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Répondez de tête, puis ouvrez. Le RAG, ou comment une IA consulte les documents de l'entreprise
1Qu'est-ce qui compte le plus pour la qualité des réponses ?
L'état des documents : à jour, sans doublons ni versions qui se contredisent, lisibles par une machine.
2Votre équipe a dix procédures de quelques pages. Faut-il un RAG sur mesure ?
Probablement pas. Un projet dans votre assistant, avec ces dix documents, suffit souvent. Le sur mesure se justifie avec beaucoup de documents, des droits d'accès par personne ou du confidentiel à tenir à part.
- Un assistant sur vos méthodes répond aux questions de l'équipe en citant la fiche d'où vient la réponse, et dit quand il ne sait pas.
- Il sert partout où la même question revient : l'accueil des nouveaux, le service client, la qualité, les achats, la paie.
- Il ne vaut que ses fiches : une version qui fait foi, courte, à jour, et un référent par sujet.
- Les droits se rangent avant : Copilot et Gemini ne montrent que ce que la personne peut voir, mais un fichier téléversé dans un agent partagé est lisible par tous ses utilisateurs.
- Le premier projet porte sur un sujet, vingt à cinquante fiches et un premier groupe de dix personnes.
Fonctionnement
Ce qui entre : une question posée en français par une personne de l'équipe. Ce qui est fait : l'assistant cherche dans les fiches que cette personne a le droit de lire, et rédige la réponse à partir des passages trouvés. Ce qui sort : une réponse qui cite sa fiche, ou « je ne sais pas ». Qui valide : le référent de chaque sujet, qui complète les fiches quand un manque est signalé.
Pas à pas : le mode opératoire de l'assistant sur les procédures ; le mécanisme : le RAG.
Métier par métier
| Métier | Les méthodes | Les questions qui reviennent | Ce qui reste au référent |
|---|---|---|---|
| Direction | l'accueil des nouveaux, les règles internes | « à qui je demande… », « comment on fait pour… » | la règle elle-même, et ses exceptions |
| Service client | les réponses types, les conditions de vente, la garantie | les cas de retour, les délais, les conditions | le cas qui sort de la règle |
| Production et qualité | les modes opératoires, les fiches de sécurité, les procédures qualité | le réglage d'une machine, la conduite à tenir | toute consigne de sécurité, relue par son référent |
| Achats | la politique d'achat, les fournisseurs référencés | « qui valide au-delà de tel montant », « quel fournisseur pour… » | la décision d'achat |
| Ressources humaines | le règlement intérieur, les congés, les notes de frais | « combien de jours », « comment déclarer… » | tout cas personnel, qui va à une personne |
| Comptabilité | les règles d'imputation, la clôture | « sur quel compte… », « avant quelle date… » | le choix comptable |
Les cases sont des exemples proposés par Meridal.
Outils par environnement
- Un agent SharePoint répond sur le contenu d'un site ou d'une bibliothèque que la personne peut lire ; chaque site en a un tout prêt. L'utiliser demande une licence Copilot ou la facturation à l'usage ; le créer, le droit de modifier le site.
- Agent Builder respecte les droits et les étiquettes de SharePoint ; mais tout fichier téléversé dans l'agent est lisible par ceux qui y ont accès.
- Les carnets Copilot suivent les fichiers à jour ; tout membre invité peut les modifier, et un groupe ne peut pas y être ajouté.
- Gemini Notebook, l'ancien NotebookLM, renommé le 16 juillet 2026 : jusqu'à 300 sources par carnet en Business Standard et au-delà ; les fichiers Drive se synchronisent toutes les quelques minutes ; les réponses citent leurs sources.
- Le partage se fait par adresse, en lecture ou en modification ; l'administrateur décide du partage hors de l'organisation.
- Un Gem lit ses fichiers Drive dans leur dernière version ; quiconque y a accès voit ses consignes et ses fichiers. Les Gems deviendront des « skills » en 2027 pour les comptes professionnels.
