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Répondez de tête, puis ouvrez. Écrire une demande à une IA
1Quelles sont les cinq parties d'une bonne demande ?
Le contexte, la tâche, un exemple, le format, les critères. Seule la tâche est indispensable ; les autres rendent la réponse utilisable du premier coup.
2Pourquoi un exemple aide-t-il plus qu'une longue description du format ?
Parce que le modèle imite ce qu'il voit : un exemple montre le format, le ton et la longueur attendus, et les éditeurs le recommandent tous.
- Une procédure dit qui fait quoi et dans quel ordre ; un mode opératoire explique comment réaliser une tâche précise, souvent à un poste donné. Ces mots ne sont pas normalisés : c'est l'usage courant.
- Un assistant écrit bien le premier jet d'un mode opératoire à partir de notes, d'une dictée ou de captures d'écran, mais seule la personne qui fait la tâche sait si chaque étape est exacte : elle relit.
- Des outils comme Scribe, Tango et Guidde écrivent les étapes en regardant les clics. Chacun a une offre gratuite limitée, et une capture montre tout ce qui est à l'écran, données de clients comprises.
- Une procédure sans responsable ni date devient fausse sans que personne le voie : un référent, une date de relecture et un seul exemplaire qui fait foi.
- Faire appliquer, c'est la retrouver au bon moment : un assistant qui cite la fiche d'où vient sa réponse sert mieux qu'un classeur. Le mode opératoire de cet assistant suit celui-ci.
Prérequis
Ce qu'il faut avoir avant de commencer :
- Une tâche à documenter : une tâche qui revient et qui coûte cher quand elle est mal faite, par exemple saisir une facture, accueillir un nouveau salarié ou nettoyer une machine.
- Une personne qui sait la faire : celle qui la fait aujourd'hui, pas son responsable.
- Un assistant : celui que l'équipe utilise déjà, sur une offre d'équipe ; le comparatif est dans les abonnements d'équipe.
- Un seul endroit où ranger : un dossier partagé ou une page de wiki, avec les droits réglés.
- Une tâche à documenter
une tâche qui revient et qui coûte cher quand elle est mal faite, par exemple saisir une facture, accueillir un nouveau salarié ou nettoyer une machine.
- Une personne qui sait la faire
celle qui la fait aujourd'hui, pas son responsable.
- Un assistant
celui que l'équipe utilise déjà, sur une offre d'équipe ; le comparatif est dans les abonnements d'équipe.
- Un seul endroit où ranger
un dossier partagé ou une page de wiki, avec les droits réglés.
Les trois mots
En français d'entreprise, le mot « mode opératoire » désigne le document qui explique comment faire une tâche, le même que ce que beaucoup appellent une instruction de travail. La procédure est au-dessus : elle dit qui fait quoi. Ce vocabulaire vient d'un éditeur de logiciel et de l'usage, pas d'une norme ; chaque entreprise a le sien, l'important est de s'accorder.
| Mot | Question à laquelle il répond | Exemple fabriqué : une facture fournisseur |
|---|---|---|
| Processus | Quoi, pour quel résultat | De la réception de la facture à son paiement |
| Procédure | Qui fait quoi, dans quel ordre | La comptable enregistre, le responsable valide, la direction paie |
| Mode opératoire | Comment faire une tâche, geste par geste | Comment saisir la facture dans le logiciel de comptabilité : quel écran, quel champ, quel contrôle |
Étapes
Choisir une tâche et la personne qui la fait
Ce que vous voyez : Une tâche, un nom, et la place du document dans l'enchaînement : processus, procédure ou mode opératoire.
À vérifier : commencer par le mode opératoire d'une seule tâche : on voit vite si le format convient
Garder une trace de la tâche faite pour de vrai
Ce que vous voyez : Des notes dictées pendant que la personne fait la tâche, ou une transcription, ou les étapes capturées par un outil dédié.
À vérifier : travailler sur des données fabriquées ou masquées : un enregistrement d'écran montre tout ce qui est affiché
Faire écrire le premier jet par l'assistant
Ce que vous voyez : Un premier jet complet, avec des repères « À CONFIRMER » à la place de tout ce que les notes ne disent pas.
À vérifier : si l'assistant ne laisse aucun repère, c'est qu'il a complété les trous de lui-même : le lui redemander
Demande à copier : le premier jet d'un mode opératoireVoici les notes d'une personne qui fait cette tâche : [coller ici les notes ou la transcription]. Écris le mode opératoire. Plan à suivre : 1. L'objectif, en une phrase. 2. Qui s'en sert, et ce qu'il faut avoir avant de commencer. 3. Les étapes numérotées, un geste par étape, avec le nom exact du bouton ou du champ. 4. Ce qu'on doit voir à la fin de chaque étape. 5. Les trois erreurs les plus fréquentes, et quoi faire. N'ajoute aucune étape qui n'est pas dans les notes. Quand une information manque, écris « À CONFIRMER » à sa place, sans la deviner.
