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Répondez de tête, puis ouvrez. Données confiées à une IA
1Une offre d'équipe et un compte personnel du même assistant traitent-ils vos données de la même façon ?
Non. Les offres d'équipe s'engagent par contrat à ne pas entraîner leurs modèles sur vos échanges ; la plupart des comptes personnels le font par défaut, sauf si l'utilisateur le refuse.
2Un salarié colle un contrat client dans un assistant. Qu'est-ce qui décide de ce que devient ce texte ?
L'offre et ses réglages : entraînement, durée de conservation, lieu de stockage, partage. Le texte a quitté l'entreprise dès l'envoi ; les réglages décident du reste.
- Une offre d'équipe s'engage à ne pas entraîner ses modèles sur vos échanges ; la plupart des comptes personnels le font par défaut, sauf si le salarié le refuse.
- Un salarié qui se sert de son compte personnel pour le travail fait passer vos données sous les règles grand public : c'est le premier point à vérifier.
- Le pouce levé ou baissé sous une réponse peut envoyer la conversation entière à l'éditeur, gardée parfois des années, même dans une offre d'équipe.
- Conservation, mémoire et partage par lien sont souvent ouverts par défaut ; chaque réglage se change à un endroit précis, donné ci-dessous.
- Refaites la vérification chaque trimestre : les éditeurs changent leurs valeurs par défaut, comme Microsoft l'a fait en juillet 2026.
Usage
- Qui : le dirigeant, ou la personne qui tient l'informatique.
- Quand : avant de donner un outil à l'équipe ; dès qu'un salarié se sert d'un compte personnel pour le travail ; chaque trimestre, parce que les valeurs par défaut changent.
- Comment : lire la synthèse, cocher la liste de contrôle, puis ouvrir l'onglet de chaque outil utilisé et faire les réglages marqués « à changer ».
Synthèse
Ce que fait chaque assistant de vos échanges, par défaut, selon l'offre. Relevé le 7 octobre 2026 sur les pages des éditeurs ; la source de chaque case est au bout.
Réglage sûr par défautÀ régler ou à savoirNon publié ou contradictoire
- Entraînement : l'éditeur se sert-il de vos échanges pour améliorer ses modèles ? Vos textes peuvent alors être relus par des personnes et peser sur les réponses données à d'autres.
- Conservation : combien de temps l'éditeur garde vos échanges, et ce qui se passe quand on les supprime.
- Lieu de stockage : le pays où les échanges sont gardés ; certains contrats l'imposent en Europe. Voir l'hébergement en Europe.
- Partage par lien : qui peut lire une conversation partagée.
- Avis envoyé : ce que transmet le pouce levé ou baissé sous une réponse.
Liste de contrôle
Réglages par outil
Un onglet par outil ; dans chacun, les réglages de l'administrateur, puis ceux de chaque salarié. Ouvrez une ligne pour lire ce que fait le réglage et où le changer.
La mise en place complète : Microsoft 365 Copilot : mise en place.
Réglages de l'administrateur
Routage flexible aux heures de pointePar défaut : activé pour les organisations européennes créées après le 25 mars 2026Notre choix : à changerdésactivé, si vos données doivent être traitées en Europe
Aux heures de forte demande, le calcul de la réponse peut se faire aux États-Unis, au Canada ou en Australie. Les données stockées restent en Europe, sauf des données pseudonymisées.
Centre d'administration Microsoft 365CopilotParamètresAfficher toutRoutage Flex pendant les périodes de pointe de chargeEn anglais : Microsoft 365 admin center › Copilot › Settings › View all › Flex routing during peak load periodsPour une organisation plus ancienne, Microsoft demande de vérifier la valeur.
Modèles exploités par OpenAIPar défaut : tous les utilisateurs, depuis le 24 juillet 2026Notre choix : à décideren connaissance de cause
OpenAI agit comme sous-traitant de Microsoft, sous les mêmes engagements ; il garde un identifiant pseudonyme de l'utilisateur aux États-Unis. « Aucun utilisateur » les ferme.
Centre d'administration Microsoft 365CopilotParamètresAfficher toutFournisseurs d'IA opérant en tant que sous-traitants MicrosoftOpenAIEn anglais : Microsoft 365 admin center › Copilot › Settings › View all › AI providers operating as Microsoft subprocessors › OpenAILa documentation française écrit aussi « agissant » ou « fonctionnant » en tant que sous-traitants.
