Gemini pour Google Workspace : mise en place

Nom de l'outil

Trois produits sous le même nom : Gemini dans les applications Workspace, le panneau latéral de Gmail, Docs, Sheets et Meet ; l'application Gemini, sur gemini.google.com ; et Gemini Notebook, le carnet de sources, nommé NotebookLM jusqu'en juillet 2026 : sa page.

Offres

• Business Starter, 6,80 € HT par personne et par mois à l'année : Gemini dans Gmail et l'application Gemini, avec un accès de base et une fenêtre de 32 000 tokens.
• Business Standard, 13,60 € HT : Gemini dans Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet, Gemini Notebook ; jusqu'à 25 demandes au modèle Pro toutes les 4 heures, une fenêtre d'un million de tokens.
• Business Plus, 21,10 € HT : le même accès à Gemini, avec Vault en plus.
• Jusqu'à 300 personnes ; au-delà, les offres Enterprise, sur devis. Essai gratuit de 14 jours.

Conditions techniques

• Des utilisateurs de 18 ans et plus.
• Le français est pris en charge pour la rédaction dans Gmail et Docs, le panneau latéral, la fonction IA de Sheets, l'application Gemini et Gemini Notebook ; la recherche en langage naturel de Gmail et les réponses suggérées restent en anglais.

Rôles

• Un super administrateur, pour la valeur par défaut des fonctionnalités intelligentes.
• Un administrateur avec le droit sur les paramètres Gemini, pour tout le reste.

Chemins relevés le 8 octobre 2026 sur l'aide de Google, dans la console d'administration Google sauf mention contraire ; la plupart des changements prennent quelques minutes, certains jusqu'à 24 heures.

Activation

1. Vérifier que l'application Gemini est active pour l'équipe

   Console d'administrationMenuIA générativeApplication GeminiÉtat du serviceActivé pour tous / Désactivé pour tousunité organisationnelle ou groupeEnregistrerEn anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini app › Service status › On for everyone / Off for everyone › organizational unit or group › SaveJusqu'à 24 heures pour s'appliquer.

   Ce que vous voyez : Activé pour tous : c'est la valeur par défaut, pour les utilisateurs de 18 ans et plus qui ont une licence.

2. Ne pas ouvrir l'application aux comptes sans licence éligible

   Console d'administrationMenuIA générativeApplication GeminiAccès des utilisateursAutoriser tous les utilisateurs à accéder à l'application Gemini, quelle que soit leur licenceEnregistrerEn anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini app › User access › Allow all users to access the Gemini app, regardless of license › SaveUn utilisateur sans licence éligible relève des conditions grand public de Google.

   Ce que vous voyez : La case décochée.

Réglages avant le premier usage

3. Activer les fonctionnalités intelligentes pour l'organisation

   Console d'administrationMenuCompteParamètres du compteFonctionnalités intelligentes pour Google WorkspaceNe pas définir de règle par défaut / Définir une règle par défautEnregistrerEn anglais : Admin console › Menu › Account › Account settings › Smart features for Google Workspace › Don't set a default experience / Set a default › SaveNécessaires à Gemini dans les applications Workspace.

   Ce que vous voyez : Le choix « Activé » comme valeur par défaut. Sans cela, en France, Gemini ne répond pas dans Gmail ni dans Docs.

   À vérifier : Chaque utilisateur peut encore les désactiver : le dire à l'équipe.

4. Demander à chacun de vérifier les deux réglages de son côté

   GmailParamètresVoir tous les paramètresGénéralFonctionnalités intelligentes dans Google WorkspaceGérer les paramètres des fonctionnalités intelligentes WorkspaceFonctionnalités intelligentes dans Google WorkspaceEnregistrerEn anglais : Gmail › Settings › See all settings › General › Google Workspace smart features › Manage Workspace smart feature settings › Smart features in Google Workspace › Save

   GmailParamètresVoir tous les paramètresGénéralFonctionnalités intelligentesActiver les fonctionnalités intelligentes dans Gmail, Chat et MeetEn anglais : Gmail › Settings › See all settings › General › Smart features › Turn on smart features in Gmail, Chat, and Meet

   Ce que vous voyez : Les deux cases cochées.

5. Fixer la conservation de l'historique de l'application Gemini

   Console d'administrationMenuIA générativeApplication GeminiHistorique des conversations GeminiActiver l'historique des conversations GeminiConservation des conversations : 3, 18 ou 36 moisEnregistrerEn anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini app › Gemini conversation history › Enable Gemini conversation history › Conversation retention: 3, 18, or 36 months › SaveJusqu'à 72 heures pour s'appliquer ; sans historique, les applications Workspace ne fonctionnent plus dans Gemini.