Faire dérouler le texte par quelqu'un qui ne connaît pas la tâche
Ce que vous voyez : Une liste des endroits où cette personne a hésité ou a dû demander, en suivant le texte seul.
À vérifier : corriger le texte, pas la personne
Nommer, dater et ranger
Ce que vous voyez : Un titre, un référent, la date de dernière relecture et celle de la prochaine, à un seul endroit connu de l'équipe ; l'ancienne version archivée.
Mettre la procédure là où l'on travaille
Ce que vous voyez : Le document accessible depuis l'outil du poste, ou chargé dans un assistant qui cite la fiche d'où vient sa réponse.
À vérifier : pour la voie de l'assistant, suivre le mode opératoire dédié
Relire à date fixe et à chaque erreur signalée
Ce que vous voyez : Chaque erreur corrigée dans le document, pas seulement dans la réponse de l'assistant ; une relecture de l'ensemble chaque trimestre.
À vérifier : le rythme d'un trimestre est notre recommandation, à adapter à la vitesse à laquelle vos outils changent
Choisir une tâche et la personne qui la fait
Ce qu'on obtientUne tâche, un nom, et la place du document dans l'enchaînement : processus, procédure ou mode opératoire.
Le conseilcommencer par le mode opératoire d'une seule tâche : on voit vite si le format convient
Garder une trace de la tâche faite pour de vrai
Ce qu'on obtientDes notes dictées pendant que la personne fait la tâche, ou une transcription, ou les étapes capturées par un outil dédié.
Le conseiltravailler sur des données fabriquées ou masquées : un enregistrement d'écran montre tout ce qui est affiché
Faire écrire le premier jet par l'assistant
Ce qu'on obtientUn premier jet complet, avec des repères « À CONFIRMER » à la place de tout ce que les notes ne disent pas.
Demande à copier : le premier jet d'un mode opératoireVoici les notes d'une personne qui fait cette tâche : [coller ici les notes ou la transcription]. Écris le mode opératoire. Plan à suivre : 1. L'objectif, en une phrase. 2. Qui s'en sert, et ce qu'il faut avoir avant de commencer. 3. Les étapes numérotées, un geste par étape, avec le nom exact du bouton ou du champ. 4. Ce qu'on doit voir à la fin de chaque étape. 5. Les trois erreurs les plus fréquentes, et quoi faire. N'ajoute aucune étape qui n'est pas dans les notes. Quand une information manque, écris « À CONFIRMER » à sa place, sans la deviner.
Le conseilsi l'assistant ne laisse aucun repère, c'est qu'il a complété les trous de lui-même : le lui redemander
Faire dérouler le texte par quelqu'un qui ne connaît pas la tâche
Ce qu'on obtientUne liste des endroits où cette personne a hésité ou a dû demander, en suivant le texte seul.
Le conseilcorriger le texte, pas la personne
Nommer, dater et ranger
Ce qu'on obtientUn titre, un référent, la date de dernière relecture et celle de la prochaine, à un seul endroit connu de l'équipe ; l'ancienne version archivée.
Mettre la procédure là où l'on travaille
Ce qu'on obtientLe document accessible depuis l'outil du poste, ou chargé dans un assistant qui cite la fiche d'où vient sa réponse.
Le conseilpour la voie de l'assistant, suivre le mode opératoire dédié
Relire à date fixe et à chaque erreur signalée
Ce qu'on obtientChaque erreur corrigée dans le document, pas seulement dans la réponse de l'assistant ; une relecture de l'ensemble chaque trimestre.
Le conseille rythme d'un trimestre est notre recommandation, à adapter à la vitesse à laquelle vos outils changent
Les étapes 1 à 3 écrivent le document, les étapes 4 et 5 le font relire et le rangent, les étapes 6 et 7 le font appliquer et le tiennent à jour. La voie de l'assistant est décrite en détail dans un assistant sur les procédures de l'entreprise ; la dictée de l'étape 2, dans la dictée et les assistants vocaux.
Contrôle du résultat
Problèmes fréquents
Le texte de l'assistant semble juste mais saute une étape
CauseQuand les notes sont incomplètes, l'assistant complète avec ce qui lui paraît logique.
À faireLui demander de marquer « À CONFIRMER » ce que les notes ne disent pas, puis faire dérouler le texte par un tiers.
Personne ne lit la procédure
CauseElle est rangée loin de l'endroit où l'on travaille, et elle est écrite comme un règlement.
À faireLa mettre dans l'outil du poste ou dans un assistant qui cite la fiche, et la réduire à une tâche par document.
La procédure est périmée
CauseAucun responsable ni aucune date ne la fait revoir, ou l'outil décrit a changé.
À faireNommer un référent, dater la prochaine relecture et archiver l'ancienne version.
Une capture d'écran montre des données de clients
CauseUn outil de capture enregistre tout ce qui est affiché à l'écran.