Copilot dans Word, Excel et PowerPoint avec les modèles d'AnthropicPar défaut : activé pour les organisations européennes créées après le 25 mars 2026Notre choix : à changerdésactivé, si vos données doivent être traitées en Europe
Fait des modèles d'Anthropic les modèles par défaut de Copilot dans Word, Excel et PowerPoint ; le traitement se fait alors hors de la frontière de données européenne de Microsoft.
Centre d'administration Microsoft 365CopilotParamètresAfficher toutFournisseurs d'IA opérant en tant que sous-traitants MicrosoftEn anglais : Microsoft 365 admin center › Copilot › Settings › View all › AI providers operating as Microsoft subprocessors
Journaux et exemples de contenu joints aux commentairesPar défaut : permis, tant que la stratégie n'est pas configuréeNotre choix : à changerdésactivé
Les journaux et exemples de contenu joints à un commentaire peuvent contenir les demandes et les réponses de Copilot ; Microsoft les lit pour améliorer ses produits.
Service de stratégie cloud pour Microsoft 365Rechercher « commentaires »Autoriser les utilisateurs à inclure des fichiers journaux et des exemples de contenu pertinents lorsque des commentaires sont envoyés à MicrosoftEn anglais : Cloud Policy service for Microsoft 365 › Search “feedback” › Allow users to include log files and relevant content samples when feedback is submitted to Microsoft
Rétention des échanges avec CopilotPar défaut : aucune stratégieNotre choix : à changerune durée, alignée sur celle des courriels
Les échanges sont gardés dans la boîte de chaque utilisateur ; sans stratégie de rétention, Microsoft ne publie pas combien de temps ils restent.
Portail Microsoft PurviewSolutionsGestion du cycle de vie des donnéesStratégiesStratégies de rétentionNouvelle stratégie de rétentionMicrosoft Copilot expériencesEn anglais : Microsoft Purview portal › Solutions › Data Lifecycle Management › Policies › Retention policies › New retention policy › Microsoft Copilot experiencesCertaines pages françaises écrivent « Stratégies de conservation ».
Accès des utilisateurs aux agentsPar défaut : tous les utilisateursNotre choix : à changerquelques personnes au début
Réglages de chaque salarié
Mémoire de CopilotPar défaut : activéeNotre choix : à déciderchacun la règle
Copilot retient des préférences et des faits tirés des conversations. Microsoft ne documente aucun réglage pour l'éteindre dans le centre d'administration : chaque salarié le fait.
Copilot ChatParamètres et plusParamètres de ChatPersonnalisationSouvenirs enregistrésEn anglais : Copilot Chat › Settings and more › Chat settings › Personalization › Saved memories
Historique d'activité CopilotPar défaut : non publiéNotre choix : à laisseret savoir s'en servir
Efface l'historique Copilot de toutes les applications d'un coup ; les fichiers créés avec Copilot restent.
Mon compte (myaccount.microsoft.com)Data and PrivacyData optionsHistorique des activités CopilotSupprimerEn anglais : My Account (myaccount.microsoft.com) › Data and Privacy › Data options › Copilot activity history › DeleteDeux intitulés de Mon compte ne sont pas traduits dans la documentation française.
La mise en place complète : Gemini pour Google Workspace : mise en place.
Réglages de l'administrateur
Suppression automatique de l'historique dans Gmail, Docs et SheetsPar défaut : pas de suppression automatiqueNotre choix : à changerune durée de suppression automatique
Dans Gmail, Docs et Sheets, l'historique des échanges avec Gemini est gardé sans limite tant que l'administrateur ne fixe pas de suppression : après 90, 540 ou 1 080 jours.
Console d'administration GoogleMenuIA générativeGemini pour WorkspaceHistorique des conversations et suppressionSuppression automatiqueEn anglais : Google Admin console › Menu › Generative AI › Gemini for Workspace › Conversation history and deletion › Automatic deletion
Historique des conversations de l'application GeminiPar défaut : activé, 18 mois (3, 18 ou 36 mois, ou désactivé)Notre choix : à déciderla durée la plus courte qui suffit à l'équipe
L'historique de l'application Gemini est gardé 18 mois par défaut ; l'administrateur choisit 3, 18 ou 36 mois, ou le désactive. Les salariés ne peuvent pas le changer eux-mêmes.
