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Répondez de tête, puis ouvrez. Projet, RAG ou ajustement du modèle
1Votre équipe a dix procédures de quelques pages. Faut-il un RAG sur mesure ?
Probablement pas : un projet ou un bloc-notes dans l'assistant que vous avez suffit.
2Quand un RAG sur mesure se justifie-t-il ?
Avec beaucoup de documents, des droits d'accès différents selon les personnes, ou du confidentiel à tenir à part.
- Copilot, Gemini, ChatGPT, Claude, Mistral et Perplexity ont tous une fonction pour répondre à partir de vos documents.
- La qualité des réponses tient d'abord aux documents : une seule version de chaque, courte et claire.
- Deux différences comptent entre les outils : le document se met-il à jour, et chacun ne voit-il que ce qu'il a le droit de lire ?
- Testez avec cinq questions dont vous connaissez la réponse avant de partager.
- Au-delà de quelques centaines de documents, ou avec des droits différents selon les personnes, il faut un RAG sur mesure.
Prérequis
Les fonctions de chaque éditeur pour répondre à partir de vos documents, et leurs conditions en octobre 2026. Toutes fonctionnent selon le même principe, expliqué dans la page du RAG : l'outil cherche les passages utiles dans vos documents, puis répond en les citant.
FavorableÀ savoir
- Le bon outil est souvent celui que vous avez : vos documents sont déjà dans SharePoint, Google Drive ou ailleurs, et vos droits d'accès y sont réglés.
- Une offre d'équipe : sur une offre personnelle, vos documents peuvent servir à entraîner les modèles, selon l'éditeur.
- Une personne qui tient les documents à jour, et qui saura répondre quand l'assistant se trompe.
Étapes
Préparer les documents
Ce qu'on fait : une seule version de chaque document, celle qui fait foi ; les anciennes archivées ou supprimées. Des documents ciblés : Microsoft conseille moins de 36 000 caractères par fichier, soit 15 à 20 pages, et de découper les longs documents, parce qu'un modèle prête moins d'attention au milieu. Du texte plutôt que des tableaux complexes ; rien d'important dans une image, que la plupart des outils ignorent. Pour aller plus loin : une base de fiches pour l'assistant.
À vérifier : qu'aucun document confidentiel n'est dans le lot, sauf si l'outil respecte les droits de chacun.
Choisir l'outil
Ce qu'on fait : d'après le tableau : où sont vos documents, combien ils sont, s'ils changent souvent, qui doit y avoir accès.
À vérifier : la colonne « Mise à jour » : dans un projet ChatGPT ou Perplexity, un fichier ajouté est une copie qu'il faudra remplacer à chaque changement.
Créer l'assistant et ajouter les documents
Ce qu'on fait : le chemin de votre outil est dans les variantes, en bas de page.
À vérifier : que tous les documents ont bien été lus : posez une question sur le dernier ajouté.
Écrire les consignes
Ce qu'on fait : quelques lignes : à qui l'assistant répond, sur quel sujet, qu'il cite le document d'où vient la réponse, et qu'il dise quand la réponse n'y est pas.
À vérifier : la consigne « dire quand la réponse n'est pas dans les documents » : c'est elle qui évite l'invention.
Tester avec cinq questions
Ce qu'on fait : cinq questions dont vous connaissez la réponse, dont une qui n'est dans aucun document. Pour le faire pas à pas : atelier : interroger vos documents sans programmer.
À vérifier : que chaque réponse cite le bon passage, et que la question sans réponse reçoit un refus.
Partager
Ce qu'on fait : l'assistant ouvert à l'équipe, avec les droits de chacun : en lecture pour la plupart, en modification pour qui tient les documents.
À vérifier : ce que voient les autres : dans un projet ChatGPT, tous les membres voient et téléchargent les fichiers ; un Gem partagé montre ses consignes et ses fichiers.
Tenir à jour
Ce qu'on fait : une date de revue, et une personne qui remplace les documents changés.
À vérifier : les copies : un document mis à jour dans SharePoint ou Drive ne l'est pas toujours dans l'assistant.
Un exemple, sur des conditions générales fabriquées pour la page.
Exemple fabriqué. Les références renvoient au passage cité : c'est là que la réponse se vérifie.
Réalisation
Une base de savoir que l'assistant consulte avant de répondre
Quand les documents dépassent ce qu'un projet peut tenir, et qu'il faut des droits par personne. La méthode du cabinet a été écrite en fiches reliées ; un connecteur hébergé en France les sert à toute l'équipe, qui pose ses questions en français ; la réponse cite les fiches dont elle vient, et les fiches confidentielles sont écartées avant toute réponse.
Contrôle du résultat
Problèmes fréquents
La réponse oublie une information qui est dans le document
CauseLe document est long : un modèle prête moins d'attention au milieu ; ou l'outil n'a retenu que les passages les plus proches de la question.
À faireDécouper le document par sujet ; poser la question avec les mots du document.
La réponse cite une ancienne version
CauseDeux versions du même document sont dans l'assistant, ou la copie n'a pas été remplacée.
À faireNe garder que la version qui fait foi ; dans ChatGPT et Perplexity, remplacer le fichier à chaque changement.
L'assistant ignore un tableau ou un schéma
CauseLa plupart des outils ne lisent que le texte ; les images incorporées sont ignorées, et les tableaux complexes mal lus.
À faireÉcrire en texte ce que dit le tableau ou le schéma.
L'assistant ne trouve pas un document par son nom
CauseLes questions sur les noms de fichiers ou le nombre de documents d'un dossier sont mal servies.
À fairePoser la question sur le contenu, pas sur le fichier.
Un PDF numérisé ne donne rien
CauseLe document est une image, sans texte reconnu.