- Un projet Claude : quand ses documents approchent la limite du contexte, Claude passe de lui-même à une recherche dans les documents, jusqu'à dix fois plus de capacité ; le connecteur Microsoft 365 ne lit que ce que la personne voit déjà.
- Un projet ChatGPT partagé ne répond qu'à partir des fichiers du projet, et le fichier ajouté par un membre peut apparaître aux autres ; la connaissance de l'entreprise respecte les droits de la source connectée.
- Mistral : les bibliothèques de Vibe, privées par défaut, se partagent en lecture ou en collaboration ; les réponses renvoient au passage source.
- Sur mesure, avec beaucoup de documents, des droits par personne ou du confidentiel à tenir à part : un RAG, avec le filtrage des droits avant la réponse (le RAG en production).
- C'est la variante de la réalisation ci-dessus : un connecteur hébergé en France, la connexion par le compte Microsoft du cabinet, les fiches confidentielles exclues avant toute réponse.
Les fonctions décrites sont celles des pages des éditeurs, lues les 7 et 8 octobre 2026 ; Meridal ne les a pas testées pour cette page.
Part humaine
- Écrire et tenir les fiches : un référent par sujet, qui complète ce que l'équipe signale.
- Ranger les droits avant d'ouvrir l'assistant, avec l'informatique.
- Tester sur des questions dont on connaît la réponse, et quelques-unes sans réponse dans les fiches.
- Trancher les cas particuliers : l'assistant dit la règle, une personne décide de l'exception.
Risques propres
Coût et durée
- Dans l'outil déjà payé, un projet, un carnet ou un agent suffit pour quelques dizaines de fiches ; il faut parfois une licence de plus, comme Copilot pour un agent SharePoint.
- Le temps va aux fiches : les écrire, les raccourcir, les mettre à jour. C'est l'essentiel du travail.
- Avec Meridal, un assistant qui connaît votre entreprise se chiffre de 3 300 € à 10 200 €, puis sur devis.
Premier projet
Choisir un sujet
Ce qu'on obtient : celui où la même question revient le plus : l'accueil des nouveaux, souvent.
Le conseil : un seul sujet au départ.
Écrire vingt à cinquante fiches
Ce qu'on obtient : courtes, à jour, une version qui fait foi ; un référent nommé.
Le conseil : retirer les anciennes versions.
Brancher l'assistant dans l'outil en place
Ce qu'on obtient : un projet, un carnet ou un agent relié aux fiches.
Le conseil : les droits vérifiés avant.
Tester sur vingt questions
Ce qu'on obtient : des réponses justes, citées ; « je ne sais pas » quand les fiches ne disent rien.
Le conseil : garder ces questions pour refaire le test.
Ouvrir à dix personnes pendant un mois
Ce qu'on obtient : les manques signalés, les fiches complétées.
Le conseil : décider de la suite sur ce que l'équipe a demandé.
Réalisations
Une base de savoir que l'assistant consulte avant de répondre
La méthode du cabinet écrite en fiches reliées entre elles, servies à toute l'équipe par un connecteur hébergé en France : on pose une question en français, la réponse cite les fiches dont elle vient ; les fiches confidentielles sont exclues avant toute réponse. Le 24 août 2026, un collaborateur a signalé un manque depuis son poste ; il a été comblé la nuit suivante.
Lectures suivantes
Rien avant : c'est un point de départ.
Un assistant qui connaît les méthodes de l'entreprise
Les pages qui renvoient ici
Limites et sources
Les fonctions des outils sont celles décrites par les éditeurs ; Meridal ne les a pas testées pour cette page. Les cases « métier par métier » sont des exemples.
Le prix de Meridal est celui de la page Offre, au 9 octobre 2026.
- Les relevés :
2026-10-07-documents-outils.json,2026-10-07-preparer-documents.json,2026-10-07-microsoft-365-confidentialite.json,2026-10-08-google-workspace-gemini.json.
Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence CC BY 4.0 : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.
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