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Répondez de tête, puis ouvrez. Le RAG
1Un RAG garantit-il qu'une réponse est juste ?
Non. Il la rend vérifiable, parce qu'elle cite ses passages. Si un document est faux ou périmé, la réponse le sera aussi.
2Votre équipe a dix procédures de quelques pages. Faut-il un RAG sur mesure ?
Probablement pas. Un projet dans votre assistant, avec ces dix documents, suffit souvent.
- Gemini Notebook répond à partir des sources du carnet et les cite par des passages exacts, qu'on ouvre d'un clic pour vérifier.
- Une citation se lit : elle dit d'où vient la réponse, et si le passage dit bien ce que la réponse affirme.
- Deux documents qui se contredisent donnent deux réponses possibles ; le bon carnet le signale, et le bon geste est de corriger le document le plus ancien.
- Une question dont la réponse n'est dans aucune source doit recevoir « pas dans les sources », pas la loi ni une moyenne du marché.
- Le service est gratuit avec un compte Gmail ; pour de vraies procédures, un compte Google Workspace, dont les fichiers et les questions ne sont ni relus ni utilisés pour entraîner les modèles.
Objectif
Monter le carnet des procédures du Comptoir Arcelle : dix procédures, des réglages de chat, puis dix questions. Pour chaque réponse, ouvrir les citations et vérifier le passage ; corriger le réglage ou le document en cause ; recommencer jusqu'aux critères de réussite.
Procédures fabriquées pour l'exercice : l'entreprise, ses services, ses montants et ses règles sont inventés.
Données fournies
Onze fichiers Word. Les dix procédures vont dans le carnet, une source chacune ; les questions restent hors du carnet.
- L'accueil d'un nouveau salariéTélécharger
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Document fabriqué pour un projet d'entraînement de Meridal : l'entreprise, le Comptoir Arcelle, négoce de matériaux de soixante personnes, ses services, ses montants et ses règles sont inventés.
Mise à jour le 14 janvier 2025. Responsable : le service des ressources humaines.
Le premier jour
Le responsable du service accueille le nouveau salarié à 9 h. Il lui remet son badge, lui montre son poste et lui présente son référent, un collègue du même service qui le suit pendant un mois.
La première semaine
La formation sécurité a lieu dans les 48 heures qui suivent l'arrivée ; personne n'entre dans l'entrepôt avant de l'avoir suivie. Le service informatique crée les accès le premier jour, avant 11 h.
Le premier mois
Le formulaire de mutuelle est rendu dans les 15 jours. Les notes de frais se déposent avant le 10 du mois suivant. Un point d'étape a lieu à la fin du premier mois, avec le responsable et le référent.
- Les notes de fraisTélécharger
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Mise à jour le 2 mars 2026. Responsable : la comptabilité.
Les plafonds
Un repas pris seul en déplacement : 25 € TTC au plus. Un repas avec un client : 45 € TTC par personne, avec le nom du client sur la note. Une nuit d'hôtel : 110 € TTC, petit déjeuner compris.
Le dépôt
Chaque dépense est photographiée et déposée dans l'outil de notes de frais, avec son justificatif. La note du mois se dépose au plus tard le 5 du mois suivant.
La validation et le remboursement
Le responsable du service valide dans les cinq jours ouvrés. Le remboursement part avec la paie du mois suivant.
- Les congésTélécharger
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Mise à jour le 8 septembre 2025. Responsable : le service des ressources humaines.
La demande
Le formulaire « Absence » se trouve sur l'intranet, rubrique RH. Pour plus de cinq jours, la demande part quatre semaines avant ; pour cinq jours ou moins, une semaine avant.
La validation
Le responsable du service répond sous cinq jours ouvrés. Deux personnes d'un même service ne partent pas en même temps sans son accord.
La fermeture d'été
L'entrepôt ferme les deux semaines qui encadrent le 15 août ; les dates exactes sont publiées sur l'intranet en janvier.
- Les réclamations des clientsTélécharger
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Mise à jour le 3 février 2026. Responsable : le service client.
L'enregistrement
Toute réclamation est enregistrée dans le logiciel de suivi des clients sous 24 heures, avec ses photos ; le logiciel donne un numéro de réclamation, communiqué au client.
La réponse
Le service client répond sous 48 heures ouvrées : un remplacement, un avoir ou un refus motivé. Un avoir de plus de 500 € HT est validé par la direction commerciale.
Le suivi
Le service client relit chaque vendredi les réclamations ouvertes depuis plus de huit jours.
- Les commandes aux fournisseursTélécharger
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Mise à jour le 19 mai 2026. Responsable : les achats.
Qui valide
Jusqu'à 1 500 € HT : le responsable du service. Au-delà de 1 500 € HT : deux devis comparés, puis la direction.
Le bon de commande
Tout achat passe par un bon de commande dans le logiciel de gestion, avant la commande au fournisseur, sauf urgence signalée aux achats le jour même.
Les coordonnées bancaires
Tout changement de coordonnées bancaires d'un fournisseur se vérifie par téléphone, au numéro du dossier fournisseur, jamais à celui donné dans le courriel qui le demande. Rien n'est changé avant ce rappel.
