Sur cette page
Répondez de tête, puis ouvrez. Réunions, transcriptions et comptes rendus
1Que faut-il dire aux participants avant de transcrire une réunion ?
Ce qui est transcrit, pourquoi, qui recevra le compte rendu, combien de temps il est gardé, et qu'ils peuvent s'y opposer ; dans l'invitation, puis à l'oral au début.
2Pourquoi relire un compte rendu fait par l'IA avant de le diffuser ?
Parce que la transcription se trompe de mots et d'orateurs, et que le résumé peut omettre ou déformer une décision ; une fois diffusé, le compte rendu fait foi.
- Enregistrer sans leur accord des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel est puni d'un an de prison et de 45 000 € d'amende ; l'accord se présume seulement si l'enregistrement se fait au vu et au su de tous, sans opposition.
- Avant d'outiller les réunions des salariés, le CSE est informé et consulté, et les salariés prévenus.
- Les outils n'exigent pas l'accord des participants par défaut, chez Microsoft comme chez Google : c'est un réglage à activer.
- Le compte rendu se relit avant diffusion : Google prévient lui-même qu'il peut être incomplet ou inexact.
- Les enregistrements Teams sont supprimés après 120 jours par défaut ; ce délai se règle, et ne suffit pas pour une obligation légale de conservation.
Prérequis
- L'outil de réunion de l'entreprise, avec la licence qui donne la prise de notes : Copilot ou Teams Premium chez Microsoft, une édition éligible de Workspace chez Google, une offre payante chez Zoom.
- Un administrateur pour les réglages d'accord, de conservation et d'activation par défaut.
- Le CSE, à informer et consulter avant la mise en service.
- Une personne qui relit chaque compte rendu : l'organisateur de la réunion.
Étapes
Avant la première réunion
Écrire la règle la direction
Ce qu'on obtient : quelles réunions on transcrit, lesquelles jamais, qui décide d'activer, qui reçoit le compte rendu, combien de temps on le garde.
Le conseil : aucune analyse des émotions des participants : le règlement européen sur l'IA l'interdit au travail depuis le 2 février 2025.
Informer et consulter la direction
Ce qu'on obtient : le CSE consulté avant la décision ; les salariés prévenus du dispositif, de son but et de leur droit de s'opposer.
Le conseil : aucune information personnelle sur un salarié ne se recueille par un dispositif qu'on ne lui a pas fait connaître.
Régler l'outil l'informatique
Ce qu'on obtient : l'accord des participants exigé avant l'enregistrement ou la transcription ; la durée de conservation ; l'activation automatique décidée, pas subie.
Le conseil : chez Google, la prise de notes s'active d'elle-même depuis le 21 septembre 2026 pour les réunions d'au moins trois invités en Business Standard et Plus ; l'administrateur peut le couper.
Pendant la réunion
Annoncer la prise de notes l'organisateur
Ce qu'on obtient : dans l'invitation, puis à l'oral en ouverture : ce qui est noté, pour qui, combien de temps, et qu'on peut s'y opposer.
Le conseil : consentir à être capté ne vaut pas consentir à l'enregistrement ou à la diffusion, a jugé la Cour de cassation en juin 2026, à propos d'images.
Lancer la prise de notes l'organisateur
Ce qu'on obtient : la transcription ou les notes activées dans l'outil, une fois l'annonce faite.
Le conseil : une seule langue par réunion chez Google ; chez Zoom, la langue des sous-titres doit être la bonne, sinon le résumé sort en anglais.
Noter les décisions à la main l'organisateur ou un participant
Ce qu'on obtient : les décisions et les actions, avec leur responsable et leur date, dites à voix haute avant la fin.
Le conseil : c'est la référence pour relire le résumé ; l'outil peut ne rien produire, par exemple pour une réunion de moins de quinze minutes chez Google.
Après la réunion
Relire le compte rendu l'organisateur
Ce qu'on obtient : chaque décision et chaque action comparées aux notes ; les noms, les chiffres et les dates corrigés.
Le conseil : qu'aucune parole confidentielle, sortie de réunion, n'est restée dans le texte.
Diffuser aux participants l'organisateur
Ce qu'on obtient : le compte rendu relu, envoyé aux participants, et à eux seuls.
Le conseil : chez Zoom, quiconque reçoit le résumé peut l'enregistrer et le partager.
Supprimer à l'échéance l'informatique
Ce qu'on obtient : l'enregistrement et la transcription supprimés à la date fixée par la règle ; le compte rendu relu gardé.
Le conseil : chez Microsoft, la suppression automatique fait gagner de la place mais ne remplace pas une règle de conservation ; il faut Purview pour une obligation légale.
Contrôle du résultat
Problèmes fréquents
Copilot ne répond pas dans la réunion d'un client
CauseCopilot ne fonctionne pas dans une réunion organisée hors de votre organisation.
