La facture électronique et l'automatisation

La réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, quels que soient leur chiffre d'affaires et leur régime, franchise en base comprise. Même une entreprise qui n'émet pas de facture doit pouvoir recevoir celles de ses fournisseurs, d'énergie ou de téléphone par exemple.

Elle a trois volets : la facture électronique, entre entreprises établies en France ; la transmission des données des ventes aux particuliers et des opérations avec l'étranger ; et celle des données de paiement, pour les prestations dont la TVA est due à l'encaissement. On parle d'e-reporting pour les deux derniers.

Une PME, au sens de la réforme, compte moins de 250 personnes, et un chiffre d'affaires d'au plus 50 millions d'euros ou un bilan d'au plus 43 millions ; une micro-entreprise, moins de 10 personnes et 2 millions d'euros au plus.

Une facture électronique n'est pas un document qu'on regarde, c'est un fichier qu'un logiciel lit. Elle respecte un format, UBL, CII ou un format mixte qui joint des données structurées à une image de la facture ; chaque mention obligatoire y a son champ, comme le SIREN du fournisseur et du client, ou l'adresse de livraison quand elle diffère.

Les formats, les profils et les interfaces entre les entreprises et les plateformes sont fixés par trois normes de l'AFNOR, XP Z12-012, 013 et 014 ; la version 3.2 des spécifications de l'administration date du 30 avril 2026.

Une facture papier numérisée, un PDF ordinaire ou un document envoyé par courriel ne sont plus conformes.

La plateforme agréée émet, transmet et reçoit les factures ; elle peut convertir une facture dans un format qui convient au client ; elle extrait certaines données pour l'administration, et transmet aussi les données de transaction et de paiement.

Elle est immatriculée pour trois ans renouvelables, après un dossier qui démontre sa conformité fiscale, la sécurité de ses données et son interopérabilité, et des tests en conditions réelles. Une solution compatible, non immatriculée, peut rester votre logiciel, à condition d'être raccordée à une plateforme agréée.

L'annuaire dit, pour chaque entreprise, où elle reçoit ses factures ; c'est la plateforme agréée qui vous y inscrit. Les statuts distinguent le rejet par une plateforme, une anomalie de transmission, du refus par l'acheteur, toujours motivé.

Une PME de vingt personnes reçoit chaque mois deux cents factures de fournisseurs, exemple fabriqué. Jusqu'ici, une comptable ouvrait chaque PDF et saisissait ; une automatisation avec IA pouvait lire les PDF à sa place, avec un contrôle des montants.

Avec la facture électronique, les factures de ses fournisseurs français arrivent en données par sa plateforme : le numéro, le fournisseur, les montants et la TVA sont dans des champs. Plus rien à lire : l'import se fait par la plateforme ou le logiciel comptable, et ce qui s'automatise devient des règles, le rapprochement avec la commande, le contrôle des doublons, le circuit de validation.

Restent hors du circuit les fournisseurs établis à l'étranger, les tickets et les notes de frais, les pièces jointes qui ne sont pas des factures : là, la lecture par une IA garde son intérêt. La méthode de cette lecture : les chiffres d'un document.

• Pendant le démarrage : pas de sanction pour une entreprise en difficulté mais engagée dans une démarche sérieuse ; l'administration la distingue de l'inertie ou du refus. Gardez la trace de vos démarches.
• La facture reçue par un autre canal : un PDF ou un papier reçu après le 1er septembre 2026 ne s'écarte pas pour cette seule raison s'il correspond à une opération réelle ; le droit à déduction de la TVA ne tombe pas de lui-même.
• Les doublons : une même facture peut arriver par plusieurs canaux ; on compare numéro, fournisseur, montants, et l'on désigne une facture de référence avant de payer.
• Les fichiers à jour : des informations incomplètes sur vos clients et fournisseurs compliquent l'acheminement des factures.

1. Cartographier vos flux : à qui vous facturez, entreprises en France, particuliers, étranger ; ce que vous recevez ; votre régime de TVA. Le questionnaire de quatre questions d'impots.gouv.fr donne vos obligations.
2. Interroger votre logiciel : est-il une plateforme agréée, ou une solution compatible raccordée à l'une d'elles ? Vous n'avez pas forcément à en changer.
3. Choisir une plateforme agréée dans la liste de l'administration, qui sépare les opérateurs immatriculés de ceux en attente des tests ; ou par votre expert-comptable, votre banque ou votre éditeur.
4. Vérifier votre inscription dans l'annuaire, faite par votre plateforme, et mettre à jour les SIREN et adresses de vos clients et fournisseurs.
5. Décider ce qui s'automatise : l'import, les contrôles par règles, le circuit de validation, le paiement ; et garder une personne avant le paiement, comme dans l'atelier de relance.

L'assistance nationale répond au 0 806 807 807, service gratuit, prix d'un appel.

Pour la première étape, la règle tient en un schéma : chaque opération relève d'une obligation selon le client et la TVA.

Une PME de travaux de quinze personnes, fabriquée pour l'exercice. Pour chaque opération : facture électronique, transmission de données, ou rien de neuf ?

1. Elle facture une rénovation à une entreprise de Lyon, assujettie à la TVA.
2. Elle facture des travaux à un particulier de Nantes.
3. Elle reçoit la facture d'électricité de son dépôt.
4. Elle vend du matériel d'occasion à une entreprise belge.
5. Elle encaisse le paiement d'une prestation de services, sa TVA étant due à l'encaissement, sans autoliquidation.