   Ce que vous voyez : 18 mois par défaut ; 3 ou 36 mois possibles.

6. Fixer la suppression automatique des conversations de Gemini dans les applications

   Console d'administrationMenuIA générativeGemini pour WorkspaceHistorique des conversations et suppressionSuppression automatiqueAutoriser les utilisateurs à choisir leur propre paramètre / Supprimer après 90, 540 ou 1 080 jours / Ne pas supprimer automatiquementEnregistrerEn anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini for Workspace › Conversation history & deletion › Auto-deletion › Let users choose their own setting / Delete after 90, 540 or 1080 days / Don't automatically delete › Save

   Ce que vous voyez : 90, 540 ou 1 080 jours après le dernier échange ; sans réglage, elles sont gardées sans limite.

7. Choisir ce que Gemini peut consulter

   Console d'administrationMenuIA générativeGemini pour WorkspaceWorkspace Intelligenceunité organisationnelle ou groupeModifier (à côté du service)Activé / DésactivéEnregistrerEn anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini for Workspace › Workspace Intelligence › organizational unit or group › Edit (next to the service) › On / Off › SaveJusqu'à 48 heures pour s'appliquer ; seul moyen, dans les offres Business, de restreindre ce que Gemini consulte.

   Ce que vous voyez : Gmail, Drive et Docs, Agenda, Chat, tous activés par défaut.

   À vérifier : Il ne s'applique ni à l'application Gemini, ni à Gemini Notebook.

8. Décider du partage des Gems

   Console d'administrationMenuIA générativeApplication GeminiPartage de GemAutoriser les utilisateurs à partager des GemsEnregistrerEn anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini app › Gem sharing › Allow users to share Gems › SaveValeur par défaut non publiée.

   À vérifier : Un Gem partagé est rangé dans Drive : les règles de partage de Drive s'y appliquent, partage externe compris.

9. Laisser les fonctionnalités en bêta désactivées

   Console d'administrationMenuIA générativeGemini pour WorkspaceFonctionnalités Gemini bêtaUtilisateurs / Groupes / Unités organisationnellesActivéinstructions à l'écranEn anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini for Workspace › Gemini Beta features › Users / Groups / Organizational units › On › on-screen promptsTout ou rien ; conditions des préversions.

   Ce que vous voyez : Désactivé par défaut ; les activer, c'est tout accepter d'un coup, sous les conditions des préversions.

Mesure

10. Suivre l'adoption

    Console d'administrationMenuIA générativeRapports GeminiUtilisation au niveau de l'organisationUnité organisationnelle / Filtre de groupe / 7, 28 ou 90 derniers joursTéléchargerEn anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini reports › Org-level usage › Organizational unit / Group filter / Last 7, 28 or 90 days › Download

    Console d'administrationMenuIA générativeRapports GeminiUtilisation au niveau de l'utilisateurTélécharger le tableau / Télécharger les statistiques d'utilisationEn anglais : Admin console › Menu › Generative AI › Gemini reports › User-level usage › Download table / Download usage counts › Upgrade users

    Ce que vous voyez : Les 28 derniers jours par défaut ; les données arrivent avec 2 à 3 jours de retard ; chaque personne classée en usage fort, moyen, faible ou nul.

• Un utilisateur voit « Demander à Gemini » en haut à droite de Gmail et de Docssinon, ses fonctionnalités intelligentes sont désactivées
• Sur gemini.google.com, l'utilisateur voit son niveau d'accès en haut de la pagePro, Expanded ou Ultra
• L'historique et la suppression automatique ont la durée décidée
• Les sources de Workspace Intelligence correspondent à ce que vous voulez que Gemini lise
• Le rapport d'adoption montre des utilisateurs actifs après quelques joursles données arrivent avec 2 à 3 jours de retard

• Couper l'application Gemini : MenuIA générativeApplication GeminiÉtat du serviceActivé pour tous / Désactivé pour tousunité organisationnelle ou groupeEnregistrer, « Désactivé pour tous », jusqu'à 24 heures.
• Restreindre ce que lit Gemini : désactiver une source dans Workspace Intelligence, jusqu'à 48 heures.
• Ce qui reste : les conversations déjà faites avec des applications connectées restent visibles ; les Gems déjà partagés restent accessibles depuis Drive.