Console d'administration GoogleMenuIA générativeApplication GeminiHistorique des conversations GeminiEn anglais : Google Admin console › Menu › Generative AI › Gemini app › Gemini conversation history
Régions de donnéesPar défaut : aucune préférenceNotre choix : à changerEurope, si votre édition le permet
Business Standard et Business Plus gardent alors les données au repos en Europe, échanges avec Gemini compris ; le traitement en Europe demande Enterprise Plus.
Console d'administration GoogleMenuDonnéesConformitéRégions de donnéesEn anglais : Google Admin console › Menu › Data › Compliance › Data regionsInclus dans Business Standard et Business Plus pour les données au repos.
Accès à l'application Gemini sans licence éligiblePar défaut : non publiéNotre choix : à laisserdécoché
Cocher l'accès « quelle que soit leur licence » ouvre l'application Gemini aux utilisateurs sans licence éligible, sous les conditions grand public de Google : leurs échanges peuvent alors être relus.
Console d'administration GoogleMenuIA générativeApplication GeminiAccès des utilisateursEn anglais : Google Admin console › Menu › Generative AI › Gemini app › User accessUn utilisateur sans licence éligible relève alors des conditions grand public de Google : ses échanges peuvent être relus.
Prise de notes automatique dans MeetPar défaut : activée depuis le 21 septembre 2026 pour les réunions programmées d'au moins trois invités (Business Standard et Plus)Notre choix : à déciderà décider, et à annoncer à l'équipe
Depuis le 21 septembre 2026, avec Business Standard et Business Plus, Gemini prend des notes automatiquement dans les réunions programmées d'au moins trois invités.
Console d'administration GoogleMenuApplicationsGoogle WorkspaceGoogle MeetParamètres GeminiPrise de notes automatiqueEn anglais : Google Admin console › Menu › Apps › Google Workspace › Google Meet › Gemini settings › Automatic note-taking
Partage des conversations Gemini par lienPar défaut : lien public désactivé ; partage par Drive activéNotre choix : à laisserlien public désactivé
Fonctionnalités intelligentes de Google WorkspacePar défaut : désactivées par défaut dans l'Espace économique européenNotre choix : à déciderselon l'usage de Gemini dans les applications
Désactivées par défaut dans l'Espace économique européen ; Gemini dans Gmail, Docs et Sheets en a besoin.
Console d'administration GoogleMenuCompteParamètres du compteFonctionnalités intelligentes pour Google WorkspaceEn anglais : Google Admin console › Menu › Account › Account settings › Smart features for Google WorkspaceGemini dans Gmail, Docs et Sheets en a besoin.
Réglages d'un compte Google personnel
Conserver l'activitéPar défaut : activéNotre choix : à changerdésactivé
Tant qu'il est activé, les échanges servent à améliorer les modèles de Google et une partie est relue par des personnes ; un échange relu est gardé jusqu'à trois ans, même effacé. Désactivé, les échanges sont gardés 72 heures.
myactivity.google.comActivité dans les applications GeminiConserver l'activitéEn anglais : myactivity.google.com › Gemini Apps Activity › Keep Activity
La mise en place complète : ChatGPT Business et Enterprise : mise en place.
Réglages de l'administrateur
Applications connectées de l'espacePar défaut : activées en Business ; la plupart désactivées en EnterpriseNotre choix : à changern'activer que les applications utiles
En Business, les applications connectées (Google Drive, SharePoint, Slack et d'autres) sont activées par défaut ; chaque salarié s'y connecte ensuite avec son compte, et ChatGPT respecte ses droits.
Console d'administration de ChatGPT (admin.openai.com)PluginsLibellés de l'interface en anglais : l'éditeur n'en publie pas de version française.
Partage des conversations dans l'espacePar défaut : non publiéNotre choix : à changerdans l'espace seulement
Réglage d'Enterprise. En Business, les liens partagés ne se lisent que dans l'espace, mais ne se désactivent pas.
ChatGPTWorkspace settingsPermissions & rolesShare chats and scheduled tasks in the workspaceLibellés de l'interface en anglais : l'éditeur n'en publie pas de version française.Réglage d'Enterprise seulement : en Business, les liens partagés ne se désactivent pas.
Région de résidence des donnéesPar défaut : non publiéNotre choix : à déciderEurope, à demander à la création de l'espace
La résidence européenne est offerte aux nouveaux espaces Enterprise, sans supplément ; Business n'y a pas droit. Les données passées par les applications connectées et la recherche web peuvent sortir de la région.