- Les incidents informatiquesTélécharger
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Mise à jour le 11 juin 2026. Responsable : le service informatique.
Signaler
Un incident se signale sur le portail du service informatique ; s'il bloque le travail, par téléphone au poste du support, inscrit sur chaque écran.
Les mots de passe
Un mot de passe oublié se réinitialise sur le portail. Personne, au service informatique ou ailleurs, ne demande jamais un mot de passe.
Un courriel suspect
Ne pas cliquer, ne pas répondre ; le transférer au service informatique, puis le supprimer.
- Les livraisons aux clientsTélécharger
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Mise à jour le 27 avril 2026. Responsable : la logistique.
Le créneau
Le client choisit un créneau de demi-journée lors de la commande ; la veille, la logistique le confirme par message.
La réception
Le chauffeur et le client contrôlent ensemble le nombre de colis et leur état. Un colis abîmé se photographie, et les réserves s'écrivent sur le bon de livraison, signé des deux.
Le retour
Une livraison refusée revient à l'entrepôt le jour même ; le service client prévient le client sous 24 heures.
- Le télétravailTélécharger
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Mise à jour le 6 janvier 2026. Responsable : le service des ressources humaines.
Qui peut
Les postes de bureau, après la période d'essai, avec l'accord écrit du responsable du service.
Combien
Deux jours par semaine au plus, à jours fixes, jamais le lundi, jour de la réunion de chaque service.
Le matériel
L'entreprise prête un ordinateur portable et un écran ; la connexion passe par le réseau privé de l'entreprise.
- Les visites aux clientsTélécharger
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Mise à jour le 12 mars 2026. Responsable : la direction commerciale.
Avant
La visite est inscrite dans le logiciel de suivi des clients, avec son objet.
Après
Le compte rendu de visite s'écrit dans le logiciel sous 48 heures : les besoins, les suites à donner, la date du prochain contact.
Les échantillons
Les échantillons remis au client s'inscrivent dans le compte rendu, avec leur référence et leur quantité.
- Les clés et les badgesTélécharger
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Document fabriqué pour un projet d'entraînement de Meridal : l'entreprise, le Comptoir Arcelle, négoce de matériaux de soixante personnes, ses services, ses montants et ses règles sont inventés.
Mise à jour le 30 octobre 2025. Responsable : les services généraux.
La remise
Le badge est remis le premier jour, contre signature. Les clés de l'entrepôt ne sont remises qu'aux chefs d'équipe.
La perte
Un badge perdu se signale le jour même aux services généraux, qui le désactivent ; le remplacement coûte 15 €, retenus sur la paie.
Le départ
Le badge et les clés se rendent le dernier jour, contre un reçu.
- Dix questions de testTélécharger
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Document fabriqué pour un projet d'entraînement de Meridal. Il reste hors du carnet : il sert à vérifier les réponses, et la correction est sur la page.
Les questions
1. Quel est le plafond d'un repas pris seul en déplacement ?
2. Avant quelle date faut-il déposer sa note de frais ?
3. Un salarié arrivé il y a deux semaines peut-il télétravailler ?
4. Qui valide une commande de 2 000 € HT ?
5. Un client signale une palette abîmée, livrée hier. Que faire, et dans quels délais ?
6. Un courriel d'un fournisseur demande de changer ses coordonnées bancaires. Que faire ?
7. Combien de jours de congés payés a-t-on par an ?
8. Quel est le montant de la prime d'ancienneté ?
9. Préparez la liste de contrôle du premier jour d'un nouveau salarié.
10. Où trouver le formulaire de demande de congés ?
Deux procédures ne disent pas la même chose sur un même point. C'est voulu : la question 2 le vérifie.
Consignes
- Téléchargez les onze fichiers.
- Créez un notebook et importez les dix procédures : « Créer un notebook », puis « Importer une source ».
- Dans les paramètres du chat, choisissez le style « Personnalisé », collez les consignes ci-dessous, puis « Enregistrer ».
- Vérifiez dans le panneau « Sources » que les dix procédures sont cochées.
- Écrivez vos propres réponses aux dix questions : c'est votre grille.
- Posez les questions une à une. Pour chaque réponse, pointez chaque citation pour lire le passage, et notez si elle le dit vraiment.
- Comparez à votre grille, puis à la correction ; corrigez le réglage ou la procédure en cause, réimportez-la, et reposez les questions ratées.
notebook.google.comCréer un notebookImporter une sourceimporter, Drive, Web ou rechercheEn anglais : notebook.google.com › Create new notebook › Upload a source › upload, Drive, web or search
consignes-du-chat.txtRépondez en français, à partir des seules procédures de ce notebook. Citez la procédure d'où vient chaque information. Si deux procédures se contredisent, dites-le, avec la date de mise à jour de chacune. Si l'information n'est dans aucune procédure, dites-le, sans la compléter par vos connaissances ni par une recherche sur le Web.
Critères de réussite
Huit questions sur dix au moins, dont les questions 2, 7 et 8 : le carnet peut être partagé avec l'équipe. Sinon, corrigez et reposez les questions ratées.
