qu'on obtient :** après la mise en demeure, ce qu'on fait : un appel, un échéancier, ou une procédure. **Le conseil :** les règles changent au 1er janvier 2027 : une nouvelle version de l'article L441-10 s'applique. ## Réalisations Réalisation en cours · cabinet de conseil en retraite, depuis septembre 2026 Les dossiers d'un cabinet de conseil, outillés de bout en bout De l'ouverture du dossier à sa clôture : l'outil de suivi relié à la signature en ligne, aux fichiers, à la messagerie et à l'agenda, une prochaine action datée sur chaque dossier, et des automatismes, dont les relances des clients et des caisses de retraite. Les données sont très sensibles : des accès restreints, une trace de chaque geste, un hébergement dans l'Union européenne. La mission engage : 5 automatismes, dont les relances Source : inventaire des réalisations de Meridal, d'après la lettre de mission de septembre 2026. Limite : rien n'est encore livré ; cette ligne dit ce que la mission engage, pas ce qu'elle a produit. [Lire la réalisation](https://meridal.fr/realisations/conseil-en-retraite/) ## Contrôle du résultat - Aucune relance n'est partie vers un client qui avait payé le rapprochement bancaire passe avant - Chaque relance a été relue avant l'envoi - Les montants, les échéances et les contacts sont justes - Les exceptions ont été respectées litiges, promesses, procédures collectives - Le délai moyen de paiement baisse à suivre client par client, mois après mois ## Problèmes fréquents **Un client relancé avait déjà payé** **Cause**Le rapprochement bancaire n'était pas à jour. **À faire**Faire tourner le rapprochement avant la préparation ; s'excuser auprès du client. **Une facture en litige est relancée** **Cause**Le litige n'était noté nulle part. **À faire**Une exception notée sur la facture suspend ses relances. **La relance part au mauvais interlocuteur** **Cause**Le contact est celui de la commande, pas de la comptabilité du client. **À faire**Un champ « contact pour les factures » dans la fiche client. **Le ton ne convient pas à un bon client** **Cause**Le modèle est le même pour tous. **À faire**La personne qui relit ajuste ; les clients sensibles passent par la direction. **Un client est en procédure collective** **Cause**Les règles de la procédure priment. **À faire**Suspendre les relances ; l'indemnité ne se réclame pas quand la procédure interdit le paiement. ## Retour en arrière - **Un brouillon préparé** ne part pas tant qu'une personne ne l'envoie pas : il suffit de le supprimer. - **Une relance partie par erreur** ne se rattrape pas : un mot d'excuse au client, et la cause corrigée, rapprochement ou exception. - **Mettre un client en pause** : une exception sur sa fiche suspend toutes ses relances. ## Variantes par outil Logiciel comptable Microsoft 365 Google Workspace Sur mesure - **Pennylane** : des scénarios de relance automatisés, dans l'offre Essentiel. - **Sage Copilot** : des courriels préparés par l'IA et des relances de factures envoyées par lots. - Dans les deux cas, vérifier si l'envoi part seul ou attend une validation, et le régler pour qu'il attende. - **Power Automate** : l'étape « Exécuter une invite » rédige la relance, puis « Démarrer et attendre une approbation de texte » la soumet à une personne, qui peut la modifier avant de répondre. - Le connecteur d'approbation est standard, compris dans les licences Office 365 ; l'étape d'IA demande des crédits Copilot pour les nouveaux contrats à partir du 1er novembre 2026. - **Google Workspace Studio** : l'administrateur peut exiger une approbation avant l'étape « Envoyer un e-mail » ; le flux attend, et une étape refusée n'est pas exécutée. - Limites appliquées à partir du 1er novembre 2026 : 25 flux, 20 étapes par flux. - **n8n** : l'opération « Send and Wait for Approval » de Gmail met le flux en pause jusqu'à la validation ; n8n recommande une revue humaine avant toute communication à l'extérieur. - Pour construire ce circuit pas à pas, sur des données fabriquées : [l’atelier des relances](https://meridal.fr/apprendre/atelier-relance-automatique-avec-validation/). D'après les pages des éditeurs, lues les 8 et 9 octobre 2026 ; les libellés de Power Automate et de Workspace Studio sont ceux de leurs aides françaises, celui de n8n est en anglais. Meridal n'a pas testé ces fonctions pour cette page. ## Vérification **1 Comprendre Qui fait quoi dans une relance outillée ?