ChatGPTWorkspace settingsGeneralData Residency RegionLibellés de l'interface en anglais : l'éditeur n'en publie pas de version française.Lecture seule : la région se choisit à la création de l'espace, avec OpenAI.
Réglages d'un compte personnel
Améliorer le modèle pour tousPar défaut : activéNotre choix : à changerdésactivé
Activé par défaut sur Free, Go, Plus et Pro. Le refus vaut pour les nouvelles conversations ; un avis envoyé rend la conversation entière utilisable malgré tout.
ChatGPTParamètresContrôles des donnéesAméliorer le modèle pour tousEn anglais : ChatGPT › Settings › Data controls › Improve the model for everyone
Liens partagésPar défaut : non publiéNotre choix : à revoirles liens existants
MémoirePar défaut : non publiéNotre choix : à déciderchacun la règle
Discussion temporairePar défaut : non publiéNotre choix : à laisserpour les échanges sensibles
Une discussion temporaire n'entre ni dans l'historique, ni dans la mémoire, ni dans l'entraînement ; une copie est gardée jusqu'à 30 jours pour la sécurité.
ChatGPTNouvelle discussionTemporaireEn anglais : ChatGPT › New chat › TemporaryNi historique, ni mémoire, ni entraînement ; une copie gardée jusqu'à 30 jours pour la sécurité.
La mise en place complète : Claude Team et Enterprise : mise en place.
Réglages de l'administrateur
Avis des membres sur les réponsesPar défaut : non publiéNotre choix : à changerdésactivé
Un avis envoie la conversation entière à Anthropic, gardée jusqu'à cinq ans et utilisable pour l'entraînement, même en offre d'équipe.
ClaudeOrganization settingsData and PrivacyRate chatsLibellés de l'interface en anglais : l'éditeur n'en publie pas de version française.Un avis envoie la conversation entière à Anthropic, gardée jusqu'à 5 ans.
Partage des projetsPar défaut : activé, projets ouverts à toute l'organisation comprisNotre choix : à déciderselon vos projets
Connecteurs de l'organisationPar défaut : aucun tant qu'un propriétaire ne l'ajouteNotre choix : à laissern'ajouter que les connecteurs utiles
Durée de conservationPar défaut : sans limite (30 jours au moins si l'on en fixe une)Notre choix : à changerune durée
Réglages d'un compte personnel
Aider à améliorer nos modèles d'IAPar défaut : choisi à l'inscriptionNotre choix : à changerdésactivé
Le choix est demandé à l'inscription. Accepté, les conversations peuvent être gardées jusqu'à cinq ans, anonymisées ; refusé, elles sont effacées 30 jours après suppression.
ClaudeParamètresConfidentialitéAider à améliorer nos modèles d'IAEn anglais : Claude › Settings › Privacy › Help Improve our AI models
Conversations partagéesPar défaut : non publiéNotre choix : à revoirles liens existants
MémoirePar défaut : activée sur Free, Pro et Max ; désactivée pour chaque membre en Team et EnterpriseNotre choix : à déciderchacun la règle
Conversation incognitoPar défaut : non publiéNotre choix : à laisserpour les échanges sensibles
La mise en place complète : Le Chat de Mistral pour une équipe : mise en place.
Réglages de l'administrateur
Entraînement sur vos échangesPar défaut : activé sur Free et Pro ; désactivé en EnterpriseNotre choix : à déciderdésactivé, à vérifier en Team
Désactivé par défaut en Enterprise, activé sur Free et Pro ; pour Team, les pages de Mistral se contredisent. Un avis avec commentaire autorise l'entraînement, quelle que soit l'offre.
Mistral VibeAdmin panelManageVibePrivacyAllow your interactions to be used to train our modelsLibellés de l'interface en anglais : l'éditeur n'en publie pas de version française.
Conservation des conversations d'un espacePar défaut : non publiéNotre choix : à changerune durée
Connecteurs de l'organisationPar défaut : non publiéNotre choix : à déciderespace par espace
Chaque connecteur est autorisé, restreint ou bloqué, par espace de travail. Les données lues par un connecteur ne servent jamais à l'entraînement.
Mistral VibeAdmin PanelAdministrationConnectorsthe connectorPermissionsLibellés de l'interface en anglais : l'éditeur n'en publie pas de version française.
