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Répondez de tête, puis ouvrez. Le RAG : une IA qui répond avec les documents de l'entreprise
1Qu'est-ce qui compte le plus pour la qualité des réponses ?
L'état des documents : à jour, sans doublons ni versions qui se contredisent, lisibles par une machine.
2Votre équipe a dix procédures de quelques pages. Faut-il un RAG sur mesure ?
Probablement pas. Un projet dans votre assistant, avec ces dix documents, suffit souvent. Le sur mesure se justifie avec beaucoup de documents, des droits d'accès par personne ou du confidentiel à tenir à part.
- L'assistant répète ce que disent vos documents : une version périmée ou un doublon devient une réponse fausse.
- Un scan sans texte, une image ou un tableau peuvent être illisibles pour l'outil, et chaque outil lit différemment.
- Un assistant d'entreprise trouve tout ce que chacun a le droit d'ouvrir : les partages trop larges se corrigent avant.
- Un fichier déposé dans un agent ou un bloc-notes partagé devient lisible par tous ceux qui l'utilisent.
- Chaque dossier lu par l'assistant doit avoir un responsable et une date de revue.
Usage
- Qui : la personne qui tient les documents, avec celle qui tient l'informatique pour les questions de partage.
- Quand : avant de brancher un assistant sur un dossier, un site ou une bibliothèque ; à chaque nouvel espace ajouté ; puis à intervalle régulier. Microsoft conseille de refaire son évaluation du contenu tous les 30 jours, et ses rapports de permissions chaque trimestre.
- Comment : lire la synthèse pour l'outil choisi, cocher la liste de contrôle dossier par dossier, puis faire les réglages de l'outil.
Synthèse
Ce que chaque outil lit dans un fichier, d'après les pages d'aide des éditeurs, relevées le 7 octobre 2026. « Non publié » : l'éditeur ne le dit pas ; essayez sur un fichier avant de compter dessus.
Pris en chargeÀ savoirNon publié
Liste de contrôle
Réglages par outil
SharePoint Advanced Management, inclus dès qu'une licence Microsoft Copilot est attribuée, donne les rapports pour trouver les partages trop larges.
Les sites ouverts à toute l'organisationPar défaut : rapport à lancerNotre choix : à vérifieravant de brancher Copilot, puis chaque trimestre
Le lien de partage proposé par défautPar défaut : non publiéNotre choix : à changer« Personnes spécifiques »
Le lien que SharePoint propose quand quelqu'un partage un fichier. Microsoft conseille « Personnes spécifiques », l'option la plus fermée.
Centre d'administration SharePointStratégiesPartageLiens de fichiers et dossiersPersonnes spécifiquesEn anglais : SharePoint admin center › Policies › Sharing › File and folder links
Retirer un site des réponses de CopilotPar défaut : aucun site retiréNotre choix : à déciderpour les sites sensibles seulement
Les droits ne changent pas : le site sort seulement de la recherche dans l'organisation et de Copilot. Microsoft prévient qu'en abuser appauvrit les réponses.
Centre d'administration SharePointSitesSites actifsle siteParamètresRestreindre le contenu de Microsoft CopilotEn anglais : SharePoint admin center › Sites › Active sites › the site › Settings › Restrict content from Microsoft CopilotExige au moins une licence Copilot dans l'organisation.
Un fichier déposé dans un agent est lisible par tous ceux qui ont accès à l'agent ; partager un bloc-notes Copilot invite à tous ses fichiers, avec le droit de les modifier.
Gemini ne retrouve dans Workspace que ce que la personne peut déjà ouvrir : le contrôle porte donc sur les partages de Drive, et sur les étiquettes de protection, qui peuvent limiter ce que Gemini lit.
Un projet partagé expose à ses membres ses conversations, ses fichiers et ses consignes. Ne mettez dans un projet partagé que ce que tous ses membres peuvent lire.
En Team et Enterprise, un projet se partage avec les membres de l'organisation : même règle, ne déposer que ce que tous ses membres peuvent lire.
Seuils d'alerte
- Un dossier sensible est ouvert à toute l'entreprise, ou partagé par un lien « Tout le monde ». Microsoft cite ce cas comme un risque élevé. Corriger le partage avant de brancher l'assistant.
- Plusieurs versions d'une même procédure sont lisibles. Un seul passage périmé fait baisser de plus de 24 % le score d'ensemble d'un grand modèle ouvert, dans une étude de 2025. Archiver avant.
- L'essentiel des documents est scanné. Même la meilleure reconnaissance de texte mesurée fait perdre 14 % à la chaîne entière, dans un banc d'essai publié en 2025. Faire reconnaître et relire le texte d'abord.
- Un document confidentiel est dans un agent ou un bloc-notes partagé. Tous ses utilisateurs peuvent le lire. Le retirer.
- Personne ne sait qui tient un dossier. Nommer un responsable avant de le brancher.
Lectures suivantes
Rien avant : c'est un point de départ.
Liste de contrôle : un assistant sur vos documents
L'IA sur vos documents · étape 8 sur 8
Les pages qui renvoient ici
Limites et sources
La synthèse dit ce que les éditeurs publient ; « Non publié » ne veut pas dire « non lu ». Un essai sur un fichier de chaque sorte tranche.
Les mesures citées dans les seuils portent sur des bancs d'essai publics, avec leurs modèles et leurs corpus ; elles indiquent un ordre de grandeur, pas l'effet sur vos documents.
- La synthèse :
apprendre/donnees/lecture-documents.json, chaque case avec sa source. - Microsoft : Get ready for Microsoft Copilot with SharePoint Advanced Management ; Configure a secure and governed foundation.
- HoH (versions périmées) ; OHRBench (documents scannés).
- Le relevé complet, chaque citation vérifiée :
apprendre/recherches/2026-10-07-preparer-documents.json.
Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence CC BY 4.0 : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.
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