** L'outil repère les factures échues et prépare le brouillon ; une personne le relit, l'ajuste et l'envoie ; la direction décide des exceptions et de la suite après la mise en demeure. **2 Comprendre Faut-il relancer pour que les pénalités de retard soient dues ?** Non : elles sont dues dès le lendemain de l'échéance, sans rappel, avec l'indemnité forfaitaire de 40 €. La relance sert à se faire payer, pas à ouvrir le droit. **3 Appliquer L'outil a préparé la relance d'un client qui vient d'ouvrir un litige sur la facture. Que faites-vous ?** Ne pas l'envoyer : noter le litige comme exception sur la facture, ce qui suspend ses relances, et traiter le litige avec le client. ## Lectures suivantes ↑ Plus général Rien avant : c'est un point de départ. ← Avant [Automatisation avec une IA dans la boucle Comprendre · Niveau 1 · 12 minutes](https://meridal.fr/apprendre/automatiser-avec-une-ia/) Vous êtes ici Mode opératoire : les relances clients validées → Ensuite [Mode opératoire : les comptes rendus de réunion Faire · Niveau 2 · 14 minutes](https://meridal.fr/apprendre/comptes-rendus-de-reunion/) ↓ Plus concret [Les dossiers d'un cabinet de conseil, outillés de bout en bout Réalisation](https://meridal.fr/realisations/conseil-en-retraite/) [Tout le dossier « Modes opératoires »](https://meridal.fr/apprendre/dossier/modes-operatoires/) Les pages qui renvoient ici - [Mode opératoire : les factures fournisseurs de la réception à la saisie](https://meridal.fr/apprendre/factures-fournisseurs/) - [Relances et échéances](https://meridal.fr/apprendre/relances-et-echeances/) **Limites et sources** Le calendrier des relances est une proposition de Meridal ; seuls les pénalités, l'indemnité et les délais maximaux sont fixés par le Code de commerce. Le taux de 12,40 % est un calcul de Meridal à partir du taux de la BCE en vigueur au 1er juillet 2026 ; aucune autorité ne le publie tel quel. La réalisation citée est en cours : rien n'est encore livré. Cette page n'est pas un conseil juridique. 1. [Code de commerce, délais de paiement](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000005634379/LEGISCTA000038411055/) ; [Code de commerce, article D441-5](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000043197457) ; [Banque de France, Observatoire des délais de paiement](https://www.banque-france.fr/fr/communiques-de-presse/le-rapport-annuel-2025-de-lobservatoire-des-delais-de-paiement-des-resultats-contrastes-selon-les) ; [Microsoft, une invite dans Power Automate](https://learn.microsoft.com/fr-fr/ai-builder/use-a-custom-prompt-in-flow) ; [Google, les approbations de Workspace Studio](https://support.google.com/workspace-studio/answer/17516423?hl=fr) ; [n8n, l'envoi en attente d'approbation](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/app-nodes/n8n-nodes-base.gmail/message-operations/). 2. Les relevés : `apprendre/recherches/2026-10-08-automatisation.json` et `2026-10-09-finance.json`. Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence [CC BY 4.0](https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.fr) : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT. Service correspondant Ne plus recopier d'un logiciel à l'autre 1 100 € à 3 400 €, puis sur devis [Voir le service](https://meridal.fr/offre/#automatisation) ## Un premier échange de 30 minutes En visio et sans frais : vous décrivez votre situation, nous vous indiquons ce qui est réalisable, avec quels outils et pour quel ordre de prix. Vous pouvez aussi nous écrire ; chaque message reçoit une réponse écrite. [Réserver 30 minutes](https://meridal.fr/contact/#reserver) [Écrire un message](https://meridal.fr/contact/)