Réglages d'un compte personnel
Partage des données depuis le téléphonePar défaut : non publiéNotre choix : à changerdécoché
Sur téléphone, le refus de l'entraînement se fait dans l'application ; sur le web, c'est le même réglage que celui de l'administrateur, dans le panneau de son compte.
Mistral Vibe (iOS, Android)SettingsAccountData & Account ControlsEnable data sharingLibellés de l'interface en anglais : l'éditeur n'en publie pas de version française.
La mise en place complète : Perplexity Enterprise Pro : mise en place.
Réglages de l'administrateur
Partage public des sessions et des pagesPar défaut : non publiéNotre choix : à changerfermé
Conservation des sessionsPar défaut : non publiéNotre choix : à changerune durée, à partir de 50 postes
Les sessions sont gardées jusqu'à suppression ; une durée fixée les rend inaccessibles dès qu'elles la dépassent, puis les efface sous 7 jours.
PerplexityOrganization SettingsData and privacyData RetentionSet data retention for sessionsLibellés de l'interface en anglais : l'éditeur n'en publie pas de version française.À partir de 50 postes, ou avec un utilisateur Enterprise Max.
Mode incognito imposéPar défaut : non publiéNotre choix : à déciderà décider
Réglages d'un compte personnel
Usage des données pour l'IAPar défaut : activéNotre choix : à changerdésactivé
Activé par défaut sur Free, Pro et Max ; le refus vaut pour la suite, pas pour les données déjà utilisées. Le contenu de la mémoire peut aussi servir tant que le réglage est activé.
PerplexityAccountPreferencesAI data retentionLibellés de l'interface en anglais : l'éditeur n'en publie pas de version française.Une autre page d'aide de Perplexity nomme ce réglage « AI Data Usage ».
Seuils d'alerte
- Des données de clients ou de salariés dans un compte personnel où l'entraînement est activé. Arrêter, désactiver l'entraînement sur ce compte, supprimer les conversations concernées, et passer à l'offre d'équipe.
- Un contrat impose un traitement en Europe, et un réglage l'en fait sortir. Le routage flexible et les modèles d'Anthropic dans Microsoft 365, Claude (stockage aux États-Unis), un compte ChatGPT personnel : couper le réglage, ou changer d'outil pour ces données.
- Des liens publics vers des conversations existent. Les révoquer : un lien reste lisible par quiconque l'a, même s'il n'est pas référencé par les moteurs de recherche.
- Une conservation sans limite sur des données personnelles. Fixer une durée.
- Une offre d'équipe qui prend fin, ou qui repasse en offre individuelle. Les règles grand public s'appliquent alors aux données, comme Perplexity le dit pour ses offres.
- La prise de notes automatique dans Meet s'est activée sans que l'équipe le sache. Google l'a activée par défaut le 21 septembre 2026 pour les réunions d'au moins trois invités, avec Business Standard et Business Plus : informer, et régler.
Pour écrire ces règles une fois pour toute l'équipe : la charte d'usage de l'IA.
Lectures suivantes
Rien avant : c'est un point de départ.
Réglages de confidentialité outil par outil
Équipement d'une PME sur Microsoft 365 · étape 3 sur 7
Limites et sources
Cette page couvre les assistants utilisés par une équipe. Les interfaces de programmation (API) de chaque éditeur ont leurs propres règles, traitées dans les pages de construction. Elle ne remplace pas une analyse juridique : pour le RGPD, le secret professionnel et les contrats de sous-traitance, voir les pages dédiées et votre conseil.
Non publiés par les éditeurs : le lieu de stockage chez Perplexity, et pour les comptes personnels de Claude ; ce que transmettent les avis chez Perplexity ; la valeur par défaut de l'entraînement sur Mistral Vibe Team, sur laquelle les pages de Mistral se contredisent. Les consoles d'administration d'OpenAI, d'Anthropic, de Mistral et de Perplexity n'ont pas de libellés français publiés : la page les donne en anglais.
Chaque case du tableau et chaque chemin portent leur source : la flèche au bout ouvre la page de l'éditeur, et son titre en donne la date. Toutes les sources sont des pages des éditeurs, lues le 7 octobre 2026 : documentation et aide de Microsoft et de Google, centres d'aide et de confidentialité d'OpenAI, d'Anthropic, de Mistral et de Perplexity.
Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence CC BY 4.0 : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.
L'IA pour toute l'équipe
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