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Répondez de tête, puis ouvrez. Un assistant sur vos documents avec vos outils actuels
1Vous mettez à jour vos conditions générales dans SharePoint. L'assistant répondra-t-il avec la nouvelle version ?
Cela dépend de l'outil : un bloc-notes Copilot suit les fichiers, Gemini Notebook resynchronise Drive ; un projet ChatGPT ou Perplexity garde la copie ajoutée, qu'il faut remplacer.
2Pourquoi demander à l'assistant de dire quand la réponse n'est pas dans les documents ?
Pour qu'il refuse au lieu d'écrire une réponse plausible tirée de ce qu'il sait du monde.
- Un outil s'essaie sur des questions dont vous connaissez la réponse, jamais sur l'impression que donne une réponse bien écrite.
- Les cinq questions de l'atelier visent cinq pièges : une règle simple, deux documents qui se contredisent, une étape de procédure, un tableau, une réponse absente.
- Une bonne réponse cite le document dont elle vient ; une réponse absente des documents doit être refusée, pas inventée.
- Ce qui rate se corrige d'abord par les consignes du projet, puis par les documents eux-mêmes.
- La même grille servira ensuite sur vos propres documents.
Objectif
Monter, dans l'outil que vous avez déjà, un assistant qui répond à partir de trois documents, lui poser cinq questions dont la réponse est connue, et noter ce qu'il réussit. C'est l'essai à faire avant de confier à un outil les documents de l'entreprise.
Documents fabriqués pour l'atelier : l'entreprise, ses règles et ses chiffres sont inventés. Ce sont ceux de l'exemple de la page du RAG, complétés.
Données fournies
Trois fichiers Word : les six outils de la page acceptent ce format.
- Conditions générales de venteTélécharger
Lire le document ici
Document fabriqué pour l'atelier de Meridal : l'entreprise, ses règles et ses chiffres sont inventés. Version du 1er janvier 2026.
Article 1. Objet
Les présentes conditions s'appliquent à toute commande passée auprès de l'entreprise par un client professionnel. Toute commande vaut acceptation des présentes conditions.
Article 2. Commandes
Une commande se passe par écrit, par courriel ou depuis l'espace client. Le montant minimum d'une commande est de 150 euros hors taxes. Une commande n'est ferme qu'après l'envoi de l'accusé de réception de commande.
Article 3. Prix
Les prix sont ceux du tarif en vigueur au jour de la commande, en euros hors taxes. Les frais de port sont offerts au-delà de 800 euros hors taxes par commande.
Article 4. Livraison
Le délai de livraison est indiqué, à titre indicatif, sur l'accusé de réception de commande. Un retard de livraison ne permet pas d'annuler la commande, sauf accord écrit de l'entreprise.
Article 5. Réserve de propriété
Les marchandises restent la propriété de l'entreprise jusqu'au paiement complet de leur prix.
Article 6. Paiement
Le délai de paiement est de 45 jours fin de mois à compter de la date de facture. Aucun escompte n'est accordé pour un paiement anticipé.
Article 7. Retard de paiement
Tout retard de paiement entraîne, de plein droit, les conséquences suivantes.
Données fournies Conséquence Montant ou délai Pénalités de retard Trois fois le taux d'intérêt légal, calculées par jour de retard Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement 40 euros par facture Suspension des livraisons en cours Après 15 jours de retard Article 8. Litiges
Tout litige relève du tribunal de commerce du siège de l'entreprise.
- Procédure d'ouverture de compte clientTélécharger
Lire le document ici
Document fabriqué pour l'atelier de Meridal : l'entreprise, ses règles et ses chiffres sont inventés. Version 3, mai 2025. Responsable : le service comptable.
Étape 1. Les informations du client
Le commercial recueille le numéro SIREN du client, l'adresse de facturation et le nom de la personne à contacter pour les factures.
Étape 2. La fiche d'ouverture de compte
Avant toute première commande, le nouveau client remplit la fiche d'ouverture de compte. Le commercial la transmet au service comptable.
Étape 3. Les vérifications
Le service comptable vérifie le numéro SIREN dans l'annuaire des entreprises, puis l'absence de procédure collective en cours.
Étape 4. L'encours autorisé
L'encours autorisé d'un nouveau client est de 5 000 euros hors taxes. Au-delà, toute commande demande l'accord de la direction financière.
Étape 5. La création du compte
Le service comptable crée le compte dans le logiciel de gestion sous deux jours ouvrés, puis prévient le commercial.
- Note de la direction financière, 12 mars 2026Télécharger
Lire le document ici
Document fabriqué pour l'atelier de Meridal : l'entreprise, ses règles et ses chiffres sont inventés. Le 12 mars 2026. Destinataires : les commerciaux et le service comptable.
Objet : délai de paiement des nouveaux clients
À compter de ce jour, pour les nouveaux clients, le délai de paiement est ramené à 30 jours à compter de la date de facture, pendant les six premiers mois de la relation. Le délai des conditions générales de vente s'applique ensuite.
