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Répondez de tête, puis ouvrez. Faire sortir les chiffres d'un document
1L'outil rend un tableau complet, au bon format. Les chiffres sont-ils justes ?
Pas forcément. Les éditeurs garantissent la forme, pas les valeurs : un chiffre mal lu ou inventé a la même forme qu'un juste. Seules des règles, ou une personne, le repèrent.
2Un fournisseur vous envoie des factures électroniques au format UBL. Faut-il les extraire ?
Non : elles arrivent déjà en données, transmises par une plateforme agréée. L'extraction reste utile pour les documents qui arrivent encore en PDF ou sur papier.
- En comptabilité, le passage se fait par le fichier des écritures comptables, le FEC : dix-huit colonnes imposées, un fichier par exercice, que la plupart des logiciels exportent et importent.
- L'année du changement, l'administration attend deux FEC, de l'ancien et du nouveau logiciel, et des tables de correspondance si le plan de comptes change.
- Le contrôle se fait par les totaux : la balance avant et après la reprise doit être identique, compte par compte.
- L'IA aide à faire correspondre les colonnes et à repérer les doublons ; elle ne comble jamais une valeur absente. Une case vide reste vide.
- Le contrat de l'ancien éditeur compte : pour un logiciel en ligne, le règlement européen sur les données impose depuis 2025 un préavis de deux mois au plus, une transition de trente jours et trente jours pour récupérer ses données.
Prérequis
- La liste de ce qui doit passer : les écritures et sur combien d'exercices, les clients et fournisseurs, les articles, les factures ouvertes, l'historique des échanges.
- Ce qui doit rester consultable : les livres et pièces comptables, dix ans ; ce que le fisc peut contrôler, six ans. L'ancien logiciel, ou ses exports, doit le permettre.
- Un accès administrateur à l'ancien et au nouveau logiciel, et une sauvegarde complète de l'ancien.
- Le contrat de l'ancien éditeur : la liste des données exportables, le préavis, les frais de sortie ; sans frais de changement à partir du 12 janvier 2027.
- L'expert-comptable, prévenu : c'est lui qui valide la reprise comptable.
- Une date de bascule, de préférence en début d'exercice.
Étapes
Inventaire, export, contrôle
Faire l'inventaire la personne responsable, avec chaque service
Ce qu'on obtient : un tableau : chaque type de données, son volume, sa source, sa destination, qui le valide.
Le conseil : ce qui ne passe pas doit rester consultable ailleurs.
Exporter de l'ancien logiciel la personne responsable
Ce qu'on obtient : le FEC définitif des exercices clos, les fichiers des tiers et des articles en CSV ou Excel.
Le conseil : un FEC se nomme SirenFECAAAAMMJJ ; l'outil gratuit Test Compta Démat de la DGFiP en contrôle la forme.
Contrôler l'export la personne responsable, avec l'expert-comptable
Ce qu'on obtient : les totaux de l'export comparés à la balance et aux états de l'ancien logiciel ; les doublons de tiers repérés.
Le conseil : un champ inutilisé reste vide : ni zéro, ni espace.
Correspondance, import, vérification
Faire correspondre les colonnes la personne responsable, avec l'IA
Ce qu'on obtient : une table de correspondance : chaque colonne de l'ancien fichier, son champ dans le nouveau ; chaque compte de l'ancien plan, son compte dans le nouveau.
Le conseil : l'IA propose la correspondance ; une personne la valide, ligne à ligne.
Importer un premier lot d'essai la personne responsable
Ce qu'on obtient : quelques dizaines de lignes importées dans une société d'essai ou sur une période vide, puis contrôlées.
Le conseil : Odoo propose un bouton « Tester » avant « Importer ».
Importer le reste, par lots la personne responsable
Ce qu'on obtient : les tiers d'abord, puis les articles, puis les écritures et les factures ouvertes.
Le conseil : un gros fichier se découpe en lots plus petits.
Vérifier ligne à ligne et par les totaux l'expert-comptable et la personne responsable
Ce qu'on obtient : la balance comparée compte par compte ; un échantillon de fiches ouvertes des deux côtés ; les écarts listés et expliqués.
Le conseil : chez Pennylane, la balance des écritures par classe de comptes, avant et après.
Basculer et garder l'ancien la direction
Ce qu'on obtient : le nouveau logiciel en service à la date choisie ; l'ancien en lecture seule, ou ses exports archivés.
Le conseil : garder les fichiers d'export, la table de correspondance et le compte rendu des contrôles.
Lire de vieux documents qui n'existent qu'en PDF : faire sortir les chiffres d’un document ; la facture électronique, souvent la raison du changement : la facture électronique.
Réalisations
Un modèle financier rempli à partir des documents reçus
Un outil lit les liasses fiscales et les comptes annuels, et remplit le classeur du cabinet : environ 80 % de la lecture se fait par des règles, 20 % par un modèle de langage, limité à des choix fermés, jamais à un chiffre. Avant d'écrire, il vérifie l'équilibre de l'actif et du passif, la cohérence du résultat et les lignes non classées ; un écart est signalé, jamais corrigé en douce. Le fichier produit n'écrase jamais le travail d'un analyste.
Un modèle commun pour le dossier de vente, et des chiffres repris sans ressaisie
Une chaîne de données en six étapes, de la réception des fichiers du client à la sortie : extraction, mise au plan comptable, calcul, contrôle. Un chiffre douteux est mis de côté, jamais comblé ; le modèle de langage rédige le commentaire, il ne calcule aucun montant.