À faireLe passer d'abord dans un outil de reconnaissance de texte, ou en demander une version numérique.
Retour en arrière
- Retirer un document : le supprimer des sources de l'assistant ; dans Gemini Notebook, retirer le droit de lecture sur Drive le rend aussi inaccessible.
- Arrêter le partage : retirer les personnes, ou repasser l'assistant en privé.
- Supprimer l'assistant : attention, un bloc-notes Copilot supprimé est perdu, sans corbeille.
Variantes par outil
Un bloc-notes Copilot rassemble des fichiers, des pages et des dossiers SharePoint ; Copilot répond à partir d'eux seulement, et suit les fichiers quand ils changent. Pour toute une bibliothèque de documents, un agent SharePoint s'ouvre depuis la bibliothèque. Mise en place de l'outil : Microsoft 365 Copilot : mise en place.
Microsoft Copilot (m365.cloud.microsoft)Blocs-notesTous les blocs-notesNouveau bloc-notesnomAjouter des référencesEn anglais : Microsoft Copilot (m365.cloud.microsoft) › Notebooks › All notebooks › New notebook › name › Add referencesLes références s'ajoutent par recherche (sites et dossiers SharePoint compris), envoi, lien ou OneDrive.
Gemini Notebook, l'ancien NotebookLM, répond avec des citations, et resynchronise les fichiers Drive toutes les quelques minutes. Un Gem convient pour un assistant de tous les jours avec quelques fichiers de référence. Mise en place de l'outil : Gemini pour Google Workspace : mise en place.
notebook.google.comCréer un notebookImporter une sourceimporter, Drive, Web ou rechercheEn anglais : notebook.google.com › Create new notebook › Upload a source › upload, Drive, web or search
Un projet réunit des fichiers, des consignes et les conversations ; quarante fichiers en Business. Les fichiers sont des copies : un lien Google Drive ajouté au projet ne se synchronise pas. Les GPT personnalisés sont en voie de retrait, au profit des Plugins. Mise en place de l'outil : ChatGPT Business et Enterprise : mise en place.
ChatGPTBarre latéraleNouveau projetnomajouter des fichiers aux sourcesParamètres du projetEn anglais : ChatGPT › Sidebar › New project › name › add files to project sources › Project settingsLes instructions du projet se règlent dans « Paramètres du projet ».
Un projet réunit une base de connaissances et des consignes. Sur les offres payantes, quand la base dépasse ce que le modèle lit d'un coup, Claude passe à une recherche dans les documents, jusqu'à dix fois plus de contenu. Les Google Docs se synchronisent depuis Drive, dans un projet privé. Mise en place de l'outil : Claude Team et Enterprise : mise en place.
claude.ai/projectsNouveau projetnom, descriptionBase de connaissances+En anglais : claude.ai/projects › New Project › name, description › Project knowledge › +En Team et Enterprise, la visibilité du projet se choisit à la création.
Une bibliothèque, l'ancienne fonction de Le Chat, rassemble des documents et des pages web, hébergés dans le nuage européen de Mistral ; les réponses ont des renvois numérotés vers les passages. Mise en place de l'outil : Le Chat de Mistral pour une équipe : mise en place.
Mistral VibeBibliothèquesNouvelle bibliothèquenomImporterEn anglais : Mistral Vibe › Libraries › New Library › name › UploadDans une conversation : « + » › Bibliothèques, pour s'en servir.
Un projet, l'ancien Space, tient jusqu'à 5 000 fichiers. Les fichiers importés depuis Drive ou SharePoint sont des copies, qui ne suivent pas l'original. Mise en place de l'outil : Perplexity Enterprise Pro : mise en place.
PerplexityProjectsNew projecttitle, description, instructionsLibellés de l'interface en anglais : l'éditeur n'en publie pas de version française.
Vérification
1ComprendreVous mettez à jour vos conditions générales dans SharePoint. L'assistant répondra-t-il avec la nouvelle version ?
Cela dépend de l'outil : un bloc-notes Copilot suit les fichiers, Gemini Notebook resynchronise Drive ; un projet ChatGPT ou Perplexity garde la copie ajoutée, qu'il faut remplacer.
2ComprendrePourquoi demander à l'assistant de dire quand la réponse n'est pas dans les documents ?
Pour qu'il refuse au lieu d'écrire une réponse plausible tirée de ce qu'il sait du monde.
3AppliquerVos documents tiennent sur Google Drive, et toute l'équipe a le droit de les lire. Quel outil essayer d'abord ?
Gemini Notebook, l'ancien NotebookLM : il est compris dans les éditions Business, cite ses sources et resynchronise les fichiers Drive.
Lectures suivantes
Un assistant sur vos documents avec vos outils actuels
L'IA sur vos documents · étape 4 sur 8
Les pages qui renvoient ici
Limites et sources
Cette page couvre les fonctions des assistants du marché. Pour beaucoup de documents, des droits par personne ou du confidentiel à tenir à part, il faut un RAG sur mesure.
Les limites changent souvent : elles sont relevées sur les pages d'aide des éditeurs le 7 octobre 2026, et la source de chaque case est au bout. Le nombre de fichiers d'un Gem, et la mise à jour des agents SharePoint et des bibliothèques Mistral, ne sont pas publiés clairement.
- Microsoft : Copilot Notebooks ; agents dans SharePoint.
- Google : Gemini Notebook ; Gems.
- OpenAI : Projects in ChatGPT.
- Anthropic : Projects ; RAG for projects.
- Mistral : Libraries. Perplexity : Projects.
- Réalisation R2 : inventaire des réalisations de Meridal, client non nommé.
Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence CC BY 4.0 : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.
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