À faireRefaire la capture sur des données fabriquées ou masquées, et lire dans l'offre de l'outil ce qui est stocké, où, et qui peut ouvrir le lien.
Deux versions du même document circulent
CauseL'ancienne n'a pas été archivée, ou le document a été copié dans plusieurs dossiers.
À faireGarder un seul exemplaire qui fait foi, et remplacer les copies par un lien vers lui.
Le texte de l'assistant semble juste mais saute une étape
Quand les notes sont incomplètes, l'assistant complète avec ce qui lui paraît logique.
Lui demander de marquer « À CONFIRMER » ce que les notes ne disent pas, puis faire dérouler le texte par un tiers.
Personne ne lit la procédure
Elle est rangée loin de l'endroit où l'on travaille, et elle est écrite comme un règlement.
La mettre dans l'outil du poste ou dans un assistant qui cite la fiche, et la réduire à une tâche par document.
La procédure est périmée
Aucun responsable ni aucune date ne la fait revoir, ou l'outil décrit a changé.
Nommer un référent, dater la prochaine relecture et archiver l'ancienne version.
Une capture d'écran montre des données de clients
Un outil de capture enregistre tout ce qui est affiché à l'écran.
Refaire la capture sur des données fabriquées ou masquées, et lire dans l'offre de l'outil ce qui est stocké, où, et qui peut ouvrir le lien.
Deux versions du même document circulent
L'ancienne n'a pas été archivée, ou le document a été copié dans plusieurs dossiers.
Garder un seul exemplaire qui fait foi, et remplacer les copies par un lien vers lui.
Retour en arrière
- Retirer un document faux : l'archiver avec la date et la raison, au lieu de le supprimer, et remettre la version précédente si elle était juste.
- Retirer un enregistrement d'écran : supprimer la capture dans l'outil, ainsi que ses copies partagées par lien ; vérifier qui avait reçu le lien.
- Arrêter d'utiliser l'assistant : les documents restent, c'est l'intérêt d'avoir gardé le texte comme source.
Variantes par outil
Coller les notes dans une conversation de l'assistant que l'équipe utilise déjà. Pour garder la demande à copier d'une tâche à l'autre, la ranger dans un projet de l'assistant : projets et mémoire des assistants.
Dicter la tâche en la faisant, puis donner la transcription à l'assistant. La dictée donne le texte brut, l'assistant le met en forme ; la page sur la dictée dit quoi choisir.
Trois outils écrivent les étapes en regardant les clics, chacun avec une offre gratuite limitée, lue le 31 octobre 2026 :
- Scribe : une offre gratuite dans le navigateur, des offres payantes par poste, en dollars.
- Tango : une offre gratuite limitée à 5 guides partagés et à la capture dans le navigateur, une offre Pro payante par utilisateur.
- Guidde : une offre gratuite limitée à 25 vidéos pas à pas, des offres payantes par créateur, en dollars.
Ce que chaque offre stocke, où, et ce qu'elle permet de masquer varie selon l'offre et n'a pas été relevé : à lire avant d'enregistrer un écran qui montre des données de clients. Les prix payants ne sont pas donnés ici : ils changent et s'affichent par période.
Vérification
1ComprendreQuelle différence entre une procédure et un mode opératoire ?
La procédure dit qui fait quoi et dans quel ordre. Le mode opératoire explique comment réaliser une tâche, geste par geste. C'est l'usage courant, pas une norme.
2AppliquerL'assistant a écrit un mode opératoire de dix étapes en une minute. Que reste-t-il à faire avant de le diffuser ?
Le faire dérouler par quelqu'un qui ne connaît pas la tâche, résoudre les repères « À CONFIRMER », puis nommer un référent et une date de relecture.
3AppliquerVous voulez enregistrer l'écran de la comptable pendant qu'elle saisit une facture. Que faire avant ?
Travailler sur des données fabriquées ou masquées, et lire dans l'offre de l'outil ce qui est stocké, où, et qui peut ouvrir le lien.
Lectures suivantes
Rien avant : c'est un point de départ.
Rédiger ses procédures et modes opératoires avec l'IA
Fin du dossier.
Les pages qui renvoient ici
Limites et sources
La distinction entre processus, procédure et mode opératoire vient d'un éditeur de logiciel de capture d'écran, TechSmith, et de l'usage courant ; un extrait de La boîte à outils de la qualité (Dunod) dit la même chose, mais sa page n'a pas pu être lue en entier.
Les trois outils de capture sont cités comme exemples, pas comme une comparaison de tout le marché ; leurs prix payants ne sont pas repris. Le relevé complet est dans apprendre/recherches/2026-10-31-gemini-pme-chatgpt-procedures.md.
- TechSmith, processus, procédure, mode opératoire ; Scribe ; Tango ; Guidde, lus le 31 octobre 2026.
Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence CC BY 4.0 : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.
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