Sur cette page
Répondez de tête, puis ouvrez. Le RAG, ou comment une IA consulte les documents de l'entreprise
1Un RAG garantit-il qu'une réponse est juste ?
Non. Il la rend vérifiable, parce qu'elle cite ses passages. Si un document est faux ou périmé, la réponse le sera aussi.
2Qu'est-ce qui compte le plus pour la qualité des réponses ?
L'état des documents : à jour, sans doublons ni versions qui se contredisent, lisibles par une machine.
- Les obligations de l'embauche ne passent pas par l'assistant : la déclaration préalable à l'Urssaf avant la prise de poste, la visite d'information et de prévention dans les trois mois, la formation à la sécurité.
- L'assistant d'accueil répond aux questions de tous les jours : où trouver, à qui demander, comment faire ; il cite la page d'où vient sa réponse.
- Il ne vaut que ce que vaut la base : des pages à jour, chacune avec un responsable, sans doublons qui se contredisent.
- Un assistant qui répond à des questions pratiques n'est pas un système d'IA à haut risque ; un outil qui évalue, surveille ou attribue des tâches selon le comportement l'est, avec des obligations reportées au 2 décembre 2027.
- Le premier jour, la première semaine, l'entretien de fin de période d'essai restent à une personne.
Prérequis
- Les documents d'accueil existants : le livret, les procédures, l'organigramme, les outils et leurs accès, les règles de la maison.
- Le règlement intérieur, obligatoire à partir de 50 salariés, douze mois après le passage du seuil.
- Un espace de documentation que l'équipe utilise déjà : SharePoint, Google Drive, Notion, Slite.
- Une personne responsable de l'accueil, et un parrain ou une marraine pour chaque recrue.
- Les règles sur les données : le dossier du salarié se garde le temps de la relation de travail, puis seulement ce que la loi ou la preuve exige, selon le référentiel de la CNIL d'avril 2026.
Étapes
Les obligations de l'embauche, hors assistant
La base de connaissances
Faire l'inventaire de ce qu'une recrue demande la personne responsable, avec les dernières recrues
Ce qu'on obtient : les vingt à trente questions qui reviennent, et la personne qui y répond aujourd'hui.
Le conseil : demander aux trois dernières recrues ce qu'elles ont cherché.
Écrire ou mettre à jour une page par réponse le responsable de chaque sujet
Ce qu'on obtient : une page courte par sujet, datée, avec son responsable.
Le conseil : Notion Business marque les pages vérifiées, et l'assistant le montre quand il les cite.
Ranger la base au même endroit la personne responsable
Ce qu'on obtient : un espace d'accueil, accessible à la recrue dès son premier jour.
Le conseil : retirer ou archiver les anciennes versions : l'assistant les lirait aussi.
L'assistant d'accueil
Créer l'assistant sur cet espace la personne responsable
Ce qu'on obtient : un agent SharePoint, un Gem, un agent Notion ou Slite, limité à l'espace d'accueil, avec une consigne : répondre seulement depuis ces pages, citer la page, renvoyer vers une personne sinon.
Le conseil : un agent SharePoint répond selon les droits d'accès de l'utilisateur : la recrue ne voit que ce qu'elle a le droit de voir.
Le tester avec les vingt questions la personne responsable
Ce qu'on obtient : chaque réponse comparée à la page ; les manques comblés dans la base, pas dans la consigne.
Le conseil : une réponse fausse vient le plus souvent d'une page fausse ou absente.
L'ouvrir à la prochaine recrue le parrain ou la marraine
Ce qu'on obtient : l'assistant présenté le premier jour, avec le nom de la personne à qui demander.
Le conseil : dire à la recrue qu'elle parle à une IA, et que l'assistant peut se tromper.
Relire les questions sans réponse la personne responsable, chaque mois
Ce qu'on obtient : les pages à créer ou corriger.
Le conseil : les questions posées disent ce que la base ne dit pas.