Indications
Il répond « avant le 10 du mois »
CauseIl n'a lu que la procédure d'accueil, ou la consigne sur les contradictions manque.
À faireVérifiez que les dix sources sont cochées et que les consignes du chat sont enregistrées ; reposez la question.
Il donne un nombre de jours de congés
CauseIl a complété par ses connaissances, ou par une recherche sur le Web.
À faireRegardez les citations : aucune ne vient de vos procédures. Gardez la consigne « sans compléter » et reposez la question.
La réponse n'a pas de citation
CauseElle ne vient pas des sources du carnet.
À faireDemandez la même chose « avec la citation de la procédure » ; sans citation, la réponse ne compte pas.
La liste du premier jour oublie le badge contre signature
CauseIl n'a pas croisé l'accueil avec les clés et les badges.
À faireDemandez « en croisant toutes les procédures » ; vérifiez que les deux sont citées.
Correction commentée
Ouvrir la correction
| Question | Réponse attendue | Procédure | Ce qu'elle vérifie |
|---|---|---|---|
| 1 | 25 € TTC | notes de frais | une recherche simple, et sa citation |
| 2 | Le 5 du mois suivant ; la procédure d'accueil dit le 10, elle date du 14 janvier 2025, celle des notes de frais du 2 mars 2026 | notes de frais ; accueil | signaler une contradiction, et dater les deux |
| 3 | Non : le télétravail s'ouvre après la période d'essai, avec l'accord écrit du responsable ; la durée de l'essai n'est pas dans les procédures | télétravail | une condition, et ce qui manque |
| 4 | Au-delà de 1 500 € HT : deux devis comparés, puis la direction | commandes aux fournisseurs | un seuil |
| 5 | Enregistrer la réclamation sous 24 heures avec les photos ; répondre sous 48 heures ouvrées ; un avoir de plus de 500 € HT passe par la direction commerciale ; vérifier les réserves écrites sur le bon de livraison | réclamations ; livraisons | croiser deux procédures |
| 6 | Ne rien changer ; rappeler le fournisseur au numéro de son dossier, jamais à celui du courriel | commandes aux fournisseurs | une règle de sécurité ; voir les fraudes au faux fournisseur |
| 7 | Pas dans les procédures | aucune | ne pas répondre par la loi |
| 8 | Pas dans les procédures | aucune | ne rien inventer |
| 9 | Accueil à 9 h par le responsable ; badge remis contre signature ; poste ; référent présenté ; accès informatiques avant 11 h ; formation sécurité dans les 48 heures, pas d'entrepôt avant | accueil ; clés et badges | une liste tirée de deux sources |
| 10 | Sur l'intranet, rubrique RH, formulaire « Absence » | congés | un renseignement pratique |
Ce qui compte le plus. Les questions 2, 7 et 8. Un carnet qui choisit en silence entre deux procédures, ou qui répond par la loi à une question sur vos règles, donne une réponse plausible et fausse pour l'entreprise. La citation est là pour le voir : un passage qui ne vient d'aucune de vos procédures trahit la réponse.
La vraie correction. Pour la question 2, ce n'est pas la réponse qu'on corrige, c'est la procédure d'accueil : remplacez « avant le 10 » par « au plus tard le 5 », mettez sa date à jour, réimportez-la. C'est le travail d'entretien qui fait la qualité d'un carnet (une base de fiches pour l'assistant).
Extensions
- Partager le carnet : « Partager », avec le rôle Lecteur ou Éditeur, par adresse électronique. Dans Google Workspace, l'administrateur décide du partage hors de l'organisation.
- Produire une foire aux questions : dans le panneau Studio, un rapport « questions fréquentes » ; vérifiez chaque réponse comme au chat.
- Un résumé audio pour l'équipe : le format Briefing, une seule voix, en moins de deux minutes, en français.
- Passer à vos procédures : avec un compte Google Workspace ; un fichier de Drive ajouté au carnet y est copié, hors de Drive, et la région de données de l'organisation ne s'applique pas au carnet (Gemini Notebook : mise en place).
Lectures suivantes
Rien avant : c'est un point de départ.
Projet : un carnet Gemini Notebook sur des procédures
Progression par projets · étape 3 sur 12
Les pages qui renvoient ici
Limites et sources
Les procédures, l'entreprise et les réponses attendues sont fabriquées par Meridal ; aucun carnet n'a été lancé pour cette page.
Les fonctions et les libellés sont ceux des aides françaises de Google, lues le 9 octobre 2026 ; Google signale que ces pages peuvent être traduites par une IA.
- Google, le chat de Gemini Notebook ; Google, créer un notebook ; Google, les sources ; Google, Gemini Notebook pour les organisations.
- Les procédures :
apprendre/pages/projets/projet-notebooklm/fichiers/, d'oùoutils/fichiers.pytire les fichiers Word.
Écrit par Meridal, avec l'aide de l'IA ; chaque fait vérifié à sa source et relu avant publication. Texte et schémas sous licence CC BY 4.0 : reprenez-les en citant Meridal. Le code sous licence MIT.
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