Contrôle du résultat
Problèmes fréquents
Des tiers en double
CauseUn compte dont le numéro ou le libellé diffère d'un fichier à l'autre est recréé à chaque import.
À faireUnifier les tiers avant l'import ; un identifiant unique ou l'ID externe d'Odoo.
Les à-nouveaux apparaissent deux fois
CauseLe nouveau logiciel les génère à la clôture alors qu'ils étaient déjà dans le fichier importé.
À faireNe pas générer les à-nouveaux déjà présents.
L'import refuse des écritures
CauseDates hors exercice, longueur de compte, colonne de compte vide.
À faireLire le message d'erreur, corriger l'export, réimporter le lot.
Les dates d'à-nouveaux ne passent pas
CauseUn FEC de Sage Génération Expert date les à-nouveaux à leur date d'origine ; Sage 50 attend le premier jour de l'exercice.
À faireCorriger ces dates avant l'import.
L'IA a proposé une valeur
CauseUne case vide a été remplie par une valeur plausible.
À faireRetirer la valeur ; comparer le fichier importé à l'export d'origine.
Retour en arrière
Variantes par outil
- Pennylane : créer l'exercice (Paramètres, Informations entreprises, Tenue comptable), importer un FEC définitif, puis vérifier la balance ; les comptes bancaires sont renumérotés en 5121001, 5121002 ; seule la racine 512 est reconnue comme banque.
- EBP : Mes paramètres, Imports / Exports, Import paramétrable, « Format FEC » ; créer d'abord les journaux ; FEC avec pièces jointes depuis la V24.
- Sage 50 : corriger les dates d'à-nouveaux et, si besoin, la longueur des comptes dans Dossier, Paramètres, Comptabilité, Racines / Défauts.
- Cegid : Pennylane ne lit correctement que l'export « Dossier complet » de Cegid Expert ; Cegid Quadra passe par un fichier MDB.
- QuickBooks n'est plus disponible en France depuis le 31 décembre 2023.
- Odoo : Action, puis « Importer des enregistrements », Excel ou CSV, « Tester » avant « Importer » ; l'ID externe garde les liens de l'ancien logiciel.
- Business Central : les packages de configuration servent à paramétrer une nouvelle société ; les écritures validées ne s'importent pas, elles se passent par des feuilles.
- Axonaut et Sellsy : import par fichiers modèles ; Sellsy limite les comptes d'essai à 100 objets par import.
- HubSpot : CSV ou Excel, une feuille, une ligne d'en-tête ; jusqu'à 20 Mo en gratuit, 512 Mo en payant ; la correspondance des colonnes se fait sur l'en-tête ; un identifiant unique évite les doublons.
- Salesforce : l'assistant d'importation jusqu'à 50 000 enregistrements à la fois ; au-delà, Data Loader, avec des journaux de succès et d'erreurs.
- Power Query, dans Excel : chaque étape de nettoyage enregistrée et rejouable ; le profil des colonnes classe les valeurs en valides, erreurs, vides.
- OneSchema : correspondance et transformation assistées par IA ; Studio de 0 à 200 $ par mois et par utilisateur ; Flatfile, sur devis.
- Un assistant d'IA pour proposer la table de correspondance des colonnes et des comptes, à partir des en-têtes et de quelques lignes ; jamais pour réécrire les données elles-mêmes.
- Aucune source indépendante lue ne mesure la fiabilité de l'IA pour ces tâches ; Flatfile annonce des migrations « 70 % plus rapides », sans méthode publiée.
Menus et limites relevés le 9 octobre 2026 sur les aides des éditeurs ; Meridal ne les a pas testés pour cette page. Les menus de Salesforce et de Business Central n'ont pas été vérifiés en français.
Vérification
1ComprendreLe nouveau logiciel affiche un total de charges différent de l'ancien. La reprise est-elle finie ?
Non : tant que la balance n'est pas identique compte par compte, ou chaque écart expliqué, la reprise n'est pas terminée.
2AppliquerUne colonne « Pays » est vide pour 300 clients. L'IA propose de la remplir d'après l'adresse. Que faites-vous ?
On ne comble pas pendant la reprise : la case reste vide, et on complète ensuite, à la source, si c'est utile. Une valeur devinée passerait pour une donnée vraie.
3ComprendreLe RGPD donne-t-il à l'entreprise le droit de récupérer ses écritures chez son ancien éditeur ?
Non : la portabilité du RGPD vise les données personnelles des personnes. C'est le contrat, et pour un logiciel en ligne le règlement européen sur les données, qui organisent la sortie.
Lectures suivantes
Rien avant : c'est un point de départ.
Mode opératoire : la reprise des données d'un ancien logiciel
Les pages qui renvoient ici
Limites et sources
Les règles du FEC viennent du BOFiP et de la notice de la DGFiP ; les articles du Code de commerce et du livre des procédures fiscales n'ont pas été relus sur Légifrance.
Le règlement européen sur les données vise les contrats conclus après le 12 septembre 2025 pour une partie de ses règles : un contrat plus ancien se fait relire par un juriste.
Aucun taux d'échec des projets de reprise n'a été trouvé dans une source fiable : la page n'en cite pas.
- Le relevé :
apprendre/recherches/2026-10-09-reprise-donnees.json, 43 sources.
Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence CC BY 4.0 : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.
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