Le moteur de l'assistant : le RAG ; un assistant sur les méthodes de l'entreprise, métier par métier : un assistant qui connaît les méthodes.
Contrôle du résultat
Problèmes fréquents
L'assistant donne une ancienne procédure
CauseDeux versions de la page coexistent ; il lit les deux.
À faireArchiver l'ancienne version hors de l'espace d'accueil.
Il invente une réponse
CauseLa question n'a pas de page ; il complète avec des généralités.
À faireLa consigne : sans page, renvoyer vers une personne ; puis écrire la page.
La recrue voit un document confidentiel
CauseLes droits de l'espace sont trop larges.
À faireRevoir les droits de l'espace avant d'ouvrir l'assistant.
Personne ne l'utilise
CauseLa recrue préfère demander à un collègue.
À faireLe présenter le premier jour, et répondre aux collègues par un lien vers la page.
Retour en arrière
- Désactiver l'assistant ne touche pas à la base : les pages restent lisibles par tous.
- Revenir au livret : la base rangée au même endroit en tient lieu.
Variantes par outil
- Agents dans SharePoint : ils répondent selon les droits de l'utilisateur ; les utiliser demande une licence Copilot ou la facturation à l'usage, les créer une licence Copilot.
- Microsoft 365 Copilot Business, 18,20 € HT par personne et par mois en engagement annuel (la fiche de Copilot).
- Notion : l'agent et les pages vérifiées en Business, 19,50 € par membre et par mois.
- Slite, éditeur français : « Ask » répond depuis les documents, 30 questions par mois et par siège en Basic, 10 $ ; l'agent en Pro, 20 $, en facturation annuelle.
- Guru : agents de connaissance qui citent leurs sources et respectent les droits ; sur devis.
- Workelo, plateforme d'intégration : un assistant qui répond aux recrues, livrets et parcours générés ; sur démonstration.
- Les logiciels RH : Factorial, à partir de 6,90 € par utilisateur et par mois, avec un module d'arrivée et de départ ; Eurécia, dont le portail RH comprend l'arrivée et la déclaration préalable, à partir de 4,20 € HT ; PayFit, paie et RH.
Fonctions et prix relevés le 9 octobre 2026 sur les pages des éditeurs ; Meridal n'a pas testé ces outils pour cette page.
Vérification
1ComprendrePourquoi l'assistant ne règle-t-il pas la déclaration préalable à l'embauche ?
Parce que c'est une obligation de l'employeur, avec des sanctions, à faire avant la prise de poste ; elle passe par l'Urssaf ou le logiciel de paie, pas par un assistant qui répond à des questions.
2AppliquerL'assistant répond avec la procédure de l'an dernier. Où corrigez-vous ?
Dans la base : archiver l'ancienne page hors de l'espace d'accueil, dater la nouvelle. Corriger la consigne n'y changerait rien.
3ComprendreUn outil qui note les recrues selon leur comportement est-il un assistant d'accueil comme un autre ?
Non : surveiller, évaluer ou attribuer des tâches selon le comportement range l'outil parmi les systèmes à haut risque du règlement européen, avec des obligations propres et l'information des représentants du personnel.
Lectures suivantes
Rien avant : c'est un point de départ.
Mode opératoire : l'accueil d'un nouveau salarié
Rien avant : c'est un point de départ.
Les pages qui renvoient ici
Limites et sources
Les obligations sont celles du Code du travail et de l'Urssaf, lues le 9 octobre 2026. Le report au 2 décembre 2027 des règles à haut risque a été approuvé le 29 juin 2026 ; sa publication au Journal officiel n'a pas été vérifiée.
Les fonctions et prix des outils sont ceux de leurs pages ; Meridal ne les a pas testés pour cette page.
Aucune réalisation de Meridal ne porte encore sur l'accueil d'un salarié : la page n'en cite pas.
- Le relevé :
apprendre/recherches/2026-10-09-appels-offres-accueil.json.
Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence CC BY 4.0 : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.
Un assistant qui connaît votre entreprise
3 300 € à 10 200 €, puis sur devis