À fairePrendre ses notes soi-même, ou demander le compte rendu à l'organisateur.
Le résumé est vide ou très pauvre
CauseUne réunion trop courte, ou un problème de connexion.
À faireGoogle le recommande pour des réunions de 15 minutes à 8 heures ; garder les notes prises à la main.
Le résumé est en anglais
CauseUne réunion en plusieurs langues, ou une langue mal réglée.
À faireUne langue par réunion ; chez Zoom, régler la langue des sous-titres.
Retour en arrière
- Arrêter la prise de notes en cours : chez Google, tout participant de l'organisation peut le faire, sauf si les contrôles de l'organisateur le réservent aux hôtes ; chez Zoom, l'hôte et les coorganisateurs.
- Ne rien garder après la réunion : chez Microsoft, le mode de Copilot limité à la réunion n'enregistre pas la parole ; rien n'est disponible ensuite, sauf ce que les règles de conservation Purview gardent des questions posées à Copilot.
- Supprimer un compte rendu diffusé par erreur : le document dans le Drive ou le OneDrive de l'organisateur ; chez Zoom, seul l'hôte peut supprimer le résumé, pas les copies déjà enregistrées.
Variantes par outil
- Copilot dans Teams résume la réunion, qui a dit quoi, propose des actions et répond aux questions ; l'organisateur l'autorise dans les options de la réunion, même sans licence.
- Par défaut, la stratégie de l'administrateur impose une transcription enregistrée pour utiliser Copilot pendant et après la réunion.
- Facilitator prend des notes en direct que tous peuvent compléter ; il demande une licence Copilot et ne marche que dans les réunions planifiées.
- L'accord des participants à l'enregistrement est désactivé par défaut ; activé, il coupe micros et caméras jusqu'à l'accord.
- La prise de notes de Gemini dans Meet fonctionne en français, une langue par réunion, en Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard et Plus.
- Les notes vont dans le Drive de l'organisateur, rattachées à l'événement de l'agenda, en deux onglets : les notes rapides et les notes complètes.
- Activation automatique depuis le 21 septembre 2026 pour les réunions d'au moins trois invités, en Business Standard et Plus ; l'administrateur peut la couper.
- Les preneurs de notes spécialisés ont leurs propres offres : Noota propose une offre gratuite de 300 minutes par mois ; Leexi annonce un hébergement en Europe et la certification ISO 27001.
- Sur mesure : un service de transcription, puis un modèle qui résume ; en français, sur des phrases lues, les meilleurs services se trompent sur 3 à 4 mots sur 100 (la dictée et les assistants vocaux).
D'après les aides de Microsoft, de Google et de Zoom, lues en anglais le 8 octobre 2026 : les réglages sont décrits, pas cités, faute de libellés français relevés. Meridal n'a pas testé ces fonctions pour cette page.
Vérification
1ComprendreQui doit être informé avant d'outiller les réunions de l'entreprise ?
Le CSE, informé et consulté avant la décision ; les salariés, prévenus du dispositif et de son but ; et, à chaque réunion, les participants, dans l'invitation puis à l'oral, avec leur droit de s'opposer.
2ComprendrePourquoi noter les décisions à la main si l'outil fait un compte rendu ?
Parce que le résumé peut omettre ou déformer une décision, ou ne rien produire ; les notes servent de référence pour le relire.
3AppliquerUn participant refuse la prise de notes au début d'une réunion. Que faites-vous ?
On ne la lance pas, ou on l'arrête, et le compte rendu se fait à la main ; c'est son droit, et la règle de l'entreprise le prévoit.
Lectures suivantes
Rien avant : c'est un point de départ.
Mode opératoire : les comptes rendus de réunion
Rien avant : c'est un point de départ.
Les pages qui renvoient ici
Limites et sources
Les réglages sont décrits d'après les aides des éditeurs en anglais ; leurs libellés français n'ont pas été relevés.
Les durées de conservation dépendent de votre règle et de vos obligations ; la page ne fixe pas de durée pour les réunions.
Cette page n'est pas un conseil juridique.
- Microsoft, Copilot dans les réunions Teams ; Microsoft, l'accord des participants ; Google, la prise de notes dans Meet ; Google, l'accord des participants ; Zoom, le résumé de réunion.
- Code pénal, article 226-1 ; Code du travail, article L1222-4 ; Code du travail, article L2312-38 ; CNIL, l'écoute et l'enregistrement des appels ; règlement européen sur l'IA.
- Le relevé :
apprendre/recherches/2026-10-08-verifier-tableurs-reunions.json.
Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence CC BY 4.0 : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.
L'IA pour toute l'équipe
1 650 € à 4 250 €, puis sur devis