Les conditions générales de vente seront mises à jour au prochain semestre. D'ici là, cette note prévaut sur elles pour les nouveaux clients.
Conditions générales de vente
Document fabriqué pour l'atelier de Meridal : l'entreprise, ses règles et ses chiffres sont inventés. Version du 1er janvier 2026.
Article 1. Objet
Les présentes conditions s'appliquent à toute commande passée auprès de l'entreprise par un client professionnel. Toute commande vaut acceptation des présentes conditions.
Article 2. Commandes
Une commande se passe par écrit, par courriel ou depuis l'espace client. Le montant minimum d'une commande est de 150 euros hors taxes. Une commande n'est ferme qu'après l'envoi de l'accusé de réception de commande.
Article 3. Prix
Les prix sont ceux du tarif en vigueur au jour de la commande, en euros hors taxes. Les frais de port sont offerts au-delà de 800 euros hors taxes par commande.
Article 4. Livraison
Le délai de livraison est indiqué, à titre indicatif, sur l'accusé de réception de commande. Un retard de livraison ne permet pas d'annuler la commande, sauf accord écrit de l'entreprise.
Article 5. Réserve de propriété
Les marchandises restent la propriété de l'entreprise jusqu'au paiement complet de leur prix.
Article 6. Paiement
Le délai de paiement est de 45 jours fin de mois à compter de la date de facture. Aucun escompte n'est accordé pour un paiement anticipé.
Article 7. Retard de paiement
Tout retard de paiement entraîne, de plein droit, les conséquences suivantes.
Article 7. Retard de paiement Conséquence Montant ou délai Pénalités de retard Trois fois le taux d'intérêt légal, calculées par jour de retard Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement 40 euros par facture Suspension des livraisons en cours Après 15 jours de retard Article 8. Litiges
Tout litige relève du tribunal de commerce du siège de l'entreprise.
Procédure d'ouverture de compte client
Document fabriqué pour l'atelier de Meridal : l'entreprise, ses règles et ses chiffres sont inventés. Version 3, mai 2025. Responsable : le service comptable.
Étape 1. Les informations du client
Le commercial recueille le numéro SIREN du client, l'adresse de facturation et le nom de la personne à contacter pour les factures.
Étape 2. La fiche d'ouverture de compte
Avant toute première commande, le nouveau client remplit la fiche d'ouverture de compte. Le commercial la transmet au service comptable.
Étape 3. Les vérifications
Le service comptable vérifie le numéro SIREN dans l'annuaire des entreprises, puis l'absence de procédure collective en cours.
Étape 4. L'encours autorisé
L'encours autorisé d'un nouveau client est de 5 000 euros hors taxes. Au-delà, toute commande demande l'accord de la direction financière.
Étape 5. La création du compte
Le service comptable crée le compte dans le logiciel de gestion sous deux jours ouvrés, puis prévient le commercial.
Note de la direction financière
Document fabriqué pour l'atelier de Meridal : l'entreprise, ses règles et ses chiffres sont inventés. Le 12 mars 2026. Destinataires : les commerciaux et le service comptable.
Objet : délai de paiement des nouveaux clients
À compter de ce jour, pour les nouveaux clients, le délai de paiement est ramené à 30 jours à compter de la date de facture, pendant les six premiers mois de la relation. Le délai des conditions générales de vente s'applique ensuite.
Les conditions générales de vente seront mises à jour au prochain semestre. D'ici là, cette note prévaut sur elles pour les nouveaux clients.
Consignes
- Téléchargez les trois documents.
- Dans votre outil, créez un projet et déposez-y les trois documents (chemins ci-dessous, outil par outil).
- Ajoutez une consigne au projet : « Réponds seulement à partir des documents du projet. Cite le document et l'article dont vient chaque réponse. Si la réponse n'y est pas, dis-le. »
- Posez les cinq questions, chacune dans une conversation neuve, pour qu'une réponse ne pèse pas sur la suivante :
- Quel délai de paiement accorde-t-on à un client existant ?
- Quel délai de paiement accorde-t-on à un nouveau client ?
- Que doit faire un nouveau client avant sa première commande ?
- En plus des pénalités, combien facture-t-on à un client qui paie en retard ?
- Quel est le délai de livraison d'une commande ?
- Avant la question b, notez la réponse que vous attendez : les documents en donnent deux.
- Pour chaque réponse, notez si elle est juste, et si elle cite le bon document.
Créez un bloc-notes et ajoutez les trois fichiers comme références, depuis l'ordinateur ou depuis OneDrive.
Microsoft Copilot (m365.cloud.microsoft)Blocs-notesTous les blocs-notesNouveau bloc-notesnomAjouter des référencesEn anglais : Microsoft Copilot (m365.cloud.microsoft) › Notebooks › All notebooks › New notebook › name › Add referencesLes références s'ajoutent par recherche (sites et dossiers SharePoint compris), envoi, lien ou OneDrive.
Créez un notebook et importez les trois fichiers.
notebook.google.comCréer un notebookImporter une sourceimporter, Drive, Web ou rechercheEn anglais : notebook.google.com › Create new notebook › Upload a source › upload, Drive, web or search
Créez un projet et ajoutez les trois fichiers à ses sources.
ChatGPTBarre latéraleNouveau projetnomajouter des fichiers aux sourcesParamètres du projetEn anglais : ChatGPT › Sidebar › New project › name › add files to project sources › Project settingsLes instructions du projet se règlent dans « Paramètres du projet ».
Créez un projet et ajoutez les trois fichiers à sa base de connaissances.
claude.ai/projectsNouveau projetnom, descriptionBase de connaissances+En anglais : claude.ai/projects › New Project › name, description › Project knowledge › +En Team et Enterprise, la visibilité du projet se choisit à la création.
Critères de réussite
Cinq réponses justes et sourcées : l'outil tient ce genre de documents. Une seule fausse suffit pour ne pas lui confier les vôtres sans correction.
Indications
La question b ne donne que 45 jours
CauseL'assistant a trouvé les conditions générales et pas la note, ou il a préféré le document le plus long.
À faireAjoutez à la consigne : « Quand deux documents se contredisent, donne les deux, avec leur date, et dis lequel s'applique. »
La question d ne trouve pas les 40 euros
CauseLe tableau de l'article 7 est mal lu : certains outils lisent mal les tableaux d'un document.
À faireRéécrivez le tableau en phrases dans le document, et déposez la nouvelle version.
La question e donne un nombre de jours
CauseL'assistant complète avec ce qu'il sait du monde, faute de consigne, ou malgré elle.
À faireVérifiez que la consigne du projet est bien enregistrée, puis reposez la question dans une conversation neuve.
Aucune réponse ne cite de document
CauseL'outil répond sans citer, ou la consigne ne le demande pas.
À faireDemandez la citation dans la consigne ; si l'outil n'en donne toujours pas, il ne convient pas pour des documents dont on doit vérifier la source.
Correction commentée
Ouvrir la correction
| Question | Réponse attendue | Ce qu'elle vérifie |
|---|---|---|
| a. Client existant | 45 jours fin de mois à compter de la date de facture (conditions générales, article 6) | Une règle simple, écrite en une phrase : le minimum à réussir. |
| b. Nouveau client | 30 jours à compter de la date de facture, pendant les six premiers mois (note du 12 mars 2026), puis le délai des conditions générales | Deux documents qui se contredisent. La bonne réponse dit lequel prévaut, et pourquoi : la note le dit elle-même. C'est le piège le plus fréquent dans une vraie base de documents. |
| c. Avant la première commande | Remplir la fiche d'ouverture de compte (procédure, étape 2) | Retrouver une étape dans une procédure. |
| d. Retard de paiement | 40 euros par facture, l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (conditions générales, article 7) | Lire une valeur dans un tableau. |
| e. Délai de livraison | Les documents ne donnent pas de délai chiffré : il est indiqué sur l'accusé de réception de commande (conditions générales, article 4) | Savoir dire que la réponse n'est pas dans les documents. Un nombre de jours, même plausible, est inventé. |
Extensions
- La mise à jour : changez 30 jours en 20 dans la note, enregistrez, et reposez la question b. Un bloc-notes Copilot et Gemini Notebook suivent les fichiers ; un projet ChatGPT ou Perplexity garde la copie déposée, qu'il faut remplacer.
- Un deuxième outil : refaites l'atelier dans un autre outil, avec les mêmes questions, et comparez les deux grilles.
- Vos documents : prenez trois documents de l'entreprise que vous connaissez bien, écrivez cinq questions sur le même modèle (une règle, une contradiction, une étape, un tableau, une réponse absente), et refaites la grille.
Lectures suivantes
Atelier : interroger vos documents sans programmer
L'IA sur vos documents · étape 6 sur 8
Limites et sources
Cet atelier essaie un outil sur trois documents courts. Il ne mesure pas ce que l'outil fait sur des centaines de documents, où la recherche des passages compte davantage.
Les chemins de chaque outil sont relevés le 7 octobre 2026 sur les pages d'aide des éditeurs ; ils changent avec les interfaces.
- Les chemins et les limites de chaque outil :
apprendre/donnees/reglages.jsonetdocuments-outils.json, avec leur source. - Les formats acceptés par chaque outil : pages d'aide de Microsoft, Google, OpenAI, Anthropic, Mistral et Perplexity, relevées le 7 octobre 2026 (
apprendre/recherches/2026-10-07-preparer-documents.json). - Les documents de l'atelier, en Markdown, sont la source des fichiers Word :
apprendre/pages/documents/atelier-documents/fichiers/.
Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence CC BY 4.0 : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.
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